基层事业单位档案管理现代化实现路径

段蕊

【摘要】档案资料是作为基层单位组成的信息基本数据，随着科技日新月异的发展，传统的档案管理已经不适应飞速发展的经济形势，档案的管理工作需要高效率高标准，要有效提高管理的技术含量，才能有效地跟隨新时代的步伐。随着高端科技走入基层，为满足基层事业单位的新发展新需要，本文综合实践中的管理模式，探讨了基层事业单位如何在档案管理中实行现代化的管理模式，使管理工作逐渐走向系统化、智能化。

【关键词】事业单位;档案管理;现代化

计算机是时代前沿的宠儿，发展中的高科技技术把我们逐步引入现代化的管理进程中，替代传统的管理体系，促使档案管理工作能够做到智能化服务，传递及时准确的信息，提高管理机制的功能与效率，使工作人性化，管理科技化，自动化程度达到90%以上，实现全面的智能化管理，高效有序的档案管理工作才能伴随时代的步伐，走进生活，服务于发展中的各项领域。作为公共服务的主导载体，要明确档案管理的重要性，需要迅速提高管理体系与模式的改进。本文阐述并提出了指导性建议，现代化的档案管理模式才是发展方向。

一、基层档案管理存在的问题

（一）基层档案的管理需要逐步完善。目前基层事业单位的档案管理存在着诸多问题，如档案的标题序号，组卷目录等都需要按统一的标准去完善，便于查找，贮藏与保密制度更应该加以提高，防潮防火防丢失。不完善的管理制度反映出工作只停留在初级的表面阶段，很难发挥出明显的实际作用，况且这些不规范又不健全的档案管理制度，降低了实际运行中档案的利用价值以及基本性能。由于基层事业单位档案管理工作缺乏计划性，没能根据事业单位档案管理的现实需要制定具体的档案工作计划，不能合理统筹分配和不断更新档案管理设备资源，导致事业单位工作的发展速度较为缓慢。

（二）档案的检索率低。档案的检索方式可分为两种形式，手工与计算机。检索的硬件设施关系到检索效率，计算机就是走在时代前沿的高端工具，而目前为止还有的基层事业单位档案管理仍然停留在手工检索中，费时费力又繁琐，查阅使用极其不方便，各种条文的等待，各种申请的批复。即使有所改进，投入了大量的人力物力，也是老牛拉破车飞不起来，缺乏自动化的检索工具，产生了与时代脱轨的现象，制约了检索效率，使珍贵的档案淹没在历史中，势必会从侧面影响经济的发展。档案管理设施设备的落后，档案管理技术手段方面的限制，导致档案管理工作的效率低下，档案管理的整体有效性较低，这在很大程度上不利于档案管理事业的科学化发展，没能更好地发挥档案资源的实用价值，还要进一步基于信息技术更新达到提高档案服务水平的目标，围绕着档案共享促进档案管理事业的发展，实现档案技术的革新。

（三）管理人员的专业素质不足。走在新的时代，管理上的现代化、系统化、智能化将逐步进入全面的实施过程，相对管理人员的文化水平与管理素质也需要一个质的提高，以适应新理念、新科技。要建立完善的用人制度，逐步完善档案管理的人员资历水平，认识到档案管理的重要性，发挥出管理人员的职能作用，从根本上改变管理态度，认识到档案管理不只是档案的保管员。要从陈旧的思想中改变过来，认识到档案不仅仅是一组数据，它记录着历史上各种人文地理，文化遗产，以及历史发展历程，如何才能让不说话的数据活起来，发挥它的潜力与作用，这是管理人员应该去做的有利行为，不要死搬硬套只做保管员，要有创新精神，创造理念，把档案的潜质发掘出来，推向社会，推向前沿，使档案发挥应有的作用。为一带一路打下坚实的基础，同时，要做好职能部门的保驾护航工作。

二、实现无纸化的管理模式

（一）高端技术管理机制。高科技引领时代的发展，多样化的文字资料、图片、视频保存方式与日俱增，越来越深入现实生活中的高科技存储方式逐步深入人心。传统存储模式都是以纸为基础，而如今要更换为采用无纸化的高端技术管理机制，采用互联网模式，运用数字化管理模式，发挥出现代化的优越技术职能，让管理系统化，为查阅者提供良好途径，方便快捷。进一步明确档案设备更新计划，根据事业单位现有信息技术设备水平，未来档案管理的大数据趋势，以及事业单位所在区域的财政能力，有计划地加强档案管理设备设施的更新工作，强调科学的编制档案管理预算经费，以便于更加针对性地更新档案技术设备。

（二）数字与微缩化的应用。网络平台是各个管理部门沟通的桥梁，通过平台迅速传达信息，统一管理，统一安排，分类分组，识别编码要便于查找，确保信息的准确性，真实性。所有的档案资料应有电子备案，所有电子档案也应进行定期复查、复检，软硬件设施的兼容性与稳定性一定要良好，提高电子档案的安全与保密性，规范化的管理制度才能保证档案管理的质量与要求。硬件配套设施要专人专用，高端技术要配高端人才。移动互联网已经成为主流信息获得载体，在新时代应当把移动智能设备与档案管理技术设备统一起来，在微缩化的理念下提高档案管理设施设备应用的有效性，着力在标准化的理念下提高档案的应用水平，从而更好达到发挥档案价值的目标。

（三）提高市场化的档案管理。社会的人文发展以及历史化进程都是档案所能体现出来关键数据，是服务新时代、惠及新发展的有利依据，是珍贵的原始记录，不能再生且不容篡改。适当有序推进档案管理市场化运作，会普及大众对档案管理的了解及重视意识，有效地利用档案为加快改革、创新化的进程，起到抛砖引玉的主导作用。档案事业的运作离不开组织的协调工作，以信息与控制等高科技为指导，运用管理与协调的功能，根据档案工作的实际运作规律，恰当地处理好每一项工作中遇到的各种问题，力争做到科学化的管理，能够高效化运行，逐步完善档案管理与组织工作的协调发展。档案管理方式包括理论与技术相结合：首先是档案现代化的知识运用，通过学习和利用现代化管理学中的运作方式和方法，落实行之有效的档案管理职能，理论与实践际相结合，不断地指导档案管理中应该做到的工作，结合发展形势，把有利于社会发展的珍贵资料推向市场，与高端协调，开发新信息，运用新思路，解决好每一条珍贵信息的利用率，做到资源不浪费，为我所用。现代档案管理应当融入第三方机构，尤其是事业单位缺乏专业技术人才，档案管理技术设备有限，档案管理压力较大情况下，应当充分的发挥第三方技术服务的作用，委托专业机构开发档案管理软件，提高档案管理的整体质量水平。在有限的资金支持下提高档案管理的效率，促进档案管理事业的飞速发展，借助专业机构不断提高档案管理的工作的总体效率。

三、总结

基层单位的档案应当逐步完善现代化管理，应用高科技管理模式，使数字化全面取代传统化，总而言之，采用现代化的管理模式，引进高科技设备作为支柱，加强基层档管理的力度，促进现代化硬件设施进程，充分发挥基础的本能作用。有效地利用现代科学技术手段，取替传统档案管理模式，建立健全有序的基层事业单位管理体制，使得基层事业单位档案管理体制有飞跃式的发展。完善基层事业单位档案管理体系，人员的选拔也要落到实处，养兵千日用兵一时，要积极培养高端人才，好钢用在刀刃上，不断学习和创新，以积极的工作态度做好档案事业，发挥档案的可利用作用，着眼于档案的利用价值服务于大众，服务于社会。

【参考文献】

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[2]金洁，关钰千.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].智富时代，2015（11）.

[3]常秀云.事业单位档案管理的方法分析[J].黑龙江史志，2013（19）.