信息时代办公室档案管理工作的改革与创新

刘灿

摘 要：文章从分析信息时代办公室档案管理工作的特点入手，深入分析其存在的弊端，提出了信息时代办公室档案管理工作的改革与创新策略。

关键词：信息时代;办公室档案;档案管理;改革与创新

随着信息化时代的不断推进，对于办公室档案管理来说，需要进行信息化处理，必须跟上信息化发展步伐。为此，要想顺应社会的发展以及新技术的需求，满足新时期档案管理与服务的要求，就必须对档案管理方式进行创新。不仅需要档案资源的电子化和数字化，也需要档案管理方式的信息化，档案服务方式的便捷化，还要保障档案信息安全，才能在保证质量的前提下，尽可能的提高工作的效率，进而使得办公室档案管理资料更为全面，促进其不断创新。

一、信息时代办公室档案管理工作的特点

信息时代，办公室档案工作呈现出一些新的特点，管理对象从传统纸质文件向电子文件转变，管理方式从传统手工方式向现代信息化转变，服务方式也向远程化便捷化发展。

1.管理对象从传统载体转向数字化

信息时代，不管是档案学研究对象还是档案工作對象都发生了变化，传统的档案学理论研究与档案工作，都是以传统载体为客体，为研究对象，而信息时代，传统载体的文件和档案越来越少，电子文件和数据越来越多。而国家档案局也提出了存量数字化，增量电子化的要求。

2.管理过程向信息化转变

现如今的社会越来越趋向信息化社会，同时，信息化时代也影响着我们的生活。在网络信息时代下，信息化不仅给我们日常的学习、工作、生活带来了影响，而且我们逐渐意识到传统的档案管理已经不适应于现代社会的发展，对于档案的管理还需要引进更为先进的设备。目前，越来越多的单位建立起了自己的档案管理网络体系，而且还将档案管理工作的发展方向向着信息化转变。

3.信息时代的档案管理的快速发展

对于档案管理来说，以前的档案管理总是十分的单一而且非常不全面，往往以纸质记载形式为主，其记载方式已经不能适应现代社会的发展，现如今都变为了电子档案。由于社会科学技术的不断发展，网络信息技术的发展势头强劲，使得档案管理得到了进一步的发展，为此，电子档案随之产生。对于电子档案来说，与纸质版对比，电子档案能够尽可能的提高管理信息等准确度、精准度。同时，还进一步解决了距离带来的问题，方便了异地之间的沟通交流，使其能够以最快的速度得到自己所要的信息。

4.提供多样化的服务模式

具体表现在：在进行单位的档案管理工作过程中，其主要转变为信息时代的档案管理，这种管理模式与以往的管理相比具有较大的优势，不仅使得档案管理工作更加多样化，而且还有利于提高管理工作的效率。另外，还能调动相关员工的工作兴趣，使其更好的投入到工作之中。

二、信息时代办公室档案管理工作中存在的弊端

如前所述，信息时代办公室档案管理对象发生转变，管理方式，工作流程，服务方面等都呈现出一些新特点，因此，针对这些新特点，我们须要分析出存在的弊端，然后再有针对性的思路发展策略。

1.规划与设计存在一定的滞后

对于办公室档案信息管理工作来说，随着信息时代的发展，其中最为普遍的问题在于设计规划布局存在一定的滞后性。对于档案信息资源来说，其要想生成就必须依靠空间地域性，另外还受到资金的影响。为此，基于这样的前提，如果想要制定与实施具有统一标准的规划方案，其必然面临着较大的困难。

2.工作理念存一定的不足

对于以往的档案管理而言，其更像是一个收藏品，难以使其实际的功能以及使用价值发挥出来。然而随着信息时代的不断发展，能够使得信息资源实现及时的调动，并对其进行统一规划。此外由于相关工作人员的服务意识不足，在实际工作中，致使档案管理工作形同虚设，其管理也仅仅停留在表面。

3.管理方式不够科学合理

在办公室档案信息管理工作中，以往的管理方式仅仅依靠工作人员的手头工作以及相关操作，然而这样的工作容易造成很大的漏洞。首先，致使大量的档案材料难以进行及时的更新与汇总。其次，由于其档案管理资料的调取十分有限，使其作用难以发挥。最后，相关的管理工作人员的素质存在不足，专业技术能力不强，所以导致信息化档案管理工作难以顺利进行。一些单位尤其是规模较小的单位，对于档案管理的规定并不科学，缺少有关的详细规定，例如档案管理中的责任制度以及奖惩制度并不完善，致使各类文件较为混乱，号码编制也不科学合理，对单位的生产经营产生了一定的影响，档案的管理与收集等步骤不科学，使得在资料获取的过程中花费大量的时间与精力。

例如在办公室档案管理中，某同事由于年纪偏大，任然沿用传统的管理方式，没有使用计算机技术，当有其他部门的人员需要查看相关资料档案时，只是查看纸质的资料。但是随着档案管理系统的应用，以往查阅、复制档案材料需要30-60分钟，现在只需短短的5分钟，并且使纸质档案量下降了80%，这大大提高了工作效率。

4.材料的收集力度不足

就现阶段办公室档案收集与归档工作而言，存在着材料收集力度不足等问题，降低了材料收集的质量，使得档案管理的流程不规范，部分档案管理人员在工作中将资料随意摆放。为此，企业在档案管理过程中，应进行全程监督，将管理人员的归档模式控制在标准范围内，确保档案收集与归档的质量。此外，资料的不完整、缺乏连续性等问题也是材料收集中的问题，使得资料文件的可靠性降低。

三、信息时代办公室档案管理工作的改革与创新策略

面对信息时代办公室档案管理工作呈现出的新特点，在分析其存在的弊端的基础上，必须要研究出相对的发展策略，才能更好的适应新时期档案工作发展，才能符合国家档案行业发展要求，才能满足社会的需求。

1.创新管理理念

随着信息时代的发展，如果想要使得档案管理工作得到有效的落实，首先应当不断更新档案管理的理念，培养更多的管理人才，激励其进行创新研究，才能有效的促进档案管理工作的开展。其次，对于档案管理工作人员来说，不仅要在心理上给与高度重视，明确自身工作的重点内容，还应当掌握信息化的档案管理工作。最后，单位在进行招聘时，由于年轻人相对更加熟悉信息网络，也更容易接受新型的信息化管理理念，为了以后的管理考虑，应当招聘那些较为年轻的人员。为此，要想在信息时代的作用下提高档案管理工作的水平，就必须不断更新管理理念。

2.健全档案管理信息化工作体制

由于信息化时代的发展，使得单位需要处理的档案信息越来越多，虽然其数据的增多增加了单位建设的参考依据，但是同时也增加了档案管理工作的难度。那么，我们现阶段所要解决的主要问题在于如何有效的利用这些新的档案信息，显然老旧的档案管理模式已经不能处理信息化时代下的档案信息，要想使得档案管理工作更加系统、规范，就必须结合自身工作的实际情况，依据信息化系统的技术特征，逐步建立起一个完整的管理体系，使得各个部门和相关人员都能意识到自己的岗位职责，并建立起一套完整的管理细则。另外，还应当建立监督管理机制以及绩效考核制度。最后，在进行管理的过程中，对数字档案应当给与高度重视，它不仅能方便我们的日常生活，还有利于储存安全性能的提升。

3.加强“云计算”在办公室档案管理中的应用

现阶段，云计算技术已经受到了广泛的关注，其也被应用于我们日常生活中的各个方面，对于云计算技术来说，其是通过许多运算技术组合而成的，是目前我们所接受的较为新型的计算方式之一。在办公室档案管理的过程中引入云计算技术，不仅能够实现对档案数据的分析、整理、总结和归纳，还能大大降低计算的时间，进而减轻了工作人员的压力，使得档案管理更加真实可靠。通过运用云计算方式，可以有效的整理、分析、储存来自政府、企业等大量的数据。由于科学技术的不断进步，档案资料也越来越复杂，不仅包括视频、音频，还有大量的图片需要进行处理，这无疑增加了处理的难度以及储存的容量，而利用云计算，可以有效的处理这些档案，提高了档案管理工作的效率。

4.规范工作流程

在设计档案管理系统时，首先要对现有的工作流程进行优化，其实是系统中的工作流程自动化管理，档案管理、档案服务、归档过程的调度都通过调用工作流引擎中的方法来实现，系统管理、任务分发、过程管理、过程监控完全由工作流驱动承担。完善的工作流管理是系统自动化的基础。如图1。

5.更新管理模式

在以往的档案管理过程中，由于各种原因，经常会发生文件丢失、难以查找急需文件的情况，这严重阻碍了单位的运行，也极有可能为单位带来经济损失。另外，不仅会损害单位的经济利益，而且在对重要的资源进行查找、修复的过程中，还需要调动大量的人力物力财力，这必定会增加单位的成本，以及工作人员的工作量。为此，只有建立科学的管理模式，才能避免上述情况的发生。基于此，通过充分利用新的管理模式，可以将已经记录的文件按照文档的内容以及性质，将其进行整理分类，并依据时间对其进行编号、存档，另外，还应利用计算机等先进设备进行记录，形成电子化档案。

6.提高档案信息的私密性

对于档案管理工作来说，随着其不断发展，只有不断优化与创新档案管理工作，才能使其更具智能化、信息化以及现代化。然而，在具体实施的过程中，由于档案信息资源的存放主要依靠的是一个较为虚拟的网络空间，所以一旦该硬件出现差错，那么就会丢失重要的数据资源。为此，要想有效的解决存在的风险问题，就必须不断提高档案信息的私密性。为了防患于未然，应当提前做好备份，才能使得档案信息的安全性得以提升，从而使档案管理工作顺利开展，使其价值发挥到最大。

7.档案管理及人才培养

实现档案管理信息化，為以后的查档工作提供便利，全面提高人才培养，这就要求办公室档案管理人需要结合以下几点：

第一，为提高档案管理完整、准确性需要档案管理人员在收集档案时认真进行分类、整理。

第二，培养高素质的办公室档案管理人才需要得到单位及相关部门的资金和技术方面支持。

第三，可通过交流来取长补短，相关单位及企业、高校之间、档案管理单位之间、专业工作者之间创造互相交流的机会，让这种交流从而达到弥补档案管理人员自身存在不足的目的，不断的推动办公室档案管理工作发展和进步，开创档案管理的新局面。

四、结束语

笔者从分析信息时代办公室档案管理工作有四方面的特点，管理对象从传统载体转向数字化;管理过程向信息化转变;信息时代的档案管理的快速发展;提供多样化的服务模式。深入分析其存在的弊端，如规划与设计存在一定的滞后;工作理念存一定的不足;管理方式不够科学合理;材料的收集力度不足。提出了创新管理理念、健全档案管理信息化工作体制、加强“云计算”在办公室档案管理中的应用、规范工作流程、更新管理模式、提高档案信息的私密性、档案管理及人才培养等七个方面的信息时代办公室档案管理工作的改革与创新策略。

随着信息时代的不断推进，使得科学发展越来越迅速，人们利用信息化的机会越来越高，不仅方便了我们日常的学习、工作和生活，而且还能为我们提供更为精确的信息。现阶段，将电子媒介应用到档案管理工作中，不仅使得其管理更加方便，而且还最大限度的提高了管理工作的效率，使其更加科学高效。同时，在管理中也会存在一定的问题，为此，要想得到更好的发展空间，就必须不断创新单位办公室档案管理工作的理念。

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（作者单位：湖南广播电视大学）