中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究

马骏

摘 要：学校的档案承载着学校的历史发展，是学校重要的信息资源和教育资源，是实现学校科学管理的重要基础。近年来，随着教育的不断深化和改革，中学档案管理工作也逐步受到重视，特别是信息化在档案管理中的运用。本文主要针对现阶段中学生档案管理工作中的问题进行分析，并就如何提高中學档案管理工作的效率提出了自己浅显的观点，以期与更多的教育工作者，共同探讨中学档案管理的措施，提高中学档案管理水平，促进教学质量的提高。

关键词：中学档案管理;工作问题;工作效率;提升方式

伴随信息化的不断发展，传统的中学档案管理的工作方式已经不再适应时代的发展。中学档案管理的工作方式必须得以创新，运用先进的网络技术以及信息化手段，帮助中学档案管理工作者更快地实现档案管理的标准化和信息化，提高当前中学档案管理工作的工作水平和工作效率。

一、中学档案管理工作问题和现状

近年来，随着教育的不断改革，学校开始逐步重视中学档案管理工作，但是依然存在诸多问题，使得中学档案管理工作的效率比较低下，不仅影响了中学的教学质量，同时也阻碍了学校的发展。问题归纳为如下几点。

（一）资金和人力的投入不足

档案管理工作关系到学校的整体管理，虽然我校已经十分重视档案管理，但是因为资金和人力的不足，导致档案收集存在一定难度。从目前的来看，学校的档案管理制度多为职责和流程框架等相关内容，缺少明确的职责划分，并且缺少反馈机制，当校领导检查工作时才能发现问题，这样就导致档案管理的效率降低。学校的档案分类较多，如文书档案、教学和教师业绩档案、基建档案、会计档案以及声像、实物档案，设计学校的方方面面，由于人力不足，档案管理人员工作量大，就容易出现疏漏，若遇到哪一个环节或者人员松懈，就会导致档案管理工作无法有序开展，直接影响学校的管理和发展。

（二）档案管理人才的培训欠缺

档案管理作为管理的一个专业模块，想要做好档案管理工作，必须聘请专业的档案管理人才，才能使得档案管理工作顺利开展。但在实际的中学教学过程中，档案管理人员的业务水平需要得到进一步提升。尤其是伴随着智能化的推广，如果档案管理人员因循守旧，固步自封，那么档案管理工作就难以实现现代化和智能化，哪怕有专业的档案管理人员，也难以发挥档案管理的最大效用。因此，对现有的人才进行规范化的培训十分必要。虽然档案管理是由专人负责，但是因为学校老师对此不甚了解，在工作中容易遗漏信息，对其进行培训，他们在日常工作中就可以做好档案信息的收集工作，方便档案管理人员整理，确保信息的真实和完整。

（三）规章制度流于形式，重藏轻用

中学档案管理对于学校的发展以及学校的教学管理有着重要的作用，它对于学校的发展，从建立、形成、发展过程中的变化等能如实的进行记录，是学校的重要资源，最为宝贵的财富之一。学校的档案一部分很好地记录了学校的教育经验以及教育成果，体现了学校当时的教学水平。但是纵观中学生档案管理的现状，中学档案管理没有建立完善的规章制度，即使有相关制度，也多半流于形式，档案室的管理十分混乱，没有进行科学的管理分类。对于档案的价值以及开发利用功能不够重视，普遍存在重藏轻用的情况，未能充分发挥档案的服务以及教育职能，没有起到档案管理真正的作用。

（四）现代化程度有待提高

社会在发展，时代在进步，中学的教育也跟上了时代的发展，现代化的教育方式普遍应用在中学的教育上。然而中学档案管理却十分的落伍，没有跟上现代化的发展要求。无论是从档案管理室的陈设、档案管理的设备还是档案管理的手段依旧像一个“裹脚老太太”，没有顺应时代的发展。

二、提升中学档案管理工作效率的有效措施

（一）增加档案管理的资金和人力投入

学校档案管理中要对其分类进行有序归档，就需要人力与资金的注入。招聘档案管理专业人员，根据学校档案分类进行专类专人负责，如文书档案，可以让了解办公室、教导处等工作的人员担任，并进行上岗培训，可以每月汇总一次，并进行标序，然后以文字方式反馈给直属领导，于次年6月底归档。配备档案管理组长，制定相关制度与流程，如档案分类方案和编号办法等，并定期对组员进行培训。根据档案工作的分类和教务进行对接，如上课的声像资料、学校活动的影像资料等，对参与这些项目的老师或者学校工作人员进行档案管理培训，为档案管理人员的收集工作奠定基础。

（二）完善相关管理制度，科学管理，提高档案资料的利用价值

学校档案管理必须建立和完善相关制度，以便工作人员工作时有章可循、有法可依。学校应引进相关的专业人才制定科学的制度，针对档案管理的各个环节和流程制定行之有效的管理措施。如档案案卷形成的全过程、档案的有序管理以及档案的检索功能等。在这个过程中，学校要引进先进的技术和设备，运用现代化计算机技术以及信息化手段辅助档案管理，以达到科学管理的目的。完善的制度，专业的人才有助于学校开发档案的利用价值，学校只有在档案管理中“尝到甜头”，意识到档案管理工作的重要意义，才会更加重视档案管理工作。关于档案管理的利用价值可以从几个方面进行入手，首先，是为学校当前的一线教育以及科研工作服务，通过档案中资源和重要资料的运用，帮助一线教育提高教学质量，促进学校科研工作。其次，是为社会服务，利用档案管理工作，向社会展示学校的风采风貌，提升学校的知名度。

只有明确好中学档案管理的作用，并针对档案管理的现状以及问题进行分析，有效解决问题，才能更好地提升中学档案管理工作水平，提升工作效率。

参考文献

[1] 张冬冬.浅谈如何做好中学档案管理工作[J].黑龙江档案，2013（2）：142-143.

[2] 曾小亮.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].文学教育，2018（9）：82-83.