提升档案管理水平措施研究

赵爱英 山东省菏泽市鄄城县房产服务中心

引言：在现阶段各行各业的发展过程中，档案信息一直都是重要的信息基础，因此对于档案的管理，其水平的高低，直接体现了该机构的管理能力。因此在开展管理工作的过程中，需要重视起对档案的管理工作，以此针对出现的各种问题，进行有针对性的开展管理工作。

一、提升档案管理水平的重要价值

对于一个单位而言，进行科学规范的档案管理，是一个单位业绩以及管理能力的体现。因此，在进行档案管理的过程中，其对于每一个档案管理工作人员，都是具有着重要的意义。首先，从单位领导的角度出发，单位领导可以依据记录的档案信息，能够充分的掌握职工的整体情况，并依据单位工作的实际情况，有针对性的工作方案调整，同时制定出合理的工作计划。同时，还需要从社会公民的角度出发，让社会公民，可以清晰的通过单位的档案信息，对该单位的运行情况进行掌握。

二、档案构成的特征

对于工作单位而言，档案信息是一种重要的信息资源，同时也是在各业务处日常的工作中，对工作流程的总结以及经验的积累，因此形成了众多的文件材料。因此在对档案管理水平的研究过程中，需要明确出具体的特征。

（一）多样性

首先，档案在内容的组成上，具有着多样性的特征。档案在构成的过程中，是政府对于企业的审查、认证等材料。同时，在档案当中，还包含着多种类型的企业资料。其次，在档案当中，还包含着对产品注册、宣传广告、生产条件以及生产过程的监督，所形成的资料信息。同时在档案当中，还包含着对办理结案的行政处罚，或者进行具体行政失范行为，所能够引起的各种行政案件的资料信息。

同时在档案的载体上，也具有着多样性的属性，在档案的载体上，主要为纸张、磁带、录像盘、照片等诸多的形式，同时还需有着产品外包装材料的实物档案。

（二）档案具有着阶段性

在档案的形成过程中，可以分为诸多个不同的阶段，以此造成了档案形成了阶段性的特点。

首先档案是一种受理阶段所形成的档案信息，因此对于这些档案而言，其业务的基础档案方面，主要体现在受理通知书、授权委托书以及申报材料方面。

其次，还是在审核阶段所形成的档案信息。在这其中，主要包含着工作人员，对于企业申报材料的核查。同时还有在复审阶段，所形成的档案信息。

三、档案管理现存的问题

近些年来，我国在发展的过程中，越来越重视对档案管理工作的效果。因此也加大了对档案管理方面的投入，以此能够有效的保障人力、物力以及财力，都对其档案的建设以及管理进行了完善，也使得我国现阶段，档案管理的水平有着明显的提升。但是由于我国事业单位，在进行档案管理水平的不足，使得还存在着诸多的问题。

例如在进行档案工作开展的过程中，其对于行政处罚的案卷，并没有及时的将其移交给档案室。同时，在进行下述职能机构建立，以及名称的变化的过程中，其职能的变化，并没有对其档案材料进行有效的收集。同时，在领导以及职工名册出现变化的时候，并没有对其进行及时的修正。而且，在许多时候，进行档案管理的过程中，并没有及时的将其年度统计报表，以及财务报表，进行定期的总结，以此按时的进行归档处理。而且，一些情况下，在对档案管理的过程中，普遍存在着，对于各级领导，进行工作检查的过程中，进行声像的系统整理和收集。最后，在进行档案管理工作的开展过程中，其档案管理的硬件设备不完善，也是重要的影响因素。

四、提升档案管理水平的重要途径

为了有效的将我国档案工作提升工作效率，就需要在落实工作的过程中，严格的依据我国《档案法》的指导，以此能够进行创新思路的发展，进行工作途径和管理理念的创新，将档案管理工作的开展，当做单位结构工作开展的重要内容，这样也是我国进行档案管理水平提升的重要途径。

（一）进行档案收集方法的改进

由于在进行档案内容以及载体上，具有着多样化的特征，使得在档案的阶段性特点来看，档案的收集工作较为的复杂。为此，在进行档案收集方法上，需要严格的依据内容、载体以及材料的形成，进行阶段性的科学、合理的收集。

首先，在进行收集的过程中，需要保障对档案进行提前的接入。在各个科室当中的工作人员，需要尽可能的对档案的收集工作，具有着一个超前的意识，以此能够在行政审批工作之前，就可以让档案工作人员，进行一部分档案资料的整理收集工作。对于档案的管理人员而言，在工作的过程中，需要对各个业务科室，进行预先情况的了解，以此明确出进行档案资料收集的大致方位。并将需要审批的资料，进行充分的收集，以此能够有效的组成审批的重要成分。之后还需要将其纳入相关工作人员的职责范畴，这样便可以有效的提升工作人员，进行档案管理的意识，以此进一步的提升档案的整体质量。

同时，还需要员工，能够对档案进行自主的收集工作。由于各个科室当中的职责不同，使得在进行档案收集的过程中，会存在着资料收集不全的问题。因此，需要档案人员，能够加强对业务的学习以及培训，进而主动的了解各个业务科室的实际工作情况，以及积极的参与到档案管理的工作当中。需要主动的参与和帮助档案管理工作。对于单位而言，还需要加强对工作人员基本档案知识的培训，以此能够有效的指导工作人员，进行档案的初步收集整理，保障档案进行移交的过程中，具有着较高的完整性。

（二）档案的动态管理

伴随着我国经济的高速发展，使得市场当中的众多企业，需要进一步的提升企业的规模，因此对企业实现进行移址，或者进行经营方式的改进。这样就使得传统的档案管理方法，已经不再适用于现阶段的市场发展。因此，为了完善档案管理的合理性，就需要有效的提升档案管理的回评，能够将传统的静态档案管理方式，转变为动态的档案管理方式。例如在食品加工企业成立之后，其开业的档案，都需要进行立卷归档，但是其企业的法人代表、企业地址以及经营的范围，都可以针对企业的申请，进行相应的变更， 因此在变更的过程中，会产生新的档案资料，对于这些档案资料而言，需要马上进行立卷归档，以此保障档案信息的可靠性。

（三）加强内部管理力度，规范档案的管理

首先，需要从档案管理的工作机制方面着手，需要建立健全相关工作机制，进而有效的推动档案管理机制的建设，同时还需要保障利用建立起来的制度，能够约束档案工作的开展，并有效的约束工作人员在工作当中的行为规范。同时，还需要建立起相应的领导机制、食品药品企业的信息收集机制，这样就可以在开展档案管理的过程中，充分的明确出内部管理的规范。

其次，还需要进一步的提升档案管理人员的业务水平。在进行档案管理的工作过程中，其相关工作人员，需要不断的提升和强化档案管理人员的水平，通过培训或者考核的方式，进一步的提升档案管理人员的业务水平，以此能够让档案管理工作，在一个计划缜密、步骤清晰的条件下，充分的进行合理性开展。

其次，还需要重视其对档案管理的硬件完善。需要进一步的规范档案管理，以便可以在开展工作的过程中，依据建立起来的约束机制，进行及时的更新以及完善，对其硬件设施的建设重视起来。例如，需要建立出专用的档案室和档案阅览室，并配备出专门的档案柜、计算机以及空调等，保障开展档案管理的过程中，能够在一个良好工作环境中。

最后还需要进一步的提升档案管理的标准规范，能够按照统一的档案管理标准，进行档案的组织管理、档案的设计建设，以及档案的业务人员培训等，进一步的推动档案规范化以及标准化的建设。

（四）档案管理的数字化建设

现阶段我国已经进入到了信息化的社会当中，因此在各行各业的发展过程中，都离不开数字化的发展。在进行档案管理的过程中，也可以充分的应用信息技术，进行档案管理的信息系统构建，以此能够高效的将各种档案信息，进行数字化的转换。在构建出的信息系统当中，可以准确高效率的对各种档案信息进行归类和分析，进而可以有效的提升档案管理工作的效率性，同时也保障了档案信息在归类过程中的准确性，是一种顺应时代的发展变革。

总结：综上所述，在对提升档案管理水平措施研究过程中，需要明确出档案管理工作，对于单位机构开展管理工作的重要价值。同时由于档案资料中，含有较为重要的信息数据，因此需要保障在开展档案管理的过程中，能够保障档案资料的准确性和安全性。