电子档案管理在工作中的应用

2020-07-04丁文

兰台内外 2020年12期

丁文

摘要：档案管理对于大众来说，并不是一个陌生的词汇，其有着源远流长的背景，最早可追溯到甲骨文时代，随着历史的演变，由结绳记事演变至竹简文书，印刷术盛行后，又形成了纸质档案，时至今日，大数据模式下的信息技术造就了电子档案。以上种种，展示了科技推动档案管理的模式，打破了传统的工作模式的疆域，促进了工作业务的创新，极大的提升了工作效率的便捷度。

关键词：电子档案管理;工作;应用

互联网大数据是信息技术发展到一定程度的必然产物，电子档案管理的出现，对各个行业的传统管理均造成了不同程度的冲击，总的来说，电子档案管理引领了社会科技发展，极大的增强了办公效率，实现了办公自动化。本文以此为基础，就电子档案管理在工作中的应用展开了相关的探讨研究。

一、大数据背景下电子档案管理的重要性

大数据背景下的电子档案管理，不仅促进了经济社会的发展，还保障了单位与群众的信息安全。电子档案管理，可以将各行各业的档案数据加以整合，从而分析出不同项目的基础数据，以及数据间的潜在联系，进而形成蛛网式连锁效应，能够深入挖掘各类数据的可行性价值，促进经济发展。此外，绝大多数的公司在大数据下保存电子档案时，为确保数据具有相应法律效力，都有一套严格的操作流程，防止数据损坏。总的来说，保障了群众的信息安全，维护了公司稳定运行，避免了一众不良的社会影响。就如今的社会现状而言，大部分群众都会将个人信息存储在电脑硬盘中，其中不乏众多隐私，倘若管理不到位，一旦外泄会给正常的工作、生活带来较大困扰。更为严重的是，倘若信息泄露到不法分子手中，很有可能会被加以利用，轻则骚扰亲友，骗取钱财，重则危害社会安定，违法犯罪，由此可知，加强电子档案管理是一项艰巨且重要的工作。

二、传统纸质档案在当今社会的劣势

1.归档查阅耗时费力

一般来讲，纸质的档案资源都有专门的地方存放，也就是通常意义上的“档案馆”，不过由于纸质文件归档过程较为麻烦，有时会发生材料在使用完归档前丢失、管理人员疏忽检查存放错漏等问题。加之传统文书档案存放地点固定，因此倘若想要借阅相关文件，就一定要到档案馆联系管理人员入库寻找，这对着急使用资料但却无法在第一时间抵达档案馆的人员来说，是一种极大的困扰，其次，部分高密级的重要文档，通常有且只有一份，无法同时满足两个以上群众使用，导致有关工作人员无法及时更新信息，最后，受工作时间限制，无法实现24小时查阅。

2.保管过程较为繁琐复杂

传统的文书档案原件绝大部分都是纸质的，但纸张的材料为树木原浆，即使经过了防腐处理，但经年累月受不可抗力的影响，再加上材质自身的物理、化学性质改变、正常的翻阅磨损等，均会产生不同程度的伤害。除纸张自身外，存放纸张的地点、管理纸张的人员等变量，使得管理过程变得较为繁琐复杂，归档时，由于过多的文档数量与档案部门，对规章制度也有着众多要求。文件在归档时，亦要严谨的收发、登记、批示、修改、定稿、办理、借阅，以保证纸张文件完整性，才能够在最大程度上避免文字材料缺失、统计报表不全、档案管理混乱。

三、电子档案管理在当今社会的优势

1.大幅度提升了工作效率，全天候共享

电子档案管理系统的应用，充分体现出了办公自动化的便捷、安全性，电子系统具备的一系列功能不仅可以将海量的文件分类准确、即时归档，一目了然的检索，更能够提升查阅速度与文件管理效率;其次，电子档案管理系统，可以减少档案管理员的人数，将更多的资金运用到管理之中，提高归档进度;再者，纸质的文档在展开修改时，均需要跑到指定地点，耗时又费力，而电子档案管理系统在修改文件时，只需要上传相应的资料，而后通过键盘操作即可完成。传统的纸质档案，受客观条件限制，狭小的文件柜不仅查找起来困难，而且难以做到一份信息，多人共享，大部分时间资源都处于闲置状态。而运用电子档案管理系统对接，不仅检索方便，查看卷宗一目了然，还可以依据现有的目标信息进入庞大的数据库展开更全面的了解。与此同时，线上网络服务平台，还会实时更新工作部门概况、工作重点、信息动态等，进一步实现资源共享。例如：健康体检管理行业，根据大数据显示，近些年的疾病发生率要远远高于以往，因此群众也逐渐开始意识到健康体检管理的重要性，就此而言，其已经成为了我国各个城市乃至各个乡村的主要社区服务内容。社区健康管理，可以为居民建立个人健康档案、家庭健康档案等，实时追踪健康状况，一旦有任何疾病苗头，可以在第一时间将其扼杀在摇篮之中，如今盛行的健康码就是其中举措之一：绿色代表健康，黄色代表潜在风险，红色代表风险程度高，出行出示健康码以此来确定自己的接触人群是否安全，以保障自身健康。当然，健康码并不是绝对保险的，因此也需要广大群众的自律与配合，有疾病及时就医，方为上上之选。但是，就目前来看，我国不同城市的社区卫生服务发展水平存在较大差异，地区与地区之间的卫生服务质量呈现出参差不齐的状态，有的地区从登记到维护一应俱全，而有的地区则刚刚开始起步，电子系统尚不健全，可知，电子管理档案系统还需要一定的时间构建。

2.保存时间长，綠色环保无污染

传统的纸质文件，由于相应管理制度不甚完善，来源不同导致入库的规格不尽相同，例如有的文件笔迹过轻、有的笔迹受热就会消失、有的纸张偏薄等，因此在制作、使用、管理档案时，要严格注意保护，以免因一时失误而造成无法挽回的破坏性损失。而电子档案管理系统就很好的解决了这个问题，虚拟的数据不用担心磨损，且系统有专业的程序员维护，也不用担心有BUG的产生，在最大程度上保障了信息的完整与准确性。不过有一点值得注意，电子档案的存储载体一般没有标准的使用寿命与技术标准，因此在工作中要严格遵守浏览规则，保证网站的安全健康，避免因受到有意无意的外部入侵而损坏数据。除此以外，传统的纸质档案，哪怕案卷内仅有一份文件也会用到大量的纸张，不仅浪费，还不利于树木的维护，对环境有着不好的影响，而电子档案管理系统，做到了以计算机代替纸张，以虚拟代替实物，从根本上实现了绿色环保。

四、当前电子档案管理中存在的问题

1.管理不够规范

规范化的电子档案管理不仅能够提高档案管理速度，同时也能够提高工作质量。但是，当前电子档案管理中存在管理不够规范的问题，自理搜集不够及时完整，管理方法不科学，资料提交时间过长等，对档案管理工作十分不利，影响了工作的进行。档案管理过程中，其需要先收集与其相关的资料、数据，并对其分析整理，确认无误后才能够归档，但是，现在很多档案管理在收集前期资料时时间不恰当，导致资料收集错误、遗漏等，对档案质量产生影响，不利于电子档案的建设和管理。

2.专业人才匮乏

档案管理不仅需要管理资料，同时该工作还需要专业水平，并做好保密工作，这就需要专业的档案管理人才才能够实现。但是，实际管理中，负责档案管理的一般不是档案管理专业人才，这些管理人员不重视档案管理专业性和保密性，档案管理工作也属于边缘化工作，管理人员不会花费时间和精力培养专业人员。而且，很多档案管理人员年龄偏大，尽管有管理经验，但是专业知识不足，尤其是电子档案管理中涉及的信息技术、电子技术等，无法利用信息技术优化档案管理水平，信息资料无法充分发挥出来，导致电子档案管理工作受到影响。

3.软硬件设施缺乏。电子档案管理需要相应的软硬件设施，在整个信息管理中，软硬件设施十分重要，其存储着大量的信息，也能够实现电子信息化管理。因此，电子档案管理必须要随着时代发展进行设备创新，但是，现阶段很多地方的档案管理信息化建设水平不高，信息系统不够完善，软硬件设备不够先进，系统更新也不够及时，而且系统更新会导致有些数据信息无法查看，数据保持格式可能会出现不相容的现象，导致信息收集管理不完整，影响了信息的管理和运用，对电子档案管理也产生了阻碍。因此，在进行电子档案管理时，需要注意软硬件设施建设。

五、如何创新电子档案管理

1.提升大数据技术的应用范围

网络大数据的涵盖范围多到超乎想象，因此想要高速、有效处理信息，需适当创新技术运用。依旧以健康体检管理行业为例，拿献血来说，血站通过大数据核算，能够在极短的时间内构建出献血者的电子档案，让每一位献血者能够拥有自己的管理系统，一目了然的信息信息避免了人工核算途中可能会出现的多种数据误差状况，在需要输血时，血站可以以极快的速度调出所需血液，为生命抢救赢得宝贵的时间。

2. 改进档案管理模式，增强队伍建设

虽说电子档案管理的优势远远大于纸质档案，但凡事都是具有两面性的，有利就会有弊，例如过于分散的管理模式，会使得一些电子档案的录入出现差错，严重时甚至会遗漏、丢失，这对于电子档案系统的管理来说，是极为不利的。因此，为保障档案的详细准确性，管理人员在实施档案登记时，一定要仔细再仔细，如此一来，方能确保电子档案系统的真实，一旦出现了差错，也能够在第一时间追本溯源，在影响尚未造成之前改正过来。除此以外，档案管理人员的队伍建设也是极为重要的一环，因此，相应公司部门应实时开展档案管理人员的培训，做到与时俱进，从根本上提升从业人员的专业素养与和工作能力。制定完善的档案管理制度，例如竞争机制，正所谓：“有压力才有动力，物竞天择，适者生存，能者上，庸者下”，如此，档案管理人员才能够时刻保持良好、积极的工作心态，热情投入电子档案管理工作之中，进而更好地为经济社会服务。

3.制定统一的管理规范

以健康体检管理行业为例，其在进行档案管理时，需要制定统一的管理规范，确保管理数据真实、原始、可靠、完整，实现统一管理，收集的相关数据也要保证实时有效，确保数据信息不会出现错误和遗漏的现象，严格把控好材料归档、保存等工作，按照规范操作，加强违规人员的惩处，提高档案管理水平。此外，电子档案管理中，由于网络中可能会受到恶意攻击导致信息泄露，对此，管理部门需要做好档案管理系统的防护工作，设置防火墙以及查看权限，不同级别、部门的人员查看的档案信息需要进行权限设置，确保信息安全、保密，不会出现泄漏的风险。

4.加强软硬件设施建设工作

对于电子档案管理而言，軟硬件设施十分重要，先进的设备能够提高信息归档处理水平，通过视频、图像等方式将资料数据呈现出来，将资料应用性充分发挥出来，更好的理解信息资料，这就需要先进的设备来实现，实时更新相关信息，并将其录入进去，更新维护好设备，提高信息管理水平。此外，还需要及时更新电子档案管理技术，通过数据迁移确保数字信息的存储及时有效，不断将数字信息从过时的软硬件设备中转移到先进的计算机设备及其系统中，确保以往的数据信息能够被持续可读，使数字信息能够实现长期可读。但是，这一技术的应用涉及的问题比较多，需要予以重视。

六、电子档案的应用

根据档案信息利用需求、服务对象、开发领域以及网络情况等应用电子档案，从公众网、政务网、局域网等方面建设窗口，设置服务平台。

1.学院局域网

为学院师生和图书馆档案管理人员设置的电子档案服务平台，其可以直接网络访问档案共享文件，点击相应的按钮，输入查找内容，实现精确查找，也可以通过一键模糊查找，找到所需材料后，点开链接，打开档案浏览，并随时查询阅读新录入的文件，其能够为多个用户同时提供服务，也可以为学院师生提供网络查询服务，查询与学习、就业相关的信息。

2.地方政务网

其主要是为了地方各部门设置的，用于单位电子档案管理的信息共享平台，其可以接受各单位的电子文档，并为用户提供在线查阅、档案业务指导等服务，实现各部门档案管理服务和资源共享。

3.公共网

面向社会大众和图书馆之间交流的公共档案管理服务平台，其是档案服务和信息共享的重要途径，是在公共网基础上利用档案网站为大众提供档案利用窗口，并收集具有保存价值的信息，实现资源整合，共享档案信息，使各馆之间方便交流。

4.计算机查询

针对没有档案系统局域网的，用户可以在专门的档案查询计算机查找信息，或是交由档案管理人员负责查询，之后将所需的信息用电子邮件方式发送出去。

七、结论

总而言之，随着社会经济与大环境数据的不断发展，电子档案管理也将应用的更加广泛，本文就纸质档案与电子档案管理系统的优劣势展开了详尽的分析，并以健康体检管理行业为例，进行了进一步的论述，希望可以为相关管理工作人员方面提出可行性参考，让电子档案管理变得更加高效便捷。

参考文献：

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[2]郝蕊.浅谈我国事业单位财务档案管理现状与问题分析[J].现代经济信息，2018

[3]贾延梅.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作[J].中外企业家，2017