教学秘书协调与管理能力的内在因素探究

解丹萍　郭晓利

摘 要：教学工作效率高低不仅受教学秘书的工作热情影响，也与教学秘书协调与管理能力紧密相关。本文从教学协调与管理角度分析了教学秘书的作用，并对影响该能力的内在因素进行了探究，有针对性地提出了改善方法，为保持教学秘书队伍发展活力，完善管理机制提供理论依据。

关键词：教学秘书;协调与管理;内在因素

中图分类号：G647文献标识码：A

教学管理工作作为高等学校教学管理的主要组成部分，逐渐受到全国高校的普遍重视。教学秘书属于最基层的教学管理人员，是教务部门、学院、教师、学生间的纽带与桥梁，具有承上启下、协调左右、沟通信息、改善关系的作用。如何精准的提升教学秘书协调与管理能力，不仅要从教学秘书自身的切实需求和真实感受出发，还要从相应的制度和考核评价体系着手，分析内在原因，这样才能保证教学秘书的长远发展。

1 教学秘书在教学协调与管理中的作用

1.1 与学校教学部门之间的协调作用

教学秘书是教学管理信息传达的桥梁，要主动与教学部门保持密切联系，及时传达学校的教学管理方针和政策，深度贯彻执行教学任务和教学计划。如在教学项目申报时，应将学校要求及时传达给二级学院，对教师提出的问题整理收集，反馈给教学部门。

1.2 与二级学院之间的协调作用

在二级学院教学管理方面，帮助院领导辅助处理教学事务，对教学上各类突发问题，及时汇报领导，对新问题做到“及时了解、及时汇报、及时处理、及时反馈”;对同一问题涉及多个当事人的，要做到把握分寸，就事论事，不夹杂個人情感，确保教学秩序的维稳发展。在学院教学工作安排方面，新学期教学活动是由教学院长统筹安排，由教学秘书具体实施。

1.3 与教师之间的协调与管理作用

教学秘书与教师之间的协调主要包括教师调补课和排课监考，调补课要按照规章制度及时办理。在排课和监考安排时，适当考虑教师的实际情况，对于孩子小的教师，在安排时尽量避开早上一二节和下午七八节。另外，还需要及时了解教师在教学活动中的状态以及当前工作态度，结合实际情况为教师提供优良的人性化服务，保证教师教学活动的高质量开展。

1.4 与学生之间的协调与管理作用

教学秘书既是学生教学活动的管理者，也是学生的教学服务者。负责学生选课、评教、成绩置换、期末考试、补考、缓考、学籍管理、成绩录入等方面工作。在面对学生时，要充分理解现代大学生的心理和特点，对学生要进行正面指导。对学生的问题，要不耐其烦解答，及时回复学生，积极与学生交流，对学生动态和状态做到心中有数。如在补考、缓考等考试方面存在问题，必须及时通知学生报名，对有特殊情况的学生，督促按时办理缓考手续。对因学分没有修够而留级的学生，向学生说明留级情况，根据不及格课程，鼓励学生多学习、多参加竞赛活动，尽早修够学分，保证学生能顺利毕业。

由于学生和教师之间的身份差异，对这两者之间的矛盾，教学秘书要参考学生评教的结果，开展学生座谈会听取学生对教师的意见，同时开展教师座谈会，将学生意见整理后反馈给教师，让教师及时调整教学方式方法，为教师和学生创造一个积极向上的教学氛围。

2 影响教学秘书协调与管理能力的内在因素

通过实地走访和问卷调查等方式，我们发现当前影响教学秘书协调与管理能力发挥的因素主要有以下五个方面。

2.1 工作内容方面

教学秘书的工作具有繁杂性强、原则性强、时间性强、辅助性强、服务性强的特点，很难通过量化来展示工作价值，平时工作做了很多，但无法体现，工作成就感低。

2.2 工作情感方面

一些教师对教学相关事情办理流程不熟悉、不理解，往往会凭主观意愿要求教学秘书，在问题解决缓慢或没有达到要求时，容易将个人情感发泄在教学秘书身上，这对教学秘书造成了很大的心理压力。

2.3 工作时间方面

日常教学工作的稳定运行，需要花费大量的时间，若遇考试、课表安排等重大教学活动，工作量非常大，这都需要教学秘书一个人负责，往往要加班加点才能完成，久而久之会让教学秘书产生倦怠感。

2.4 工作能力发展方面

由于教学秘书工作内容多、任务重，几乎每件事情都关乎教学的正常运行，经常处于精神高压状态，很少有时间和机会通过专业的培训和学习提升专业办公技能，不利于个人能力发展。

2.5 职业发展方面

教学秘书处于教学一线岗位，很少会被关注到。一般高校对行政岗位和专业技术岗位都有相应晋升机制，但是目前没有一套针对教学秘书晋升的管理机制，使其缺乏长期发展的动力。

在这些因素的影响下，教学秘书往往会抱有“得过且过”的心态，工作积极性大大降低，工作热情低下，久而久之，这将严重影响教学工作的开展。

3 教学秘书协调与管理能力提升策略

为了让教学秘书更好的服务学院、服务教师、服务学生，提升教学秘书协调与管理能力，是提高教学秘书工作热情有效方式之一。

3.1 宣讲教学相关事务

在新学期开始，对全体教师宣讲培训教学相关事务，比如在教务系统中如何调补课、申请教室、成绩登录、排课、安排考试等常规性工作。让教师充分了解具体流程和操作方法，及时有效处理。通过这些工作也能让教师理解教学秘书工作，每一项工作都不是简单的、随意的，理解其工作的特殊性，使教学秘书感受到工作价值。

3.2 提高自身工作能力

提高教学秘书的工作能力是教学秘书发展保持活力的源泉，是当代高校教学秘书辅助管理教学永葆活力、赢得尊严的不二选择。虽然教学秘书很少有机会参加培训或学习。但从自身发展而言，教学秘书应有不断提升能力的意识，认识到工作的重要性，积极利用寒暑假时间充实自己。另外，学校可以邀请一些专家做报告，创造近距离的学习机会。使其保持积极向上的状态，促进教学秘书的不断发展。

3.3 尊重主体意识

作为管理教学的辅助人员，教学秘书的内在发展需求、发展能力、发展意识只有被全面激发，才能成为教学秘书实现自身职业价值、不断提升工作积极性和主动性的内在动力。高校教学秘书长远发展涉及的知识学习和技能掌握，均是个体知识的内部主观加工，而非外力因素干预的结果。学习者的主动性和积极性是实现转化学习的重要因素。

3.4 重视教学秘书工作，完善管理机制

教学秘书工作是一种复杂、基于知识引导和价值传递的职业活动，并借助于教育学、管理学、心理学等交叉学科知识水平的提升，重视教学秘书工作，完善管理机制，才能够确保高校教学秘书从事教学工作中获得绵绵不绝的发展动力。在制度上，可在现有的教学管理规章制度中引入竞争机制，提升岗位的竞争力，将考核与职称、增资，岗位聘任等关联起来。对于在教学秘书岗位工作认真负责、管理水平高和成绩突出的人员，给予相应的奖励，提高大家工作的积极性。对工作中玩忽职守的人员，应按照规章制度进行相应处理。目前大多数高校都没有针对教学秘书的晋升机制，学校可以设立教学辅助管理的专项奖励和评选，调动教学秘书的工作积极性，同时为教学秘书的提升发展提供一定的空间，让其保持力争优秀的工作态度，更好的留住人才服务于教学工作。

4 结语

当代高校教学秘书的教学协调与管理的水平既反映在教学秘书与教学各部门之间的相互协调沟通的维度上，如溝通的有效性和时效性，这与教学秘书的人际关系处理能力相关联;也反映在教学秘书对教学工作的有序管理的维度上，如管理的方向性和服务性，这与教学秘书的政治思想水平和责任感相关联;更反映在教学秘书对于工作内容掌握是否熟练、对教师和学生个性化与差异化的综合把握和灵活处理上。因此，教学秘书要充分发挥自己的主观能动性，不断钻研业务、学习相关专业知识，提升自身的业务能力和服务意识，积极利用现代化管理手段提高工作效率，更好的服务教学。另外，学校层面在充分考虑教学秘书主体意识前提下，适当提供培训和学习机会，提升教学秘书协调与管理能力，保持教学秘书队伍发展活力，完善管理机制，这才是教学秘书队伍发展实践的有效策略。

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