基于办公自动化的医院经济合同管理模式探讨

周晓林 江苏省南通市第一人民医院

前言：医院的经济合同是医院对外合作的重要文件，经济合同的管理是医院进行经济控制的有效手段。这不仅有助于和外部合作伙伴就权利和义务达成协议，而且还通过合同模式为医院的外部经济合作建立了书面形式。该合同有助于保护公共资产的正确使用，并为医院管理提供良好的基础。加强经济合同的监督和管理对于规范医院的经济行为，降低医疗市场风险，增加经济效益和促进医院发展至关重要。

一、医院经济合同管理的特点

传统的经济合同管理模式包括多种经济合同，涉及各类临床、医技、管理等部门，各种合同的技术要求截然不同。以我单位为例，其为三甲公立医院，有各种类型的经济合同，包括业务合同、技术合同、建筑合同、销售合同、佣金合同、捐赠合同、租赁协议合同等。长期以来，经济合同在各科室之间以书面形式转移和签署，由各个项目需求部门发起申请，其材料包括立项申请书、法人授权书、签约方资格证书、招标文件、关于合同相关事项的具体洽谈记录，以及相关采购设备参数资料和合同书、集体会审单等。医院的主要经济活动在医院院务会上研究，经过管理委员会讨论通过并在年度预算的框架内进行[1]。

二、医院经济合同管理面对的风险

在经济合同管理过程中，职能部门必须首先承担责任并核实合作伙伴的资格，合同形式，内容和条件。医院的律师，财务，审计，监督，业务及其他相关职能部门分别就合同的合法性，财务费用的合理性，医院经济行为的合法性，诚信度和预算控制的风险等提出合理建议。签署表格后，将其退回发起人部门进行更改并重新签名。最终合同模板由项目负责部门审核，然后由主管部门和负责人根据合同批准流程进行签名和确认。这种管理模式的完整性风险包括：（1）项目部门有权发起，修改和提交合同以供审批，合同的最终控制权在项目部门。（2）当以书面形式申请合同时，很难保持变更的痕迹，并且在申请过程中相关文件可能会丢失，这将影响后续的合同提交。（3）合同批准时间很长，这将严重影响合同处理的速度。（4）如果初始合同在双方签字后没有及时提交，而是仅由主管当局保管，则合同可能因疏忽或人员流动而丢失，医院通常因证据不足而难以捍卫自己的权利[2]。

三、基于自动化办公系统（OA）的经济合同管理模式

为了加快合同的转移并避免潜在的完整性风险，医院在自动化办公系统（OA）中设计并开发了合同批准模块，其中包括经济合同类型，合同金额，合作伙伴和联系人，合同开始时间和合同要素：包括主题，数量，提供质量，价格或工资，解决方法，验收标准，履约期限，地点方法，违约责任，合同的终止和解除，批准表中指定的合同，必要时的争议解决方法以及信息表的其他结构，合同保荐人必须确认内容并要求合同保荐人以签名和相关附件的形式上载合同。例如，通过招标购买的合同必须附有招标公告，招标文件，中标通知书等内容。大型采购项目还必须包括单位领导集体签名的会审单以及卫建委政府合同审核表。进行更改的权利仅限于信息中心，批准模式设计也已从原始串行模式更改为可以同时签名的并行模式。院长办公室是合同监督部门，负责合同的初步批准和移交工作。相关部门负责人通过办公自动化平台和VPN授权，可以远程批准。

四、HRP合同管理系统

将经济合同纳入信息系统管理不仅仅是电子合同管理。HRP系统的建立旨在对医院的“人力，财力和物力”实施科学，规范和完善的管理。它为医院的可持续发展提供了有力的支持，也是医院追求内涵，机构创新和管理创新的动力。经济合同管理中的一种特殊应用是在合同框架内控制业务活动的执行，客观记录有关经济合同整个生命周期的各种信息以及建立有机联系以实现与合同有关的改进的业务管理。主要有以下内容：

（1）管理合同副本：信息技术的发展为复制合同的整体管理提供了技术支持。HRP系统可以将所有经济合同都集成到电子副本管理系统中并存储在服务器上，并且可以创建电子文档管理系统，以促进多个部门和角色的工作，提高了医院业务合同的管理水平[3]。

（2）合同控制和执行：改善医院的财务管理要求对所有商品和服务（例如采购计划，订单，仓库，发票，应付账款，结算和付款）实施信息管理流程。HRP合同管理系统旨在帮助各个部门和职位的授权人员跟踪，监视和管理系统中授权合同的整个过程，从而使经济业务的所有部分均受合同自动控制。

（3）链接合同之间的可追溯性：HRP系统具有合同重复，续签，附加合同签订等功能，有效解决了经济合同之间的匹配问题。查看特定合同时，您还可以查看相关的续约合同，父（子）合同和附带合同，以便操作员完全了解合同涵盖的经济问题。同时，您还可以轻松查看与同一供应商签署的多个合同。

（4）合同有效性及预警管理：HRP的合同管理系统在系统中注册了合同签署日期，生效日期，到期日期，主题和保修期限等关键时间节点，建立了合同跟踪机制，并自由设置提前警告时间以实现动态合同监督，防止违约风险的行为[4]。

结束语：随着医疗改革的深入，医院市场活动的加速和对外经济合作的扩大，经济合同在医院工作中的重要性日益显著。办公自动化系统中经济合同的管理，提高了合同的科学性，提高了医院管理水平，为医院发展提供了可靠的支持和保证，值得研究和推广。