浅谈独立学院教学秘书的现状与对策

李思薇

【摘 要】教学秘书是独立学院教学管理队伍的重要组成部分，他们工作在教学的各个环节，对于学院教学秩序和规范有着特别重要的意义。教学秘书整体现状的好坏直接影响了独立学院的教学管理水平。本文从独立学院教学秘书工作的现状出发，来探究教学秘书队伍建设的对策，这对独立学院教学管理工作具有十分重要的意义。

【关键词】独立学院；教学秘书；现状；对策

系部教学秘书是高等院校的教学基层管理者，他们的工作性质是以服务教学为中心。在这种思想理念的推动下不断提升自身的综合素质并注重工作质量，充分发挥出作为院校各职能部门和系部主管领导、教师以及学生之间的桥梁和纽带作用，最终达到形成内部和谐、共同进步、共同提高的团结氛围之目的。现在各地的独立学院在成立之初，人员分配不尽合理，使得教学秘书的工作特别繁重，工作满意度下降，出现了职业倦怠，工作质量也有所下降。

1 教学秘书工作的现状主要有以下几个方面

1.1 教学秘书工作繁杂、责任重大

系部教学秘书的工作范围包括教学管理的各个方面，范围广、层次多、工作量大且琐碎、繁杂。既有简单的、机械的体力劳动；又有复杂的、高智能的脑力运作；既有常规型的教学管理工作，又有突发性的教学异常情况处理。这使得教学秘书在每一天、每一刻的工作中都要做好思想准备，积极应对各种简单的、偶发的或紧急的工作事项，使自己具备处理单项或多项问题的逻辑思维能力和方式方法，并且要保持遇事不乱，处事不惊。在任何情况下都要学会控制自己的情绪，保持头脑的冷静，思维的理性。我院的教学秘书所处的系部，普遍和自身专业不对口，并且配备上不够科学，每个系部就是两个教学秘书，各自负责理论和实践两个方面，负责全系的教学工作，有时还要兼任办公室等一切与院系相关的行政工作，要求具有非常高的责任心，一刻都不能松懈。每天面对高压的工作环境，降低了工作积极性，产生了厌倦情绪，时间越久，越不利于工作的开展。

1.2 教学秘书上升空间不大，未来方向不明朗

独立学院属于国家三类本科院校，随着国家的政策要求，正在逐渐改制。体制上属于企业，但薪酬待遇福利各方面都低于企业和普通高等院校。所以独立学院的自聘人员处理比较尴尬的境地，教学秘书尤其是如此。教学秘书在独立学院中处于院系层面，既要完成自己的本职工作，又要对突发事件进行紧急处理和决策，但是身份在这时候尤为尴尬，因为毕竟不是领导层面.同时，教学秘书在升职，评职称、薪酬方面也没有有利条件。独立学院的教学秘书没有明确的评审职称的系列，也没有鼓励性的升职加薪政策，使得教学秘书要自行寻找途径，又要写论文、又要搞科研，也要完成本职工作，无形中增加了工作压力。

1.3 职业性质单一，倦怠感增强

个人社会价值体现在工作本身。高校的行政工作重复性较高，工作技能单一，不具备挑战性，职业热情在重复、繁重的日常工作中消磨殆尽。职业的倦怠感日渐增强。

1.4 待遇较低，几乎没有外出培训机会

教学秘书在独立学院可以晋升职称，但是往往不与工资挂钩。职称提升后，工资没有相应的提高。重要的是在教学秘书入职后，没有对其进行持续的教育和培训，只能说从学院制度建设上就没有关注教学秘书培训和进修这一块。

1.5 多数教学秘书不能充分参与或是独立进行科研建设

独立学院在科研创新能力上不强有几个方面的原因：一是，机会较少，教学秘书属于行政管理岗位，科研工作一般都是针对教师岗或是辅导员岗位，教学秘书很少有机会参与课题建设，所以科研能力得不到锻炼，更不要说有所提高；二是，没有精力搞科研建设。系部教学秘书的工作头绪众多，任务繁重，整体埋头繁重的行政事务，没有时间和精力，再加上缺乏相关知识的积累，导致科研能力薄弱。

2 关于加强对教学秘书队伍建设的几点对策

2.1 保持教学秘书队伍的相对稳定

一直以来，高校管理层面对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，不重视教学秘书在基层教学管理中所发挥的作用，认识不到优质的管理能出质量、出效益。在教学秘书人员的配备、业务学习、岗位培训与工作待遇、职称评定等方面往往被忽视成为学校管理方面的盲点。因此，在确保人员素质的前提下，采取措施稳定教学秘书队伍，也是各高校管理者必须重视的问题。

2.2 培养爱岗敬业的职业精神，树立“以人为本，服务”的服务理念

教学管理工作的特殊性和复杂性都要求教学秘书不仅要有较好的专业知识，还要有较高的管理素质，既要考虑到知识结构、管理能力、应变能力等因素，还要考虑个人性格、气质、职业道德等因素。因此，学校各级领导对教学秘书队伍建设应给予更多的关注，合理调整现有人员，培养爱岗敬业的职业精神，使其爱上岗位，并且更加认真负责的工作。系部教学秘书应该在思想上牢固树立服务意识，以此确保做好秘书工作。与此同时，要从工作观念、工作方法及工作手段上去思考，去创新，在实践中不断积累经验、反思教训，从而将自身的工作系统化、信息化，规范化，达到快速、准确地处理办公事务，不断提高管理效率和业务水平。

2.3 平衡工作量，适当提高待遇

系部教学秘书能坚持在岗位上工作多年的一般都具有吃苦耐劳、甘于奉献的精神，但是长期繁杂的脑力和体力相结合的劳动挫伤了他们的积极性，但是独立学院的岗位设置又导致教学秘书人少事多，建议在高校领导层面应充分考虑这个工作岗位的辛苦，增加人员，平分工作量，适当提高薪酬待遇。同时，可以设置薪酬激励机制，通过工资的浮动，增加大家的积极性，使得员工更加爱岗敬业。

2.4 加强业务培训，创造外出学习的机会

学院相关部门要适时开展业务培训或举办研讨会等形式，更新知识，学习先进的理念和技能。同时还应多组织教学秘书等教学管理人员到其他院校观摩调研，进行业务考察和交流经验，多方面提高其水平和能力。

2.5 增加自身素质，做好教辅工作

教学秘书既是教学管理工作的具体实施者，同时又是系领导的得力助手。而作为一名合格的教学秘书，要将服务的意识和协调的方法、管理的知识有效地结合起来，最重要的是要在不断实践中积累经验，培养创新的能力，做到与时俱进，不断提高自身素质。在执行任务的过程中，系教学秘书作为各种信息处理加工的中枢神经，对上要直接为教务处、系领导负责，对下要为广大师生服务，横向还要和其他职能部门、各系部进行沟通。由于系领导除行政工作外还要承担教学、学工、科研工作，不可能面面俱到，在这种情况下，教学秘书应当适时建议和协助处理具体事务，对布置的工作要做好跟踪，督促相关人员完成。同时，教学秘书还要非常熟悉系部整体师资情况，及时掌握教学动态，客观、全面地采集教学方面的反馈信息，并向系领导及时汇报、向有关教师及时传达。

总之，在独立学院教学管理工作移交给系部的大局面下，作为系教学秘书应该树立主人翁意识，开拓进取，保持严谨求实的工作作风，顾全大局，确保教学管理工作顺利地开展，全心全力为师生服务。

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[责任编辑：王伟平]