基于“智慧校园”的嵌入式档案信息服务模式探讨

徐健

摘 要本文从国内“智慧校园”建设发展情况引入，分析高校档案信息服务平台的发展现状，探索在“智慧校园”平台进行嵌入式档案信息服务模式开发利用的可行性研究，并针对新模式设计及开发过程中遇到的难题尝试给出可行的解决办法，以期加快现代化档案信息服务的建设发展速度。

关键词智慧校园 档案 信息化 APP

一、前言

从1968年美国诞生了世界上第一个计算机网ARPANET（简称“阿帕”网），到1987年互联网正式进入中国，再到21世纪互联网技术蓬勃发展，尤其我国4G无线通信技术的普及（5G已经开始投入使用）和智能手机技术的不断发展，互联网深刻改变了全社会的生产生活方式[1]13。由政府主导的“互联网+”战略，将各行各业融入互联网这个新家园。“智慧校园”就是在这个大背景下诞生的基于移动互联网的校园“一站式”服务平台。

作为一名高校档案工作者，笔者一直关注高校档案信息服务APP的建设发展动态。通过对各类高校普遍采用的“微信公众号”档案信息服务平台的跟踪调查，发现各校的档案信息服务平台存在关注度低、协调性差、技术能力不足等问题。笔者认为，高校档案信息服务平台应当融入“智慧校园”，统一协调开发利用，才能主动化解自身不足，更好地发挥档案信息在学校教学、科研及服务社会发展等方面的更大作用。

二、高校档案信息服务平台的发展现状概述

笔者调查发现，目前国内的各类高校都在积极开发基于本校档案资源的信息服务平台。以江苏省为例，已经建成使用档案APP的高校有南京大学、东南大学、苏州大学等7所;正在或规划建设的有11所[2]15。前文提到的7所高校均采用“微信公众号”平台来开发本校的档案信息服务平台，虽然各个平台均可正常访问，但不难发现其中存在的不足。

1.檔案APP的关注度低，访问人数少，不利于档案信息价值的发挥。过去传统的档案观念将档案信息视为秘密，只限于少部分人可以查阅和知晓，过于强调档案工作的行政职能。而现代档案观秉承服务大众的宗旨，更多地将档案视为信息和知识的载体，在《档案法》的框架内，最大限度地向社会公众推荐档案信息，提供优质的档案服务。但是，固有的观念短期内难以彻底扭转，包括一部分档案人员以及社会公众，主动接触档案、主动利用档案的意识不强，对档案的关注度不够。这就造成了虽然我们的档案机构为推广档案信息做了许多工作，但是收到的效果却不尽如人意，远没有达到我们大量投入所期望的回报。就高校而言，师生是高校的主体，师生关注的重点永远放在教学、学习、科研、生活服务等与之息息相关的方面[3]。“智慧校园”平台统合了各项功能以后，成为师生网络生活的主要集聚地。如果将档案服务也融入“智慧校园”平台，相当于直接在师生最密集的地方宣传档案，起到的效果肯定是单独建立的档案APP无法相比的。

2.独立的档案APP，与学校其他工作系统无法兼容，不利于档案信息的采集。现在，国家正在推行“大数据”战略。可以说，谁掌握了大数据，谁就赢得了主导权。笔者认为，高校档案部门应该当仁不让地成为学校大数据的掌握者，但是现实却是档案部门长期游离于学校中心工作之外，成为“故纸堆”“养老院”。“智慧校园”建设的中心任务就是将教学、学工、人事、财务、后勤服务等系统融合进“智慧校园”平台，为师生提供一站式服务。档案管理系统必须接入“智慧校园”平台，才能实现与其他工作系统的无缝对接，无论是信息收集，还是档案在线归档，才能不成为一句空话。

3.独立开发档案APP，对于许多普通高校、民办高校、大中专院校乃至中小学校，既缺乏经费支持，又缺少懂技术能胜任的专业人才。开发、运行一款档案APP，需要用到电脑技术、网络技术、文字、美工及摄影等多方面技术。在当前档案专业复合型人才数量少、学校编制紧张、兼职档案人员还大量存在的现实情况下，即使耗费大量经费做出了档案APP，很难说后期的运营效果到底有多好。所以，笔者认为，高校档案部门一定要抓住本校“智慧校园”建设的东风，积极争取融入“智慧校园”统一平台，从而节省巨大的人力、物力。

三、“智慧校园”平台嵌入式档案信息服务模块建设的难点及解决策略

1.学校在“智慧校园”平台开发时，应考虑到档案模块的融入问题。档案管理部门一定要主动汇报，力求学校领导在“智慧校园”平台规划设计之初，把档案服务模块与学校其他管理模块同步设计，至少应预留好相应的接口，方便以后的无缝对接[4]31。

2.做好学校原有的档案信息管理系统与“智慧校园”平台对接。目前，各校都已经使用了各类档案管理系统来管理学校档案。笔者认为，既然要把档案管理模块融入“智慧校园”平台，就不能只做表面功夫，而应该进行实质性的彻底融入，特别要解决好原有的档案信息管理系统与平台对接的技术难题，不能如一些学校的档案公众号，只能做简单的消息推送，其他功能皆无。我们的最终目标是，实现档案在“智慧校园”平台上的“全程管理”。

3.档案管理人员的计算机网络技术水平不足是制约档案管理现代化的主要因素。建设一个依托于“智慧校园”的先进的档案信息服务平台，乃至为各类用户提供符合现代技术水平的高质量服务，最终都要依靠档案管理人员来完成。而新时代的档案管理工作，涉及的专业技能已经不再局限于档案学专业，越来越多地依赖信息与情报学、计算机信息网络科学、美术学等各学科综合交叉运用。以目前参差不齐的档案人员素质水平，恐难以完成上述的“高精尖”工作任务。所以，我们一定要利用好大学校园丰富的人才和教育资源：一方面，依托学校信息化管理中心的技术力量，争取相关专业师生队伍的帮助;另一方面，档案人员也要努力学习基础的计算机网络知识，尽量弥补自身知识短板，双管齐下解决技术人才不足的问题。

四、结语

“智慧校园”建设已经在国内各类学校遍地开花，档案管理的“智慧化”才开始起步。我们已经晚了一步，如果不能抓住最后机遇借势而起、迎头赶上，档案工作“服务社会发展”的口号就难以实现。在软硬件实力均有所欠缺的条件下，依托“智慧校园”平台构建档案信息服务新模式，将是档案信息化服务工作的一剂良方。