高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究

金江梅

摘 要：伴随着我国教育体制改革的稳步推进以及高校管理水平的日益提升，档案信息化建设在高校资源建设体系中的所占地位愈发凸显，而基于信息化建设对于高校档案管理工作的重要意义，如何紧抓机遇，进一步就信息化建设模式进行优化，已经成为高校档案管理工作谋求发展所面临的关键问题之一。对此，文章结合实际，深入就高校档案信息化建设所存在的影响因素进行了分析，并指出了具体的解决对策，旨在给予广大高校档案管理人员一定可行帮助，并最终于提升信息化建设水平的基础上推动档案管理工作的创新发展。

关键词：高校档案管理;信息化建设;影响因素;解决对策

现阶段我国高校档案信息化建设情况来看，包括建设资金、建设制度、建设人员在内的多方面因素依旧影响着信息化建设的整体水平，尤其是先进信息技术及设备的缺失，使得高校档案管理工作依旧面临较大发展困境。对此，通过深入分析高校档案信息化建设工作来找寻符合高校发展的建设路径，符合我国高校需求，值得我们给予高度重视。

一、高校档案信息化建设的必要性

1.是高校档案管理工作的必然发展趋势

从目前来看，高校档案管控，是要把纸质文档转变为信息化技术贮存。伴随着信息技术的不断推广，传统手工档案管理模式已经不再适用，取而代之的则是集自动检索、信息管理、高效存储等优势为一体的现代信息化管理模式。因此，对于现阶段高校档案管理工作来说，信息化建设不仅是其发展的必然趋势，同时也将成为其最为主要的发展方向。大学中关于档案管理记载了培养新时代人才和对社会做出贡献观念等功能，这都是高校管理工作的重要组成部分。还包括其他科研方面、考核方面等活动的内容，大学档案管理工作可以加强学生们档案管理和处理工作，伴随着现代社会科技发展，提升科技档案管理有着非常重要的意义，结合可以利用到的信息化建设管理针对实际情况制定完备的档案管理智能流程，这对于推进教学、科研以及行政管理工作都具有紧要的用处。因此，通过研究大学档案管理将先进的信息技术，结合网络上相关资料和技术来保证档案信息化的建设是必然的发展趋势。

2.是高校档案信息运用的重要发展方向

信息时代的快速发展方便了知识信息的传递，这也是现代信息化发展的重要标志。对于大多数高校来说，其往往拥有丰富的服务性档案信息，它可以给高校在校学生档案管理工作等方面带来革命性的变化，而在以往手工档案管理模式中，高校档案的社会利用率并不突出，进而便影响了高校档案管理工作的社会化发展。我们要学会从以往的手工化操作转换为电子化技术的方式，包括我们从前所使用的纸质化材料变成直观方便调查的数字化。对此，依托于信息化建设的全面开展，高校档案的社会效益将得到显著发挥，不仅有助于拓宽高校档案管理部门的服务内容，同时也能够促进高校的服务化发展，所以档案信息化管理是现代高校提高管理效率的必要途径。

3.是高校档案管理方法的关键创新路径

在信息时代到来后，我国高校档案管理工作已经全面进入互联网，这将面临前所未有的发展机遇，大数据的技术为高校档案管理提供了强而有力的整合数据分析能力。尤其是各类管理工具的有效应用，不仅能够大幅减轻档案管理人员的工作压力，通过互联网对信息的连接，可以让高校不同的档案汇聚分类，方便管理和调用查看。同时也能依托先进的自动归档系统有效规避人工操作所致的各种管理误差。此外，基于档案管理工作的信息化发展，高校可就档案管理部门进行进一步整合，有助于提升整体管理队伍的实际工作效率。

二、高校档案信息化建设的影响因素

1.技术因素

针对高校档案信息化建设过程，技术水平始终是影响档案管理工作创新的核心要素。首先，基于信息技术的逐步推广，包括照片、录像、图像在内的档案信息均将成为数字化档案，且即使是纸质档案，管理人员也会通过扫描、微缩等手段来就其进行转化，因此，在档案管理过程中，要想获取较好的管理效果，不仅需要管理人员严格按照存储、编研、分类等步骤进行管理，还对管理系统的技术性有较高要求，但是，于目前来看，大部分人使用信息化检索都是靠人工的语言去搜索，是一种非常简单的方式，效果相对差一些。多数高校在档案数据库层面的建设力度仍有所不足，尤其是數据库安全性的缺失，使得档案管理信息化建设依旧难以得到根本保障;其次，在以往手工档案管理过程中，如何确保纸质档案存储寿命往往是管理人员面临的主要问题，而基于信息化档案管理模式的逐步施行，虽然档案管理的长期性得以保障，但由于多数管理系统存在技术漏洞，使得包括信息失真、丢失或无法识别在内的管理问题依旧尚未解决，同时，在数字化档案管理过程中，要想确保档案安全性和真实性，工作人员往往需就档案信息进行定期维护，因此采用何种维护方法，同样也是信息化建设所潜在的主要风险;最后，除信息化外，服务化也是现阶段高校档案管理工作的主要发展方向，其中，为充分发挥高校档案信息的社会效益，高校需在建设档案数据库的同时有效拓展包括目录检索、原文浏览、编研信息发布在内的多种服务功能，而从目前来看，虽然依托于智能搜索引擎的广泛应用，很多高校已经构建了较为人性化的服务平台，但由于受到高校局域网技术限制，使得以权限设定为主的管理问题依旧在制约着档案信息化建设的真正发展，所以想要实现有效的信息存储，高校就必须要加强内部数据库建设，同时要确保内部资源的完整性、准确性以及真实性。从而实现内部信息资源有效传递，发挥出高校档案管理的有效作用。

2.环境因素

从环境角度上来看，高校建立在自然环境中受所处环境的约束和影响。即使高校拥有足够资金来解决档案管理所存在的技术问题，但信息化建设依旧会受到包括政策、制度、人员在内的多方面因素影响。首先，基于现行高校档案信息化建设体制，考虑到高校档案管理需受到国家、地方等多部门统筹，因此如何保障信息化建设协调、稳定进行，不仅是高校档案管理人员所面临的问题，同时也关乎到多个政府职责部门，伴随科学信息化技术的环境下与社会的各种因素的融合都离不开高校档案信息化。当代背景下，教育产生的文化信息和发展而来的科研技术都能够在档案管理等各种渠道发挥最大作用和价值。高校是培养人才的基地，更迫切需要先进的科学技术，因此实现高校档案管理的信息化是非常有必要的。但是，从目前来看，由于我国尚未构建较为统一的信息化责任机制，使得建设过程极易出现管理不统一、建设不协调的不和谐现象，进而轻则影响信息化建设的有序进行，重则滋生较为严重的社会矛盾;其次，在高校档案信息化建设过程中，任何建设所涉及的义务和权利关系均需要强制性法律、法规来进行约束，而基于当前我国高校档案管理情况来看，不仅全国统一的电子文件存储格式标准和信息交换格式标准尚未形成，同时各地区的档案数据库格式也并不能做到真正统一，因此于政策角度不难看出，当前高校档案管理工作仍存在明显的发展困境;最后，任何先进技术的应用都必须依赖优秀的技术人才，而在高校档案信息化建设人才培养层面，不仅信息化档案管理所需的技术人才十分缺乏，包括管理人才和法律人才在内的复合型人才也依旧十分匮乏，因此如何形成一支高素质的信息化建设队伍，始终是未来很长一段时间内高校档案管理工作创新发展面临的重要问题。

3.资金因素

因为各个地区的高校经济水平发展水平都不一致，少数高校实现档案管理数据库技术比较先进。但是还有大部分地区高校单单配备了计算机和打印机等，只能做到一般的资源处理工作，没有做到完全利用信息化管理档案。为了加快各地高校档案信息化建设，有关档案部门要去引导和宣传高校认识档案信息化的优势，刺激高校投入资金。

三、高校档案信息化建设的具体对策

1.建设信息资源体系，明确信息管理机制

为确保高校档案信息化建设有序、稳定进行，需进一步就信息资源体系进行建设。着重注意培养高校档案管理人才建设，提高整体素质教育。一方面，针对信息收集过程，除了需做好信息调研，确保信息真实性外，还应尽可能依照信息归档价值就人事、党群、行政、教学、科研、基建等不同种类信息有机进行分类存储，其中，针对旧馆藏资源尤其是以往遗留的纸质档案，要做好档案转移工作，尽量规避档案数字化过程存在的信息遗漏问题;另一方面，基于信息资源数据库建设角度，要做好目录数据库建设工作，尽可能建成高水平、高质量的全文信息数据库，尽最大努力优化档案管理人员结构，培训这些人员在管理专业知识、学科知识以及个人的责任心，确保他们具有良好的基础知识同时不断进步完善管理体制，同时完善监督制度，树立不断创新的理念发挥整体优势。例如，针对学生学籍数据库，既要考虑到学生的就业工作，又要完善学生的在校表现，最终保障学生档案信息的全面性和长期性。

2.健全信息服务体系，拓宽档案服务功能

针对高校档案信息服务体系建设层面，除了需依照图一的档案管理机构明确各部门服务职责外，还应于硬件、软件、功能等多个方面提升高校档案管理的整体服务水平，进而在发挥信息社会效益的基础上保障高校档案管理部门的社会化发展。要关注加强培训以及继续教育档案管理工作者，扩大管理者知识层次，不断创新和学习新的知识和技能，加快档案管理信息化建设。一方面，高校要在逐步建设档案信息服务平台的过程中不断就平台功能进行拓宽，其中，高校除了应尽快由“被动服务”转变为“主动服务”外，还应进一步就资源共享进行突出，尽可能在推行档案信息增值服务的同时满足各类社会公众的信息需求;另一方面，于系统角度，高校要积极创新，在广泛吸取经验教训的同时充分运用校内外资金，进而在提升信息化系统安全性和便捷性的过程中改善档案信息化建设的整体水平。

3.完善人才培养体系，优化人才培养方案

档案管理作为高校不可或缺的一部分，随着高校规模的日益扩建显得档案管理尤为重要，新时代的发展要注意管理中发现的问题，利用科学信息化技术和管理手段加强对高校档案管理工作者的质量和效率。于人才培养层面，拓宽人才培养渠道、加强队伍宣传培训往往是提升档案信息化建设水平的主要路径。首先，针对现有高校档案管理人员，要注重思政教育，不断就其责任意识和创新精神进行激发，进而一方面为推动信息化建设高效进行提供动力，要求高校档案管理工作有扎实的基本能力和系统化的专业知识体系以及个人所具备的管理技术和方法。另一方面保障档案管理部门管理水平和服务水平的持续改善;其次，针对计算机技术和网络技术在信息化建设过程中的重要地位，要定期就管理人员进行培训，使其拥有充足的业务水平和专业素养，还要确保工作者运用已有知识不断更新知识库，培养高校档案管理工作者成为综合性人才适应社会进步的客观要求。最终在良好的学术交流氛围下实现信息化建设的协调进行;最后，考虑到复合型人才为高校档案管理人员培养的主要方向，应逐步就现行档案管理部门的薪酬机制和奖罚措施进行优化，进而在端正基础管理人员工作态度的过程中满足档案信息化建设的基本需求。

4.构建管理制度体系，落实管理政策要求

为确保高效档案信息化建设科学进行，除了需要国家下发专门的法律法规来进行约束外，还应通过定期的政府干预和政策协调给予高校足够的帮助和支持。进行档案管理信息化的同时，不能立刻完全舍弃传统的管理模式，要在此基础上不断发展和创新。二者结合做到最好，体现出两者的共同作用，做到良性发展。一方面，针对技术建设过程，要统一思想，尽快构建统一的软件建设标准和硬件选择标准，通过电子数据的导入实现档案管理资源共享，构建出一套汇集、存储、管理等各个环节进而在满足资源共享要求的基础上形成完善的信息化建设体系;另一方面，针对档案数据库建设所涉及的数据库安全问题，要在现有《中华人民共和国档案法》基础上进一步就相关法律制度进行完善，并依托于明确的责任监管机制实现对信息化建设人员的职责监督，进而从根本上规避各种潜在的信息安全风险，高校档案管理信息是现代社会发展建设的关键问题，要着重考虑如何推动变革，优化高校管理体制，档案工作者认识到其重要意义的要付出行动投入更多人力物力建设管理信息化，保证高校档案管理工作的顺利开展。同时，为从根本上确保高效档案信息安全性，要逐步构建长期的隐患預防机制，并在完善应急处理方案的同时有针对性的就档案管理机制进行优化。

四、结束语

综上，基于高校档案信息化建设，文章具体分析了现阶段信息化建设所存在的各种影响因素，其中，为保障信息化建设的协调进行，高校需进一步强化思想，完善制度，并依托于专业管理队伍和多元建设渠道构成健全的信息化建设体系，同时作为高校档案管理工作者需要不断地提高自身素质能力，巩固实践操作能力，为高校档案管理信息发展献一份力，最终以此提升建设工作的整体水平。

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（作者单位：石河子大学档案馆）