创建国家卫生城市档案管理完整性

陈怡怡

【摘要】在创建国家卫生城市过程中形成的创国卫档案，是城市创建全过程内容的呈现，是考核、技术评估环节必查内容，同时也是考核检查、后期参考利用的重要依据，创国卫档案的完整性和规范性是档案管理者需要重视的问题。本文以创建国家卫生城市档案管理实践为基础，对创国卫档案的重要作用、影响创国卫档案完整性因素、提升创国卫档案完整性与规范性的策略展开讨论，以提升创国卫档案归档效果、提高档案管理水平、为档案资源的高效利用奠定基础，更好地发挥其服务社会的功能。

【关键词】卫生城市;档案管理;完整性

创建国家卫生城市档案是指城市在创建过程中形成的各种文档资料，是国家卫生城市考核、技术评估、审定等环节的必查项目内容，具有不可替代的佐证和凭据作用。创国卫档案是展示创国卫成果的基本依据，也是检验卫生城市创建过程的重要资证。档案的完整性与规范性关乎后期的考核验收、开发利用，需给予高度的重视。

一、档案在国家卫生城市创建中的重要性

（一）档案材料审核的分值占比大，影响考核总分。在《国家卫生城市标准》10大项中，组织机构健全、目标责任签订、创国卫工作计划、制度、方案、总结、会议记录、宣传教育的知晓率、健康宣传内容记录、城市垃圾运行处理记录、病媒生物监测分析、全年空气API指数监测等等指标须提供档案材料供考核组查阅，档案的完整性关乎创国卫工作的结果。

（二）创国卫档案是对整个城市创建的工作的真实反映。创国卫档案是第一手参考材料，是测评指标的验证证据，是上级机关检查、考评的重要依据，可以使验收组对创国卫活动有较全面的把握和了解，作为原始记录真实保留了创国卫的历史痕迹，具有可靠的资证作用。由于国家卫生城市验收相对严格，在评价中会受到多因素的影响，验收时一些创建成果难以实现，所以，档案的证明资质也就显得十分重要。

（三）创国卫档案便于后期创建中参考、利用和总结提高。收集完整的档案是创建过程中全部内容的汇总，便于参考今后城市建设中工作计划的制定、问题的处理、保持工作的延续性。同时，可以通过比较分析数据、各项工作的总结，使创建工作有效地进行，及时总结创建工作经验，使城市建设管理水平进一步提高，具有重要的研究价值。

二、影响创国卫档案完整性与规范性的因素

（一）创国卫档案管理缺乏健全的制度。在创国卫过程中，一些创建单位缺少对档案管理工作的重视，存在“重业务轻档案”“重实体轻程序”“重结果轻过程”现象。档案管理中，资料管理者为临时抽调人员，未专业培训，档案专业水平不高，导致档案质量不高。因档案人员对各相关类目的专业性内容不熟悉，存在对创国卫档案资料的收集及积累的漏洞，降低档案管理的整体质量。有些单位过于注重档案的装订，缺少对档案内容以及质量的审定，降低了档案管理的有效性。

（二）创国卫资料收集与归档缺少同步性。根据《国家卫生城市标准》，全市创建单位涉及部门较多，各相关专业性档案由各相关单位派人整理收集，不可避免地会出现材料、数据调整变更的情况，不及时补充到全市创国卫档案管理部门，会造成档案资料的脱节，影响档案资料的真实性与完整性，影响考核结果。

（三）创国卫资料的收集存在不完整性。纸质文字资料、图片、录音录像以及通过电子数据方式保存的信息都应当全面纳入收集范围。档案人员未全程参与创建办的相关会议、活动，创建办人员对这些相关资料的收集具有不专业性，导致一些工作照片、领导的讲话录音、专题会议的讲话稿等未及时收集完整。

三、如何提升创国卫档案的完整性与规范性

（一）建立健全的档案管理机制。按照创建国家卫生城市档案管理规定，建立相应的管理机制。一是建立健全的组织机构，实现“三同时”，即档案工作的开展应该与创国卫工作实现同时部署、同时安排、同时开展。市级层面，抽调档案局专业人员、创建办专业人员数名，组成全市创建办档案资料组，负责对各单位创国卫建档工作进行业务指导和督导检查。市直各单位要安排专人具体负责本部门、本单位创国卫档案资料的日常收集整理工作。有下属单位的部门负责系统内的资料收集整理、指导、监督、规范和检查;乡镇、街道办事处负责辖区内各社区、单位创国卫档案资料收集整理工作的督导落实。根据《国家卫生城市标准》制定规范的档案收集、整理标准。如《<國家卫生城市标准>工作任务分解明细表》《国家卫生城市创建档案资料收集整理指南》等。二是明确职责，确保档案管理制度化。在工作一开始就落实档案工作，明确负责人与相关职责，档案人员全程跟进工作的开展，全面了解创建工作，更好地进行创国卫资料的收集、整理及归档工作。三是建立督导考核制度。将档案工作纳入市创建办组织实施的区块结合的月排名考核机制中，月底排名，连续末位排名2次，责令主要领导作出书面检查。四是建立档案达标、示范制度。针对市区社区、居民委员会（村）和各单位，分区、分街道开展档案达标、示范单位创建活动。各单位根据《国家卫生城市标准》规定，分共性档案和专业档案建档，市创建办对创建单位进行现场培训指导，各地培育1-2家达标示范单位，在全区范围内召开现场会，在辖区内进行推广。

（二）档案资料完整的收集与归档同步。?档案的收集应该具有时效性，即档案收集应当在规定时间内进行。创建国家卫生城市一般收集时间为近四年的工作，作为一个跨度时间长、涉及范围广的工程，如果档案收集工作无法在单位时间内有效开展，可能会导致部分档案的流失。全市每年定时、定期开展创国卫专业档案收集归档，由市级创国卫管理机构负责审定、接收，及时做好查漏补缺工作。档案资料分为共性档案和专业性档案资料。各街道、社区和企事业单位负责整理本单位的共性创国卫档案资料，在本单位归档保管。各牵头单位负责定时收集本系统、本单位的专业技术资料，统一制定标准的目录，规范目录的分类、字体、子目录的序号等，如创国卫共性档案分为街道办事处、社区居委会、行政机关、企事业单位等多类;专业性档案则分类、分部门收集，统一归档。卫健委负责标准十大类中爱国卫生组织管理、健康教育、公共场所、生活饮用水卫生、传染病防治、病媒生物防制、社区和单位这些大类的档案收集和归档;住建局负责市容环境卫生、城中村及城乡接合部卫生这两大类档案的收集和归档，环保局负责环境保护类的资料收集和归档;市场监管局负责食品安全类档案归档。同时，创建工作的照片、影像档案须收集完整归档。各类创国卫照片要及时准确，如创国卫会议、重要领导讲话、城中村整治、农贸市场整治、“五小行业”整治等照片的收集，要体现及时、真实、直观。要做好档案的数字化扫描工作，同步做好电子档案的归档。创国卫资料要严谨、准确，上下对应，符合逻辑，有据可查。所有资料要有所依据，有出处、经得起推敲。一二三级档案资料中出现的数据要上下统一，所陈述的内容须在二三级档案资料中找到依据，档案资料要如实反映创建工作的真实情况。完整的档案才能充分体现出档案记录的优越性，准确的档案才能更好地资证创国卫工作的开展，时效性能够兼顾档案收集的完整性和准备性。

（三）提升档案验收标准与要求的审定。对市级各部门、各单位提交的全市性创国卫专业档案，市级层面的档案专业人员须对其档案和全面性、完整性、收集的内容、数据的逻辑性进行审定，且对归档的专业性进行审定。纸质档案整理方面，规范文件性材料按正式红头文件收集整理、纸质文件按A4纸打印，要注意文件行文的规范，如成立各类工作领导小组、实施方案、制度等有关发文，要鉴别行文是否规范，注意体现文号、是否有签发单位、责任者、签发时间、单位印鉴、签发份数等。要正确划分档案保管期限、合理组卷、规范拟写案卷标题、文件标题，规范编写卷内文件目录、备考表等。照片档案要彩色打印、均附注简单说明，音像资料，编号贴签单独建档等。同时，要确保档案资料的真实性，即档案管理要以事实为依据，档案作为一种客观的记录，应当建立在尊重事实的基础上;确保全市创国卫档案资料的完整性与规范性。

（四）建立规范的档案移交制度。创国卫资料档案是城市四年创建工作的全貌反映，创建工作完成后，创国卫档案资料要按照档案馆的要求，及时与档案馆对接，做好档案规范的移交工作，同时做好电子档案的移交。填写创国卫档案资料的移交登记，做好档案的整理、排列、鉴定、编目、分类、装具、统计等工作，按规范的移交制度进行移交，便于档案的开发和利用，充分发挥其社会价值。

（五）强化档案管理人员的专业素养。档案人员综合素养的提升是十分重要的。需要通过对档案管理人员，进行系统化档案专业知识培训以及对创建国家卫生城市相关标准的详细研读，提升档案人员的收集、整理专业能力。同时，要增强档案管理人员的责任意识，提高档案管理工作的质量。

四、结束语

在国家卫生城市档案管理建设中，为了提高档案管理工作的整体质量，应该将档案资料收集的完整性与规范性作为重点，确定科学化的档案管理工作，以保证创建工作的科学性、有效性。对于档案管理者，应该逐渐提高自身的综合素养，通过新技术以及新手段的运用，创新国家卫生城市档案管理工作的方法，提高档案管理的整体质量，保证创国卫工作的稳步、有效地进行。

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