浅谈新形势下的国企接待工作

李永杰

【摘要】企业接待工作是指企业在公务活动中对来访人员进行接待、迎送、联系、咨询等管理活动。随着社会经济的快速发展，商业，技术，经验，企业间信息交换越来越频繁，接待工作在企业中的地位越来越重要，它不仅是企业的“窗口”和“门面”，并实现多领域、多层次、综合性企业外部合作与沟通的“桥梁”和“联系”。

【关键词】新形势;国企;接待工作

一、制定接待计划

面对接待工作，我们要提前做好一定的安排和计划，避免一些突发事件的发生，从而影响接待工作。首先，根据来宾的人数，职务，性别等相关的情况制定相关接待计划，比如我们可以根据来访人员对应的职务来确定接待工作的规格，例如相关陪同人员的选择，来宾领导所对应的企业领导来进行接待。另外，就是来宾住宿和就餐的安排，考虑来宾的饮食习惯和自身企业的承受能力来选择适合的场合，做出相关的计划。最后，要合理安排日程，对每天的活动和工作安排做一个适当的规划，让来宾工作和劳逸相结合，能够拥有一场比较满意的来访体验。在接待计划的制定和安排中，要涉及迎接，陪同，送行等全过程接待服务，进行精心的策划和设计，关于每一项的接待工作，必须要进行方案的策划与制定，这是我们企业做好接待工作的一个前提。

二、做好接待准备

（一）了解来访客人具体情况

首先公务接待人员需要对来访客人的实际情况进行详细的了解，需要能够准确的了解来访客人的性别、年龄、来源地、民族、身体状况、饮食禁忌等详细信息。对于来访客人的情况进行综合考量，根据来访客人的实际情况，进行周全的安排，需要充分考量客人的生活习惯。例如南方和北方在饮食上存在很大差异，接待来自不同地区的客人需要安排适合客人口味的菜品，安排就餐时，需要在菜品上凸显地方特色，如重庆人喜食辣，在接待重庆来访客人的时候，可以多准备偏辣菜品。在住宿环境上，需要从光线、湿度、噪音程度等多方面进行考量，对于不满意自己住宿环境的来访客人需要及时进行更换，尽量做到细致周到。这些小细节处理起来虽然繁琐麻烦，也容易被忽视，但是小细节带给来访客人的影响十分巨大，细小的差错，极容易带给来访客人对企业的不好印象，甚至影响到来访任务的进行。因此每一次公务接待工作都需要以人为本，需要更加重视细小之处，需要将细节做到精确，将微不足道的小事当成一件大事去完成。公务接待人员需要尽心尽力去工作，用自己的耐心和细心去对待每一个工作细节。

（二）加强企业内部之间的合作

在企业中，如果遇到比较大型的公务接待，需要企业内的全体员工共同合作，需要企业中各个部门进行通力合作。因此企业内部需要营造团结合作的共事氛围，让全体员工都能树立集体意识和企业形象意识，提高企业凝聚力，互帮互助，团结合作。在公务接待工作开始之前，需要对接待流程进行推演，避免对接待流程中细节的疏忽，避免接待工作出现纰漏，需要将接待工作中各个环节交给专人负责。

（三）全面反思工作

在接待工作完成之后，我们要根据反馈和工作中遇到的种种情况，及时的进行反思和總结，这样才有利于不断的改进工作，提高我们企业的接待水平，而不是过去的错误一直在重复和进行，工作没有提高。关于工作的反思和总结一定要深刻和认真，而不能只是从表面分析问题，并且要接受和改正工作中的失误，在今后的工作中采取更好的方法和策略，提高接待的质量和效率。例如，在接待工作的完成之后，企业可以进行接待工作总结，接待记录的填写，召开总结大会，要员工撰写书面的总结材料等，这些都有利于我们接待工作水平的提高。

三、如何在新形势下做好国有企业的接待工作

新形势下，做好国企接待工作要从建章立制、精细管理和过程监督三个方面做工作。建章立制是事前管理，有了规章制度开展接待工作的业务部门就有章可依;精心管理是事中管理，要求制定接待方案，确保面面俱到;过程监督是事后管理，要在接待工作完成后，对接待工作进行事后检查，确保制度得到有效执行，对违规的接待进行责任追究，确保规章制度的威慑力。

（一）建章立制，确保新形势下国企接待工作有章可循

根据接待工作实际需求，国企接待工作应建立制度分为事前审批制度、具体接待工作中执行的规定以及事后的监督制度。（1）建立接待审批制度，杜绝工作中违规的接待任务事项。事前的监管机制的建立能有效地避免违规的接待，所以国企的接待工作的规章制度，应有或者包含接待审批制度。该制度对是否开展接待工作、如何开展接待工作进行约束，确保在接待开展前要得到主要国企领导的批准同意，并留有相关的电子记录或者纸质记录，确保备查。（2）建立接待管理规定，明确接待各环节的具体指标要求。接待管理规定是接待制度的主体内容，一般分为总则、总体要求、级别分类及要求、食宿行安排及要求、费用管理及要求、宣传保密管理及要求和附则。此项制度从接待工作的各个环节和各项内容对接待工作进行规定，确保国企的接待工作符合中央和地方的政策，有效地保障国企接待工作合法合规的开展。（3）建立事后监管机制，形成接待回头看的过程监督机制。制度的制定是为了确保制度得到有效的执行，要确保国企接待制度的有效执行，必须有相应的监管机制。制定国企接待工作的监管机制，确保有相应的责任部门，对国企开展的接待工作进行定期和不定期的检查，对违规的接待进行相应的处罚，形成制度的威慑力，确保国企各项接待工作的各项制度得到有效的执行。

（二）精细管理，确保接待过程中各工作环节无懈可击

接待工作是为国企经营生产活动服务的，要做好这项服务工作，一定要有精益求精的工作精神，力求做好接待工作中的每一个细节。通过制定接待方案明确接待工作中的内容和职责，根据业务部门与来宾的沟通，确定接待的内容，制定接待方案，在接待方案中明确每项工作内容的责任部门、责任人和责任领导，并对工作内容的具体要求进行细化，确保责任明确、指标明确。通过做好接待工作的细节提升来宾的满意度。接待工作中的细节问题，往往是提升接待工作满意度的关键，如夏天和冬天的室内温度;如来宾的民族和对菜品的口味以及荤素要求;如外宾对各种颜色的忌讳;如接待用车中备有饮用热水等等细节问题是接待工作中应该关注的问题。通过接待人员的培训提高接待工作水平，接待工作中涉及诸多方面的内容和细节，需要有精益求精的工作精神，才能确保完美地完成，这就需要通过对接待工作人员进行接待业务的培训，提高接待人员的业务水平。