浅论新型农村社会养老保险档案的现代化管理

刘相纯 鱼台县社会劳动保险事业处

中国新型农村社会养老保险试点项目于2009年开始实施，至今已有十年之久。从2009年占全国的10%的县到现在，它已经基本实现了全覆盖。可以说，新型农村社会养老保险解决了我国退休后大多数老年人的问题，为维持社会谐和安稳提供了保障。新农村社会养老保险的有效覆盖范围和顺利发展与其档案管理密不可分，在这个阶段，养老保险的档案管理面临新的形势和问题。以下本文提到的养老保险是指新型农村社会养老保险。

一、新型农村社会养老保险档案的特点

（一）档案管理工作与养老保险制度改革关系重大

这不仅关系到农民自身的利益，而且关联到我国农村养老保险制度的变更进程。农村社会养老保险制度始终依靠各级政府的政策文件指导，缺乏严格的法律规定，容易随国家政治经济条件的变化而略有变化。新型农村社会养老保险具有工作广泛，内容复杂特点。随着我国社会经济的快速发展和人口的老龄化，农民对养老保险的需要也在增加，新型农村社会养老保险也在不断增加，档案涵盖了所有被保险人的详细信息和被保险人的具体信息。当前，农村养老保险档案管理工作正处于基础设施建设阶段，有很多缺陷，例如被保险人的姓名，性别，年龄和家庭地址，支付记录，待遇支付，账户管理等信息，这些必须是真实的，因为信息设备在初期还不完善，统计信息会出现一些问题，造成农村社会养老保险档案管理非常混乱，为了保证农村社会养老保险档案管理工作的顺利开展，必须更加严格地规范农村社会养老保险档案管理。

（二）新型养老保险所服务的对象流动性较大

养老保险解决了亿万农民的需求问题，这是国家需要解决的最急迫问题。我国农村经济相对落后，从当前角度而言，农村社会养老保险不能同时满足老年人的物质和精神需求，农村社会养老保险流动性强，农村社会养老保险是对于农民。建立健全，稳定，可持续的新型农村社会养老保险体系是艰巨的任务，通过加强农村社会养老保险档案管理工作，可以保证农民今后的养老金问题。

二、新型农村社会养老保险档案管理中存在的漏洞

（一）档案管理意识不足

在一些档案管理部门中，管理人员很少关注管理工作，对档案信息管理的了解不足严重影响了整体管理质量，降低档案管理硬件设施的投资，各种设备配置不完善，管理机制出现许多缺点。一些乡镇还没有建立专门的档案室，档案丢失现象屡见不鲜，由于管理人员缺少安全意识，档案存储室相对潮湿，很多档案已发霉变质，并且没有完善的防火和防盗设施，存在严重的安全风险。此外，管理者自己的计算机技术质量低下，并且对先进技术的应用存在阻力，这给社保档案管理的自动化带来了很大的障碍。

（二）档案材料收集工作不严谨、档案内容失真

由于一些工作职员在信息采集时不注重，不细心，因此收集到的信息通常不全面，资料信息出现填错，漏填和乱填，档案整理工作也不成体系，这些档案通常是分散存储的，编目工作不精细，相应的设备欠缺，经常有无档可查的情况发生。

（三）缺少专业的档案管理工作人员

农村养老保险档案的管理是一项知识性，专业性比较强的工作。它需要一些具有一定档案专业知识的人才来进行管理，在许多城镇，村民对养老保险档案管理的专业知识知之甚少，也无胜任能力，有些地方甚至还没有建立档案室，档案工作条件简陋，这也造成一些档案工作人员的流失。在这种不重视归档工作的环境中，档案管理工作停滞不前，仅停留在档案测试题的管理上，无法进行管理信息和需求。

（四）缺少资金保障，资金不足

农村社会养老保险档案管理的瓶颈是资金不足，中央政府用于农村社会保障的资金年年都在增长，这样也不足以保护目前农村社会养老保险档案管理需求，农村社会养老保险档案管理费必须要县级财政部门支付。但县，区的部分社会保障机构资金不足，由于缺少资金，农村社会养老保险档案无论从硬件设施或是卫生管理上都不能满足现代档案信息发展的需要，影响了农村社会养老保险的实施。

（五）法律法规不足完整

目前在社会档案信息化建设中，软件尚未统一，特别是在计算机软件和机器零件方面，具有不一致和质量差别，开发语言也不同。原因主要是由于缺乏法规制度造成社保信息化管理的规范化受到影响，也阻碍了社保档案信息化建设之路。此外，在档案利用方面，部分城乡社保档案已经在管理局中投入使用，参保人员可以经过网络通道来访问与索取，并且业务档案信息化仅支持查询，不支持原始搜索，并且各街道，社区等尚未建立相对应的档案管理系统，因此该技术的覆盖范围狭窄，档案价值不能足够发挥。

三、改善新型农村社会养老保险档案管理工作的相关策略

（一）加强档案信息化建设投入，深化管理认识

为了提升社保档案的信息化建设水平，有必要加强人力，财力和物力的投资。比如，主动引进计算机设备，为社保档案信息保存提供设备支持，并聘用专门的档案管理人员，这些资源的引入，不仅可以推进档案信息化建设的进程，而且可以使档案信息的保存，访问和使用越发方便，还应该加强管理者档案管理认识，以便能够深刻而清晰地认识到自己的职位，功能和职责，改善信息化服务方法，采用加密技术保存关键的电子档案，采用公共网络服务系统等创新服务方式，有效避免资源耗损，为社保档案信息化建设提供先进有效的服务，为档案信息管理提供有力的技术支持，建立养老保险档案信息系统，把参保单位和本人的有关信息输入计算机，使档案管理工作愈加高效便捷，为领导决策提供充分的数据支持，创建公开可用的电子档案检索系统，把可以公开的信息编制成电子档案，由管理部门专门掌管档案的建造与管制，其他部门和人员仅具备查阅权限，但不能更改它，还可以建立一个养老保险网站，并在其中输入本人的保险号以查询本人缴费情况，方便用户查询。

（二）规范档案管理工作，提高档案管理水准

为了进一步改善我国新型农村社会养老保险档案的管理，确保档案的完整性，真实性和安全性，有必要规范档案管理工作，提高档案管理水准。我国已经进入老龄化社会，老龄化人口在增长，这就要求养老保险档案管理职员不断补充，纠正和完善档案，以确保档案信息的完整性。

（三）提高有关管理人员的整体素质

增强管理档案队伍建设，农村养老保险档案管理者的整体素质不高，有必要进一步对管理人员的培训，拟定培训计划，并按期对管理者培训专业才能和职业素质，做到结合实际工作性质，加强管理人员之间的沟通，不时进行集思广益会议，交流管理工作经验，以实质去做事，继续学习，充分利用新方法和新技术，做好农村养老保险档案管理工作，将尽早实现新型农村养老保险档案管理的标准化和规范化。

（四）为新农村社会养老保险档案管理建立健全的新规章制度

为了更好地依法开展档案管理，更好地促进农村社会养老保险档案管理的发展，有必要建立健全的规章制度，国家人力资源和社会保障厅与国家档案局共同拟定了《社会保险业务档案管理规定》应落实到实处，依法治档。在发展农村社会养老保险档案时，数据收集，分类和整理都应遵守相应的法律，法规和规章，并应根据有关法律法规和规章制度的约束管理，使新型农村社会养老保险制度档案管理工作越发科学，规范，为人民群众提供了可靠的社会保障。

（五）政府增加资金投入，重视硬件设备的投资

完整的设备是做好管理工作的前提，实现具有现代先进科学技术水平，各种档案的集中分类管理是新型农村社会养老保险档案管理的基础。购买先进的设备来改善档案室的设备，做好档案管理工作，真正实行档案管理的数字化和信息化。

四、结束语

由于社会养老保险的快速发展，它在促进当今社会的稳定与发展中起着决定性的作用。农村社保的发展与当前社保档案管理的规范化和严谨性息息相关。当然，目前农村地区社会养老保险的档案管理仍然存在一些问题，面对变革的困境，必须与时俱进，正确解决和积极解决这些问题，使农村社会养老保险能够为社会和谐发展做出更大的进步与贡献。