大数据时代高校二级学院教学档案管理分析

冯宇

摘 要：在当前社会发展阶段受互联网信息科技以及大数据的影响，各类信息资料的数量整体呈现出爆发式递增态势，其对社会各个领域都产生不一致的影响，而高校二级学院的档案管理领域也涵括在内。怎样更高效的处理基于大数据时代的教学档案管理问题如今已成为高校急需处理的必要工作之一。

关键词：大数据时代;二级学院;档案管理;探析

由于高校档案工作的内容主要是针对信息资源进行管理，而当前又处于信息资源爆炸式增长的境况，因此该项工作整体受到的冲击与影响较大。对高校而言，其工作更侧重于面向社会培育人才，而相应的教学档案则主要围绕该项工作具体展开，即对人才培育全程的累积施教资料进行适时记录及存储，以更好为后续学习及工作提供基础前提。

一、大数据对高校二级学院教学档案管理的影响

1.教学档案管理由量变走向质变

严格来说，高校二级学院的教学档案也具有原始记录这一档案的基本属性。原始记录的特点在于真实性和全面性，因此教学档案在某种程度上是其他文字材料所无法取代的。教学档案主要有两个方面的作用：一方面，可以通过整理和分析学生的教学档案，从而研判出学生们的真实学习需求;另一方面，通过挖掘教学档案中蕴藏的潜在信息，能够辨别出高校教育政策的未来发展方向。随着大数据时代的到来，高校二级学院的教学档案管理工作，将在大数据技术的运用下，更容易地发现各个档案数据的内在相关联系，从而实现教学档案管理工作从量变到质变的提升。除此之外，大数据环境下的高校教学档案储存部门的职责也会发生根本性的变化。教学档案储存部门的工作重心不再仅仅是储存相关数据，而是要重点对档案数据进行分析和汇编，从而为提升学生学习效果以及改进教学方案，提供可靠的数据依据。

2.促进教学档案管理技术的进步

随着大数据技术的兴起和普及，高校二级学院的教学档案管理工作，也必然会朝着信息化建设的方向不断推进，即过去传统的纸质档案向电子档案过度。因此，构建数字化的教学档案室，是大数据时代高校二级学院教学档案管理工作发展的必然趋势。一方面，数字化教学档案室要循序渐进地将纸质档案进行数字化处理。另一方面，要构建相应的教学档案数据库，用以储存数字化的电子档案。同时，考虑到未来的教学档案数据将会以爆炸式的速度增长，目前所使用的磁性和光学载体显然会存在较大的局限性。因此，高校可以与高新技术企业开展合作，采用大数据+云备份的方式，从而节省和优化教学档案储存空间。

3.教学档案管理模式的变革

随着大数据时代的到来，对于高校二级学院教学档案管理的期限和范围，都提出了更高的要求。在传统的教学档案管理模式下，为了节省档案管理成本和空间，工作人员有时候必须对学生档案进行一定的取舍，有时候难免会删除一些学生重要的有用信息。而在大数据环境下，工作人员可以将学生所有的档案数据上传至云备份实现永久储存，这样可以避免误删重要信息的尴尬。另外，在传统的教学档案管理模式下，出于对管理成本和空间控制的需求，有时候只能记录学生的日常学习表现数据，这样一来就无法满足教学档案管理全面性的要求。而在Valune等大数据技术的支持下，可以将学生的在校学习和生活情况统统记录在案， 从而为促进学生的全面发展，提供更加丰富的数据依据。

二、目前高校二级学院教学档案管理现状

1.不够重视教学档案管理

在高校二级学院内一般应单独设置一间资料室，并且派出专业人员进行常规管理，然而现实生活中往往缺少对学院教学档案管理的积极重视，并且基本不会安排专员进行维护与管理，整体上对教学档案管理工作持有一种轻视心理。当上级领导莅临或者开展检查活动时，学院管理层便会临时抽调相关人员适时进行对教学档案的时效性规整，从而应付上级领导小组检查。长此以往，学院的教学档案便一直存在未能持续、优化、规范以及完备的进行细致管理。另外，当该项档案管理工作的负责人仅属于临时抽调性质时，其常常并未接受系统性、定项化的教培活动就直接进行管理。这样实践的施管也仅限于基础存管等，整体难以提升实际管理工作的高效性，也更无法促进教学档案的信息化发展。

2.既往高校扩招的引发状况

近些年高校的招生规模日趋平稳，但受到既往高校扩招的直观影响，众多高校内部的学生数量显著增多，也进一步加大了教学档案管理工作的强度，使具体学院的教学档案管理面临严峻挑战。另外，相应教学档案管理的类别也渐趋多元化，而相当部分的二级院系依旧在档案管理工作中沿袭过往的书面纸质形式。该方式尽管具备一定的价值效用，却实际较难优化契合于社会以及高校的信息化发展，并且纸质版本的档案置放较为困难，其不仅占用较大的空间，还存在一系列存储的精细条件，甚至后期学校的档案存储空间不充分时还会适时对保留年限偏长的资料进行销毁处理，整体上该方式较为浪费等。

3.档案管理急需制度保障

在实践施行二级学院教学管理体制初期学校一般都会基于整体限定目标适时针对常规工作任务进行协调配置，其中二级学院内部的行政施管人员往往并非由一人“垄断”，而是学院院长、书记以及教学辅导员等集体组成，并在实践工作中量化份额、明确分工，整体上的工作效率较为突显。

然而当二级学院体制施行后由于当前恰好处于施行的初始阶段，其内部涉及的工作内容较为繁复，并且既定体制的发展相对较稚嫩，诸如此类的状况使档案管理工作漏洞百出，导致很难在短时期内就适应于高校的真实境况，也无法及时制定出契合于二级学院标准限定的规章制度。与此同时，在二级学院内因教学档案管理制度的内容尚未明晰，使教学品质监控、日常教学及档案管理等多部门人员的职责并未获得体系化配置;又因缺少詳尽制度的依据与保障，使档案管理工作的真正落实缺乏科学依据，从而不利于后续工作的顺利推进。

4.档案管理信息化水平偏低

信息化发展已然成为目前时代发展的导向趋势，随着高校招生人数逐渐拓展，相应的教学档案数目也相继增加。而大多数高校依旧沿用以往的管理形式，使整体档案管理的信息化水平偏低，不利于后期实践管理工作的优化开展。

以客观视角分析可知，造成管理信息化水平偏低的原因有两方面：其一，进行对教学档案的信息化建设往往不可缺少充足的资金支持，而相关二级学院常在资金投入方面较为受限，因此不得不继续选用以往的滞后方式，即在现实信息化设备配套完备的前提状况下由于尚不具备实践应用的权限，使管理的信息化水平难以获得显性提升。其二，高校的母体在教学档案管理方面与二级学院之间的优化衔接工作急待深化，一般更多显现出涉及数据的不相一致等情况，类似的境况使二级学院内部多元档案信息无法获得时效性更新，最终导致档案管理的高效性并未显现。

通过主观化分析可知，对进行教学档案管理的负责人员而言，其自身的专业管理技能水平、综合素质优劣状况等都会直观影响档案管理工作的品质、程度以及高效性。比如，大多数教学档案管理者属于身兼多职，或许从未接受过体系化、专业性的教育培训活动，自身也并不具有丰富的档案管理累积经验等，诸如此类的状况都会直接影响具体档案管理工作的高效性。

5.档案管理工作缺少新意

在高校一级组织内部相对紧要的工作是优化培养受众学生的学习技能，即更注重对学生教学以及师资力量相应维度的投入。在该境况下相应的历史档案管理则常因未能产生较大的经济收益而被淡漠化对待。在二级学院内相应的互联网络技术、新媒体等目前还尚未被规模化运用，大部分还依据沿用固式化的档案管理方式，这些都很难打破既往管理的设限。基于此，在一级组织以及二级学院都未能受到高度关注的前提下，涉及到的档案管理工作往往难以获得创新化发展，对应管理负责人也多以敷衍等心态应付工作。该境况下很难激发人员的积极兴趣，最终使二级学院档案工作的创新化管理也无法真正实现。

三、高校二级学院教学档案创新化管理方法

1.注重教学档案管理工作

在二级学院内为了增强教学档案管理的高效性应先从人员方面入手，适时改变对该项工作的持有观念，进一步增强对教学档案管理工作的高度重视，还可适时安排专项对口人员进行实践管理，并确保施行档案管理人员具备优化的职业综合素养。另外还可顺势开展系列专项档案管理教培活动，以最大程度提升涉及管理人员的专项业务能力与综合素养，从而更好契合于大数据时代的发展实需。

2.培育高素质管理人才

受大数据等多元化影响，社会范围内人才竞争日趋激烈。该境况也对档案管理人才提出更高标准的限定，既要求涉及管理者具备娴熟的技能水平与多元的业务储备，还要求管理者拥有强化的职业素养，以更能动自主的应对繁复的学科背景。基于此，适时开展对教学档案管理者的专项培训工作，并依据学院实况引导管理者逐渐掌握更多元的学识与技术，比如外语素养、档案维护技术、综合文字素养等，还可不定期开展信息化施管技术测试，以有效强化管理者的多元工作技能。二级学院教学档案人才队伍的组建较具体系化，即耗时较长、较为繁复。其中既需要配备更优化的人才培养系统，还不可或缺适时的奖惩与激励系统，唯有这样才能适时加大专项管理人才的组建力度，从而最大化提升教学档案管理工作的高效率。

3.健全与优化教学档案管理制度

为显著提升二级学院教学档案管理的高效性，并确保档案管理工作有所根据，还需适时健全与优化教学档案管理制度，以保障管理工作的有序施进。具体的解决方法常有三方面：其一，依据国家颁布的系类限定有机融合二级学院办学的优势特性，进一步明晰教学档案管理工作的常规涉范，积极运用纸质存储与电子归档相结合的方法进行档案管理，为使其价值效用得以最大化发挥涉及人员还可积极发挥自身的主观能动性，优化运用集纳、储存以及应用等方法，适时对有效信息进行优化处理。其二，基于以上相关优化处理方法还可进一步明晰教学档案管理的内容，尤其是注重与既往的管理内容进行有效分划。其三，管理制度的完善属于一项长期性的工程，因此还需根据高校二级学院的实时变动情况进行适时调整与应对。但导向性的目标依旧是妥善管理好二级学院的教学档案，并且促使其效用的最大化呈现。

4.增强教学档案信息服务能力

新时期下教学档案信息服务功能的最大化展现既可为学院执教者提供更多元的档案信息，也可以显著增强教学的高效性，整体上有利于促进教学改革的顺畅开展。比如，在档案信息管理系统内可以更及时、全面化的集纳与规整各类信息，从而使学院教师及时获取更丰富的国内外改革原理、方法等动态化讯息。

对初入职场的教师而言最有效的经验累积方法即参考教学档案，该方式利于在较短时期内使教师快速汲取经典教学案例的技巧方法等。同时教师还可将教学档案当作参考辅助，适时结合现实教学实况及时优化自身的教学方式，以有效获取良好的教学成效。此外，教学档案还可作为教学评估的基础根据，差异信息可以面向不同受众进行实时共享，利于有效增强档案的信息化服务能力。

5.深化延展档案管理创新空间

二级学院内的教学档案侧重为学生及实践教学服务，而在信息爆炸时代师生往往更偏重于运用普遍化的新媒体技术，却鲜少运用教学档案，甚至认为自身不用实际参与学院的档案管理。然而高校的教学档案管理工作急需师生协同参与，这样可有效规避工作内容交错、档案重复等现象的频现。对此还应深化延展档案管理的创新空间，以更好地促进二级学院档案管理的信息化建设等。

三、结束语

总之，基于互联网科技与大数据时代多元影响，信息量日渐呈现出爆炸式的递增态势，直接性加大了二级学院教学档案管理工作的难度，对应的工作量与工作强度可想而知。基于此，高校应进一步增强对教学档案管理工作的高度重视，还可顺势优化档案管理的涉及体系，有机促进信息技术与教学档案管理工作的科学化融合，以更好地为高校师生提供更多元、丰富的便利资源。与此同时，应势转变二级学院的教学档案管理形式，进一步加大对其信息化的管理力度等，更利于催化高校二级学院的可持续性优化发展。

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（作者单位：海南医学院）