高校基建档案建设与管理研究

刘煜 石峰

重庆医科大学

高校基建档案是高校行政管理和档案管理的重要部分。基建档案的可以为使用者提供对建设本身的全面理解，同时也为高校的后续建设奠定了基础。随着社会经济的迅速发展，基建项目逐渐增多，基建档案资料也随之增加，对基建档案建设与管理提出了更高的要求。因此，高校理应拟定出合理的基建档案管理方法，做好面临更多困难和问题的准备，使高校的基建档案资源得到有效的开发和利用，推动高校的持续稳定发展。

一、高校基建档案建设与管理的重要性

在高校建设中的主要信息来源是依据基建档案。一个完整的建设包含了多项内容，比如报建、设计、施工、验收、结算审计等，而对所有任务的实施过程进行记录，就需要搭建基建档案。由于基建档案是高校建设管理中比较重要的历史凭证，基建档案能够对一些工程设计类的信息进行提取，使信息可以重复利用[1]。比如，对工程的竣工图，所需要的附属设施，以及有相同标准的房屋建设等，都可以使用同一份项目档案，或者借助此类项目档案进行适当的完善和改进，增强档案的利用率。这样不仅可以在一定程度上，减少了设计的时间，还降低了工作人员的压力和精力，更能加快了建设的进度，从而有效的提高了设计的整体质量，获得了更多的经济效益。

并且，在高校建设过程中，基建档案具有增值的效果，可以在各种生产实践，或者相关的经济活动中进行有效的利用。基建档案与后期的设施维护和管理紧密联系，对工程项目的使用提供了重要的数据支持，是以后工程项目改建、扩建工作的重要依据，对学校的发展也能发挥出参考作用[2]。在后续建设过程中，设计人员可以根据相关的档案资料，掌握更加充足的历史材料，对事物发展的规律、工程图纸等展开深入的研究，使档案材料发挥出最大效益。

二、高校基建档案建设与管理存在的问题

（一）不够重视基建档案

大部分高校缺乏基建档案的意识，过于重视教学的档案、财务档案等，忽略了基建档案。并且，很多高校在工程建设时，认为档案的收集和搭建难度较大，所以就自动减少了对基建档案的管理，只是让相关管理人员进行简单的整理，缺乏完整的管理约束机制和管理制度。

（二）管理人员责任不足

基建档案的管理人员，对档案管理的意识不够，无法对数据进行有效的完善与管理。并且，对于已经归档的资料，也难以把控和管理，这都是由于管理人员的责任意识不足，导致出现数据混乱的情况，甚至造成一些比较重要的数据丢失，严重的影响了基建档案管理的质量[3]。而且，对图纸的设计污染过于严重，很多文件经历过多次修改无法准确的辨认。

另外，由于档案分卷立卷不够清楚，影响了检查工作的正常运行。部分管理人员对档案了解的不够清晰，对于收集到的相关资料没有及时的分类和整理，时常持有敷衍了事的工作态度，对档案资料只是比较随意的装订，在一定程度上导致档案资料缺乏准确性，从而影响了档案管理的质量，使档案资料的成效得不到保证。

（三）无法发挥档案作用

由于档案管理人员，长期受到传统观念的困扰，始终处于被动的管理资料状态下。同时，高校对档案人员没有进行专业的培训，导致档案管理人员缺少工作的方法和技巧。在实际的管理中，对需要使用的档案资料就用一下，不需要使用的档案资料就置之不理，不去整理和归纳，认为档案管理是一件自由且放人不管的事情，从而导致档案资料无法发挥出所具有的作用和价值，对高校的建设更没有起到重要的促进作用。

三、高校基建档案建设与管理的有效策略

（一）完善基建档案管理制度

在高校的基建档案建设与管理过程中，需要对基建档案管理制度进行不断的完善，使基建档案管理工作更加规范化、制度化，确保基建档案管理的正常运行。因此，高校应该选取较为适当合理的方式，对基建档案管理制度进行改进与调整。首先，对于档案资料的收集范围、入档记录的格式，以及归档的正确方法等方面，需要拟定出较为完整的标准和要求。其次，对于管理部门的工作人员，需要结合实际的岗位，为其明确的分配工作内容和工作目标，使档案管理人员的管理工作更加高效[4]。并且，需要建立具体的绩效考核制度，以及监督机制，根据各个部分的特点，制定合理的部门规章制度，从而确保基建档案管理工作的有章可循，保证资料归档的合理化。

另外，要建立严格的登记制度，在归档登记时，需要保存所有归档资料的名录，以便档案管理人员与基建人员对接。而且，在借阅登记环节中，要严格的登记借阅人、原因、档案资料、以及借阅时间和归还时间，其中，一些重要的档案资料还需领导层的审批和认可。

（二）加强对基建档案管理的重视

高校不仅要对基建工程的进度、质量等环节注重外，更需要从思想上重视基建档案管理，应全面的支持基建档案管理工作，在人力、物力和财力上给予对应的倾斜政策。首先，高校的领导者应以身作则，发挥出良好的榜样带头作用，加强对基建档案管理的监督和指导，对各个部门层层把关，跟进好各个环节的工作进度[5]。其次，要将基建档案与人事档案、图书档案等一些档案管理工作一视同仁，加大宣传的力度，增强全体工作人员的档案意识，协调好相关的职能部门，对基建档案进行统一的管理，确保项目实施、工程审计等方面档案资料的完整性，推动基建档案管理工作的稳定发展。

（三）增强档案人员的专业水平

基建档案管理是一项具有较强专业性的工作，所涉及到的工程设计、勘察、施工等，都需要专业技术活动的记录。因此，要求基建档案管理人员要具备专业的知识和技能，比如档案管理知识、档案记录方法等综合能力。所以，高校要增强基建档案管理人员的专业水平，不断优化管理工作的效率[6]。首先，高校应组织相关的基建档案人员，参与档案业务知识的学习和工程建设的专业知识培训，使其了解基建的具体工作，熟悉基本建设流程，能够主动做好档案的整理工作。其次，对于一些档案管理的专业性知识，需要管理人员进行认真的学习，并能够熟练的掌握计算机等现代化的数字设备，能够促使自己成为一名优秀的档案管理者。

另外，高校要培养档案管理人员的综合素质，加深对档案管理相关法律法规，以及条文条例的认识，以此为依据严格的要求自身的言行举止，做好属于自己的工作。并且，要掌握一定的统计学和管理学知识，了解国家的一些政策方针，不断的增强自身的政治素质和职业素养。

（四）遵循基建档案的建设原则

在高校的基建档案建设与管理中，相关的基建人员需要充分遵循建设的原则，严格按照工程建设管理和档案管理的规定，对工程项目，从提出、立项、审批、施工以及竣工的全部过程，进行一个完整清晰的规划。同时，要将这些过程，以及其中的所有内容，进行详细的记录，以及及时的归档，为日后工作人员的查阅提供了有效的帮助。并且，基建人员要对工程项目中的各个细节，以及相关的环节内容记录清楚，避免出现资料的遗漏等现象。

（五）增设硬件设施的投入

由于基建档案的形式多样，所以高校应该增设一些相关的硬件设施。首先，要及时的更新和添加设备，比如，配置扫描仪，能够将全部的基建档案资料进行备份，并将纸质的资料传入到计算机中转化为电子资料作为储备[7]。同时，可以利用计算机对资料进行分类保存，实现基建档案查阅的电子化，减少了手动翻阅时间，并有效的避免了原件材料的损坏。其次，可以利用一些办公软件，进行图纸的绘制和设计，能够随时修改和完善，不要出现过于修改痕迹造成不清晰的情况，确保图纸的清晰明了，有助于工程项目的更好操作和实施。

结束语：综上所述，基建档案的建设与管理，能够有效的增强档案管理的质量，实现最大化的经济效益。通过对基建档案进行有效的管理，使基建档案管理工作更加规范化、制度化，确保基建档案管理的正常运行。同时，对基建档案进行统一的管理，确保项目实施、工程审计等方面档案资料的完整性，从而推动基建管理工作的稳定发展。