关于干部人事档案专项审核工作的思考

孙琛辉 中国科学院微电子研究所

为贯彻落实中央从严管理干部精神，进一步从严管理干部人事档案，中组部从2014年10月起在全国分三批部署开展干部人事档案专项审核工作。2018年11月，中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，首次提出将档案审核纳入干部人事档案工作岗位职责，强调“以档案的清清爽爽保证用人的清清爽爽”。2018年12月，中组部召开第五次全国干部人事档案工作会议，要求用3年左右时间对全国干部人事档案进行审核。

干部人事档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用，直接折射出组织人事工作水平的高低。开展干部人事档案专项审核，首先是对干部个人信息的集中盘点和校正，其次是对干部队伍工作作风的全面检视和匡正，着眼长远，更是为了给组织人事工作的科学化、规范化、信息化发展打下坚实基础。

一、干部人事档案专项审核工作的内容

《干部人事档案工作条例》指出，干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。

干部人事档案专项审核，是对干部人事档案内容进行全面审核，重点审核干部的出生年月、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、奖惩情况等信息，尤其注意审核档案材料是否涂改造假，关键重要材料是否缺失，档案材料前后记载信息是否一致等，在此基础上，对干部个人信息进行准确认定。对于之前填写的错误信息，要进行更改。通过该项工作，确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，使干部人事档案具有公信力和查考价值，充分发挥干部人事档案在干部人事工作中的基础性凭证作用。

干部人事档案专项审核，必须逐卷逐页检查档案材料和记载信息，首先检查归入档案的材料是否齐全、规范。对档案材料不齐全、不规范的，要根据材料内容和性质的不同，采取查找收集、复制原件、出具证明、完善手续等方式进行补充。其次要检查归档的材料是否准确。对档案中装错、混装的材料，要本着认真负责的态度，及时转递到材料所属干部所在单位人事部门。三是要检查归档材料的质量。对材料记载信息前后不一致的，要责令干部本人及相关责任人作出书面说明，根据有关政策审核确认、予以纠正。对经过调查没有原始依据材料、按现有政策难以认定的，要本着从严审核的原则，结合档案记载情况由组织人事部门综合研判。对涉嫌造假的，要由干部监督部门进行调查核实；经组织调查一时难以查清的，未查清前不得提拔或重用。四是检查归档材料是否按规定进行分类、排序。对档案目录与材料名称不相符、材料分类序号和页码标注不准确的，要按规范进行更正。五是档案转递手续是否完备。对手续不完备的，要责令干部本人作出书面说明，必要时联系原单位核实。

二、干部人事档案专项审核工作的难点

干部人事档案专项审核着眼于严、着眼于细、着眼于准。每卷档案必须经过初审和复审。在审核时还应注重档案信息的前后印证，确保专项审核工作的质量。审核过程中收集的补充材料、个人说明材料、组织认定和处理材料，都要认真鉴别、及时归档。在实际工作中，材料收集鉴别和信息准确认定是重点，同时也是难点。

档案材料收集是最耗费时间和精力的一项工作。在审核过程中，我们发现，大部分干部人事档案或多或少存在材料缺失或填写不规范的情况。如干部履历表缺少组织人事部门盖章，缺少入团志愿书、入党志愿书、学历学位材料，年度考核表不全，工资审批表前后不连贯，干部任免表及考察材料不全等。在补充材料的过程中，由于年代久远，联系负责形成材料的相关高校或原工作单位难度较大。有些即使能联系上，也需要花费很长时间核实相关信息、收集原始材料。干部本人对人事档案不够重视、对补充档案材料积极性不高，也影响了档案材料的收集工作。这些因素极大影响档案审核工作的进度。

档案材料鉴别特别考验档案审核人员的政策水平和业务能力。它要求档案管理人员对档案形成的背景条件、各个时期的人事政策和单位的历史情况都有所了解。对已经归档的材料，要通过单位公章、单位名称、落款时间等信息来判断其质量。对收集到拟补充的材料，要比对档案中记载的信息、依据干部的学习和工作经历综合鉴别其真实性。对信息真实性存疑的，要通过查阅文书档案取得复印件，审核无误后方可归入。

信息的准确认定是人事档案审核的又一难点。在档案审核中，出生日期、参加工作时间前后填写不一致的情况比较突出。有的干部填写出生时间公历、农历不分，或是因笔误写错，还有的存在出生日期涂改问题。按照审核标准，出生日期一般认定为最早形成材料记载的时间，如果最早形成材料记载的时间有误，就需要查找形成时间更早的原始户籍档案，证明其实际年龄。但是有些干部的原始户籍档案无法找到，这就需要组织人事部门参考中小学学籍档案、全国人口普查的数据或干部亲属的档案，调查核实，综合研判。也有干部档案里参加工作时间前后填写不一致，有的填写实习时间，有的填写博士入学时间，有的填写留学回国时间。按照审核规定，参加工作时间依据就业报到证、转正定级表认定，如果档案里缺少就业报到证，需联系毕业高校（或科研机构），或者毕业后派遣的工作单位，补充报到证情况说明。如果因年代久远，报到证和转正定级表无法补充，需以第一家就业单位的聘用合同、工资发放记录和社保缴费记录，作为依据认定参加工作时间。此外，对于参加工作时是工人、下乡知识青年、民办教师、乡村医生、大学生村官等身份的，参加工作时间认定都有不同的政策依据，干部人事档案专项审核人员要熟悉这些政策规定，据此作出准确认定。此外，关于工作经历的认定，有些干部经历多家工作单位，但某段或某几段工作经历没有相应的材料存档，原工作单位又出现撤销或合并的情况，导致组织人事部门无法核实相关信息，这段工作经历就无法被认定。

总之，干部信息认定是以干部人事档案为基础，档案材料不完整、归档表格不规范或内容填写不一致都加大了信息认定的难度。而档案材料的形成不是一家单位、一个部门的事，需要联系毕业高校、原工作单位的相关部门调查核实、收集补充。这就需要各个部门的协调配合，需要付出大量的人力、时间，也严重影响了档案审核的进度。

三、加强干部人事档案专项审核的建议

干部人事档案专项审核涉及每位干部个人信息和履历的准确认定，必须高度重视、认真完成。针对干部人事档案专项审核过程中发现的问题，提出相关建议如下：

首先，要让各单位领导高度重视干部人事档案管理工作及干部人事档案专项审核工作。干部人事档案工作是人事人才、干部管理的一项重要基础性工作，各单位领导应予以高度重视。单位领导重视、研究、推动干部人事档案建设，对做好相关工作提出明确要求，配齐配强专门工作队伍，提供必要的工作条件，是做好这项工作的前提和保证。开展干部人事档案专项审核，同样离不开单位领导的重视和支持。一般来说，需要成立由单位分管领导（最少是组织人事部门负责人）任组长的专项审核工作小组，建立档案材料审核联动机制，组织档案管理人员和党务、干部、人才、薪酬、招聘等管理人员一起，严格依据政策对档案材料进行审核、把关。

其次，要让广大干部充分认识到干部人事档案的重要性，以及开展干部人事档案专项审核的必要性。人事档案是评价干部的依据，也是维护个人权益的基础。要加强宣传，提高干部对补充归档材料的积极性，提高干部对信息认定的重视程度。对需要更改的重要信息认定，尤其需要加强解释说明、营造友善氛围、做好正面引导。

第三，要完善干部人事档案管理制度，抓重要节点进行干部人事档案专项审核。要在入党、入学、毕业派遣、工作变动、职务晋升等关键节点，有意识地加强相关材料的收集和审核。对该归档的材料，一定要及时归档。发现材料缺失，一定要及时补充。在干部人事档案专项审核过程中形成的信息认定表、调查核实依据材料等，都要一并归入本人档案，并按照标准进行规范整理。对不应入档的材料，也不能擅自归档。对新入职和新提拔干部，应及时调档，及时审核。把好档案材料入口关、审核关、转递关。凡收集的材料，在归档前必须认真审核鉴别，去伪存真，确保材料真实可靠。

第四，干部人事档案专项审核人员要加强业务学习，提高专业能力。干部人事档案专项审核人员应对这项工作心存敬畏，不断加强职业道德修养，进一步强化责任意识，切实维护专项审核工作的严肃性。要强化保密意识，对审核工作情况和数据严格保密，未经批准严禁对外公布。干部人事档案专项审核人员还要做人事管理的全能手。干部人事档案汇集了干部人事工作的各项业务，干部人事档案专项审核人员应熟悉干部人事工作各项业务和流程，知道哪些部门、哪些工作环节形成哪些归档材料，并及时收集归档。对审核中发现的缺失材料，应知道通过何种途径补充；对于档案记载不一致、不准确之处，应能依据相关政策作出准确的信息认定。此外，档案审核人员不仅要能做好本部门、本单位的材料收集，而且要会与相关单位、相关部门协调配合，共同做好材料的及时收集归档工作。

第五，要总结干部人事档案专项审核的经验教训，大力推动人事档案的信息化发展。之所以要开展干部人事档案专项审核，是因为干部人事档案中确实存在较多亟需核查、改正的错误、遗漏，而这一现状可以说是长期以来相对传统、原始的人事档案管理工作模式的必然结果。为扭转这一不利局面，大幅提升干部人事档案工作的科学性、准确性，使专项审核不至于成为必须周期性开展的“惯例”，必须充分借助现代信息科技成果，尽早实现干部人事档案的数字化存储、网络化管理。当然，信息化不能一蹴而就，而需统筹规划、完善标准、积极试点、稳步推广，逐步从目前的全部纸质过渡到纸质、电子并行，最后实现完全电子化。

总之，对干部人事档案进行专项审核同，是为了切实发挥其在选人用人工作中的支撑作用，决不能流于形式。顺利开展干部人事档案专项审核，必须以规范、完备的干部人事档案日常工作为基础；而干部人事档案专项审核的成果，必将大幅提升干部人事档案的准确性、可靠性。