事业单位档案管理信息技术应用研究

曾超

【摘要】近些年我国经济发展迅猛，而信息技术在经济发展过程中起着一定的支撑和推动作用，信息技术对于人们的生活也很重要。信息技术的原理是利用编辑功能较强的软件和小范围的微电子技术来实现其作用，这种技术在很多领域都被用到。在事业单位的档案管理工作中，信息技术的作用更是不容小觑，只有真正地了解了信息技术的内涵，对信息技术做到真正掌握，跟上时代发展的步伐，才能使信息技术在事业单位档案管理工作中发挥应有的作用，并且实现更加高效便捷的发展。

【关键词】信息技术;事业单位;档案管理;应用

一、现代化的信息技术

信息技术的主要做法是利用计算机和科学技术的优势，来实现软件的开发和应用，各类信息因为有了信息技术，能实现更好的处理及应用，这便加快了信息技术的发展脚步，然而信息技术的发展必须要软件技术和微电子技术的同时作用，这样才能实现长远的发展。软件技术在发展中，最主要的要素就是语言的编辑，不论处在哪个编辑的环节，在信息技术中，软件技术作为软肋存在，是不可或缺的元素，而且在高级软件上的研发更有利于创新发展;微电子技术在国家发展中扮演着重要的角色，时代在不断地进步和发展，微电子技术也在不断地经历着发展和创新，在发展过程中不断改进，集成度也越来越高，而且逐步实现了低成本、低损耗的发展。时代在进步，技术在发展，新时代的代名词成为速度化，它代表着信息技术在时代发展中的重要意义。如今我国的事业单位对于各方面的要求也越来越高，因此信息技术需要不断创新才能顺应大局，而新技术的开发离不开更多专业人员的支撑，才能实现更全面的发展。

二、信息技术在事业单位档案管理中的运用

（一）信息技术的云储存和备份。对于档案管理中信息技术而言，首先要做的就是将纸质文件进行人工录入或者扫描的方式将其转化为电子版的文件，在计算机系统内进行信息输入，同时还要将其备份保存，这种方法能弥补传统方法的不足。大数据时代已经全面到来，我国也不例外，大数据的技术被更多的领域所推广和使用，当然大数据技术也在不断走向完善。因此，我们正好可以借助大数据技术的优势，实现档案的电子化管理。在档案管理运用到大数据时，专业人员可以将纸质的文件信息变为电子的数字化信息，同时利用云端来存储。毋庸置疑，有了大数据技术的运用，档案可以被更好地管理，工作人员也能更全面地对档案进行认识，提高档案管理工作效率。专业人士也能更好地研究大数据技术，不断地积累知识。

（二）借助计算机程序进行管理。如今社会，计算机技术已越来越先进，在档案管理工作可以利用计算机的有关专业程序。我们在进行档案管理时可以利用优化的程序，例如可以利用程序来更正档案中的差错;可以迅速调出档案信息等等。这些做法大大减少了人工接触档案的概率，使档案泄露的风险得到降低，保证了档案信息的安全完整。然而这个功能要想实现它的价值，就要求工作人员有较高的素质。因此在对档案管理工作的设施设备进行改进的同时也要保证专业人员的培训工作。由于科学发展更新换代速度过快，所以应该及时组织人员进行学习，保证时效性，使档案管理工作实现真正的信息化。

（三）构建档案信息网。对于档案管理工作而言，信息技术发展中的互联网技术是重要的手段。在我国，很多事业单位在档案管理工作都只是对计算机程序进行简单的利用，使信息技术不能充分地发挥作用。因此应该充分利用互联网，实现单位内部的信息网络。才能使档案管理工作更加成熟化，尤其是实现了档案管理工作的高效化和便利化。

（四）共享管理云技术。共享管理云技术现在已成为相对成熟和完善的一项技术。我国的科学技术在不断发展，手机和电脑都逐渐实现云端传送。在事业单位档案管理工作中，云终端的作用也很重要，应被充分的发掘。云共享想必大家都不陌生，档案管理工作中使用了云共享，就可以实现单位内部档案的实时共享，使档案管理工作转变为云管理的方式。因此，在全国范围内构建档案数据库也不再是难题。有了云终端的支撑，不同的事业单位之间可以实现信息的下载和上传。这样使得各事业单位之间加强了沟通和交流，更有利于管理。本地政府部门要做好信息维护工作，确保档案信息安全可靠，避免外泄。事业单位档案管理中云终端的应用，实现了当今实现所说的“互联网+”，使得事业单位档案管理工作极大地实现了互联网发展，非常有利于我国事业单位档案管理整体水平的提升。

三、改善事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）加大资金投入。现实工作中，不论是工程项目还是企业管理，只要是项目建设，就少不了人力物力的投入，这样才能确保项目顺利完成。事业单位的档案管理工作要用到很多设备，这些设备的替换需要资金的投入。有关部门应该对档案管理工作做到足够的重视，将过于陈旧的设备替换掉，才能更好地实现档案的信息化管理。在进行设备替换时，一定要注意新旧设备之间信息的及时转换。事业单位的管理工作对保密性要求极高，所有档案不能被泄露或盗取，因此需要一个非常安全的系统才能保证信息不外泄。

（二）加强档案管理的数字化建设。在传统的档案管理工作中，主要的做法就是对档案进行登记、备案，然后进行归档。时代在不断地发展变化，人们越来越愿意使用信息技术来对档案进行管理，因为这极大地提高了工作的效率和便利性。信息技术在档案管理工作中的应用具体体现为将纸质档案转化为电子的信息化档案，使档案实现数字化管理，极大地方便了档案管理，对于档案管理实现信息化建设起到了至关重要的作用。在事业单位的档案管理工作中，信息化处理之前要先将纸质档案进行正确的分类，这样做是为了避免信息漏洞的发生，也避免疑难问题的发生，对于一些需要永久性保存的文件，要先整理再实现数字化，防止信息漏洞现象的发生，因此要对需永久保存的文件及时进行处理才能使档案更加完整。

（三）加大事业单位档案管理工作人员的培训。对于事业单位的档案管理工作而言，管理的人员在时间和精力上的花费是非常大的，档案管理涉及单位每个部门，对单位的影响也非同小可。要跟上时代发展的步伐，使档案管理更好地实现信息化管理，就要求事业单位将更多的资金放在对相关专业人员的培训工作上。而事业单位的档案管理工作实质上是一项单位内部的管理工作，这就要求对于档案管理人员的培训也应由自己内部的人员来进行，随后在知识教育上加强培训，激发工作人员对信息技術的学习热情。相关部门也可以针对培训制定合理的奖惩制度，根据成绩的好坏来进行赏罚。如此做法在提高工作人员掌握能力的同时激发了学习兴趣，使他们能更加适应信息技术发展的要求。

四、结语

综上所述，我们看到信息技术的发展确实给很多领域都带来了新的希望和新的机会，对于事业单位而言，档案管理工作是非常重要的。在日常管理工作中，要让信息技术充分发挥应有的作用，实现有效管理。我们要将信息技术与事业单位的档案管理工作进行有效的结合，使信息技术不断推动档案管理工作的运行，并且在发展中不断创新，实现同发展，共提升，使信息技术不断发挥其优良作用。

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