新时期如何加强食品药品检验档案管理工作

赵华 四平市食品药品检验所

食品药品检验机构作为保障公众饮食用药安全的重要技术部门，加强食品药品检验档案管理，做好食品药品检验记录数据的存管，对于维护食品药品安全具有积极意义，故而应加大对其重视力度。

一、食品药品检验档案管理的内涵分析

我国食品药品检验机构在开展各类食品药品检验时，会生成对应的食品药品检验档案。食品药品检验档案以食品药品检验内容与结果为主体内容，具有极强的专业性，能够如实反馈食品药品检验机构的综合能力。

食品药品检验档案管理工作既有档案管理的共性特征，又具有区别于档案管理的特殊性。按照食品药品检验档案性质与形式差异，可将其分划到科技档案类别中。食品药品检验档案与普遍科技档案存在共通性，具有如下几方面特征：自然形成的档案、还原历史记录的档案、具有极高实用性价值的档案。

食品药品检验档案中的检验材料具有时效性和分散性。其中，分散性是指各类食品药品的生产地、生产环境、生产条件与生产形态等存在差异，相同的品种检验标准也会有所不同。时效性是指食品药品均具有保质期，其检验档案资料应该在产品保质期内形成。总而言之，保证食品药品检验档案管理的标准规范性，对于食品医药行业的良好发展具有重要意义。

二、食品药品检验档案管理的现状

（一）档案管理重视力度不足。食品药品检验档案管理并不存在直观且显著的经济效益增长优势，管理层人员对其重视度相对较弱，这不利于食品药品检验档案管理工作的开展，阻碍了档案资料作用的发挥，进而对人们健康安全的维护带来较多的不良影响。

（二）信息化、现代化管理程度较低。在信息技术大力推广下，食品药品检验档案管理也应该加大信息技术的应用，将传统纸质档案转变成电子档案，以提升管理效率。同时还要加大信息设备的建设力度，完善信息管理系统，改善档案管理的现代化水平。不过结合检验机构的实际情况来看，信息技术的应用率较低，相关设施及管理系统的构建还处在初期阶段，一些检验所仍在沿用传统的管理模式，这使得档案管理现代化水平得不到提升，抑制了档案功效的发挥。

（三）档案管理软硬件设施配置不完善。多数食品药品检验机构在建设时偏重实验室设施建设，对档案基础配套设施重视不足，设施配置尚不完善，如防火装置、防盗装置、防潮装置不完善，档案管理设备以计算机、打印机、扫描仪等常规设备为主。部分检验机构未建立完善的LIMS系统，档案管理单纯依靠人工干预方式，而这也极大的减缓了食品药品检档案管理信息化建设进程。与此同时，食品药品档案信息化管理标准不统一、不明确，无法实现档案资源共享。此外，部分食药检机构的档案管理人员配置不足，现有管理人员责任意识淡薄，专业水平落后，综合素质匮乏。

三、新时代下加强食品药品检验档案管理的具体措施

（一）制定并出台档案管理标准。相关部门需严格参照《档案管理法》，以及档案管理工作要求，建立健全相应的管理制度，完善管理标准规范，如《食品药品检验档案管理办法》《电子档案管理制度》《档案管理人员职责》等，约束和规范档案管理流程。再者，加大食品药品档案管理投资力度，不断改善档案管理工作软硬件环节，完善基础配套设施，进一步明确档案管理人员的职责权限，将责任落实到个人头上，进而加大档案管理执行力度。

另外，还应对档案设备实行定期维护保养，及时清理档案室中的多余资料，同时优化网络电子信息档案库。最后，积极开展档案管理监督工作，及时发现管理环节存在的问题，并采取切实可行的处理措施，加强档案管理的标准规范性。

（二）加大重视力度。为加大人员对食品药品检验档案管理的重视力度，需要从责任意识及战略高度两个方面进行分析和考量。管理层人员应加深自身的责任意识，明确检验档案管理对检验工作开展及科研工作的重要性，构建完善的管理体系，发挥出档案资料的积极作用。在战略高度上，管理层人员要将档案管理与其他管理工作平齐，将其融入到日常工作中来，且加大资金投放力度，推动档案管理的有序开展。

（三）制定统一管理标准，提高资源利用率。统一食品药品检验档案管理标准，明确档案管理内容及管理要点，合理规范管理行为，有助于更好的提升食品药品检验档案管理的水平，增大现有资源利用率。档案作为检验数据最为真实且直观的表达，通过对食品药品检测档案的开发和利用，有助于提高科研水平，加大药品研究力度，为人体健康提供保障。此外，在做好档案管理收集后，可通过对检验资料的分析，分类别、分区域了解食品药品质量情况，为食品药品安全监管提供数据支持。

（四）构建信息化管理系统，做到现代化管控。一方面通过信息技术的应用，完善档案管理体系，创新档案管理模式，达到档案数据的统一化、标准化管理目标，促进档案资料与食品药品检验工作的融合与统一，以推动检验机构业务工作的有序开展，改进工作质量。另一方面，根据各个周期不同的检验工作内容，分阶段开展数字化管理系统的构建，以此全面提高管理水平。

首先应构建中心数据库，实现对不同信息数据的收集与整合，并及时更新数据内容。其次，按照检测种类进行档案资料的编辑与整理，做好档案资料的科学管理，注重档案的真实性。最后，建立完善的食品药品检验档案信息系统，做到信息数据的共享与实时传输，加快检验档案收集利用速度。

四、结语

档案管理作为食品药品检验工作的一个重要环节，加大管理力度，增强档案资料的真实性、齐全性、有效性，对于推动检验工作规范开展，促进食品药品科研进步有着重要意义。相关人员需加大对档案管理的重视力度，通过档案管理系统及管理标准的制定与明确，资金的科学投放，有效改善该管理工作，发挥出档案资料的作用和价值，进而促进行业的稳步前行。