铀矿地质档案利用服务信息化探究

牛熙源

摘 要本文通过总结铀矿地质档案利用服务现状，结合信息技术的高速发展对铀矿地质档案管理信息化的影响，对铀矿地质档案利用服务开展信息化建设的有关问题进行了较为深入的分析，阐述了铀矿地质档案利用服务信息化的意义，重点提出了铀矿地质档案及其利用服务信息化的基本思路和方法，在建立铀矿地质档案利用数据库，铀矿地质档案查询、整理、统计信息化，信用单据智能化填制以及在线审批等方面进行了探索研究。

关键词铀矿地质档案 利用服务 信息化 探究

铀矿地质档案利用服务是铀矿地质档案管理工作的重要组成部分，具有为相关铀矿地质勘查单位服务的职能。以大数据和“互联网+”为标志的新兴信息技术的发展，推进了铀矿地质档案利用服务工作的信息化进程。铀矿地质档案利用服务工作的信息化引领与促进着整个铀矿地质档案管理的信息化，可革新传统的铀矿地质档案利用服务方式，拓展铀矿地质档案利用服务模式，提高铀矿地质档案利用服务效率。

一、铀矿地质档案利用现状及方向

铀矿地质档案利用服务是指铀矿地质档案管理部门以收藏的铀矿地质文化财富及野外工作成果为依据，采用合适的方式方法，以直接或间接的方式向利用者及利用单位提供铀矿地质档案信息，为铀矿地质勘查行业服务的业务活动[1]。

1.铀矿地质档案利用服务现状。当前，全国铀矿地质资料馆档案利用服务工作基本实现了信息化，受主客观因素的制约，地方及行业铀矿地质档案馆的信息化建设还不够完善，多数铀矿地质档案馆建设了程度不一的档案管理系统，具备了必要的信息管理与查询功能，但在资料利用服务方面仍存在检索工具单一、手工填制纸质《铀矿地质档案利用审批单》《铀矿地质档案资料交寄三联单》等传统方式，服务手段原始，效率低。

传统铀矿地质档案利用服务工作方式在实际工作中主要表现为以下几个方面的不足：一是信息检索能力不足，查准率不高;二是传统手工填制《铀矿地质档案利用审批单》《档案利用明细记录表》等表单，牵扯了利用者和档案管理员的大量精力，工作效率低;三是超过利用权限、利用范围或因其他原因而未被同意利用的，需要利用者重新填制档案利用审批单，出现重复填单审批的情况;四是因档案利用者书写习惯等原因造成的笔迹不清、涂划等问题，造成拟利用的档案资料、数据信息标识的不准确;五是未能实现无纸化办公和在线审批。

2.铀矿地质档案利用服务发展方向。铀矿地质资料的基础性、战略性国家定位及其固有属性凸显出铀矿地质档案利用服务的重要性，信息時代的迅猛发展对铀矿地质档案资料利用服务信息化提出了新要求。铀矿地质档案利用服务的信息化是档案管理工作整体信息化的重要组成部分，其信息化水平反映出铀矿地质档案管理的社会服务信息化水平，制约着铀矿地质档案资料潜在价值的实现程度[2]。

当前，以人工为主的档案利用审批单填制方式急需改进，以适应档案利用信息化的新要求，实现铀矿地质档案利用查询、检索、审批单填写、审核批准、提供利用等过程的信息化，对推动铀矿地质档案利用服务工作的发展具有现实意义。铀矿地质档案利用服务的信息化是指在铀矿地质档案利用服务过程中，利用先进的信息技术实现良好的人机结合，实现档案利用服务智能化、网络化，满足铀矿地质档案管理信息化的基本要求[3]。

二、铀矿地质档案利用服务信息化路线

1.利用服务信息化技术路线。为了有效提升铀矿地质档案利用服务工作水平，推动其向信息化方向发展，在铀矿地质档案资料数字化、档案管理信息化的基础上，以数据库和管理系统建设为依托，充分利用信息技术积极开发、完善档案管理的信息组织、检索系统，实现铀矿地质档案利用者对铀矿地质数据信息的快速查询、筛选、比对、沟通和决策;通过建立铀矿地质档案利用服务等数据库和信息技术的开发与实践，实现《铀矿地质档案利用审批单》《铀矿地质档案资料交寄三联单》等表单的信息化填制，达到简捷、准确和高效的目的;利用办公自动化系统实现提供利用服务过程的无纸化和在线审批;利用信息检索技术快速实现拟利用铀矿地质信息的检索、摘取、整理等工作。

2.利用服务信息化实现流程。根据铀矿地质档案利用服务技术路线，结合提供资料利用服务过程中每个阶段的不同特点，将提供利用服务过程分为“资料快速查询”“智能化表单填制”“拟利用资料在线审核批准”“整理提供利用资料”等过程，通过利用信息技术的开发实践达到各要素有机组合实现信息化的总目标。

具体流程为“档案资料检索——信息（数据）筛选——快捷导入利用信息（数据）——信息（数据）整合——快速导出、导入相关表单——在线利用资料审核——提供利用”。

三、铀矿地质档案利用服务信息化

1.档案利用服务数据库建设。开发和完善铀矿地质档案利用服务数据库，是实现铀矿地质档案利用服务信息化的必要条件之一，结合工作实际情况，需逐步完善铀矿地质档案管理和利用服务数据库。

（1）数据库结构概念设计。铀矿地质档案利用数据库结构概念设计的主要思路及步骤为：一是新建名为“铀矿地质档案利用服务”的数据库，在其中创建包括“档案查阅记录表”“档案利用记录表”“利用档案表”“利用档案明细表”等八个表单。二是依据逻辑关系及实际需要设立“查阅档案查询记录”“档案利用信息查询”“档案利用明细查询”等五个查询界面以及本单位利用档案信息导出、外单位利用档案信息导出两个宏调用界面。三是根据生命周期法的设计思路，对档案利用数据库进行结构概念设计，明确档案管理各种实体之间及实体与其属性间的联系，确定信息录入的各项限制条件，实现各个管理要素间的联系，组成铀矿地质档案利用服务数据库的E-R图，如图1所示。

（2）数据库与表单挂接方法。打开档案利用服务数据库，将铀矿地质资料查询条件与相关表单挂接，建立表间联系。将“审批单编号（SPDBH）”“利用人（LYR）”“利用单位（LYDW）”“利用年份（LYNF）”“利用日期（LYRQ）”“技术服务费（JSFW）”等项设置为查询字段，并将“利用年份（LYNF）”“利用日期（LYRQ）”字段排序条件均设为“升序”，挂接档案利用记录表中“档案卷次（LYJC）”“档案件数（LYJS）”“文字件数（WZJS）”“文字页数（WZYS）”“图件张数（TJZS）”“光盘张数（GPZS）”“电子件数（DZJS）”“纸质件数（ZZJS）”“利用人次（LYRC）”“技术服务费（JSFW）”等字段，在档案利用信息查询的SQL视图中编辑输入：

（3）主要功能实现。通过上述链接和编码可建立数据库与铀矿地质档案利用服务的对应表单字段间的联系，实现利用服务用户的提问标识和数据库特征标识相匹配，达到借助档案利用查询表（LYCX）来查阅档案利用记录表（LYJL）相关信息的目的，还可通过输入“利用年份”和“利用日期”等快速统计档案利用情况。

2.信息化表单填制。《铀矿地质档案利用审批单》的信息化制作建立在对信息技术的深入研究与实践的基础上，通过实际工作中的开发、探索和实践，实现快捷地信息化填制审批单等利用过程文件单据的目的。

（1）《铀矿地质档案利用审批单》基本信息填制。填制《铀矿地质档案利用审批单》包括“利用者基本信息”和“拟利用档案资料信息”两部分。根据实际情况，《铀矿地质档案利用审批单》电子模板分成单位内部和外单位两种模板格式，“利用资料单位名称”“日期”“审批单编号”“联系电话”“利用单位”“利用人”及“利用目的”等基本信息可在单元格下拉列表中查找与填制。

（2）《铀矿地质档案利用审批单》利用资料信息填制。拟利用资料信息部分的填制要使用铀矿地质档案利用数据库中的“利用档案表”依次录入“序号”“所需档案号”“所需文字页码”“图号”。总体思路是，点击“利用档案信息查询”，借助档案案卷目录表补充完整“档案名称”内容，并在档案利用数据库中导出档案利用数据和相应表单格式到档案利用审批单电子版的对应栏目中，见图2。

具体方法是，使用电子表格软件进行框架设计，对“利用者信息”“审批单编号”“联系方式”“利用日期”“项目名称”及“馆员信息”等可控字段信息对应建立六个新数据表，从数据库中的档案利用明细表中依序导入上述数据。使用电子表格软件中的“数据有效性”功能将上述六个字段与同名表中的字段相挂接。如绑定“审批单编号”字段的做法是依序点击“数据”——“数据有效性”——“设置”——“允许”——“选择序列”——“忽略空值”——“提供下拉箭头”，在“来源对话框”中键入命令“=审批单编号！$B$2：$B$1101”——“出错警告”——输入无效数据时显示出错警告，见图3。

从上文所述的档案利用数据库中选择利用档案表，表内依序键入“序号”“档案号”“文字页码”“图号”等字段，并借助案卷目录表导出“档案名称”，点击数据库中档案利用信息查询界面，并将利用档案信息明细导出到档案利用审批单的利用数据区域中。

（3）《铀矿地质档案资料交寄三联单》填制。第一步表头信息填制。将电子版的铀矿地质档案交寄三联单的表头内置审批单编号和利用单位，通过与利用档案审批单中的内部辅助相关表连接快速导入数据，然后仿照上文挂接表单数据，并依据具体情况选择填制。

第二步利用数据及格式导入。可以选择档案利用数据库为数据源，将利用档案信息查询表内所含的数据与格式导入到档案交寄三联单模板相应区域中并适当调整格式;还可在档案利用数据库中执行如下操作：创建宏（利用信息导出）——操作——选择“Transfer Spread sheet”——参数——迁移类型（導出）——表名称（利用档案信息查询）——三联单完整路径（C：＼Users＼Desktop＼利用服务表单＼三联单.xlsx）——带有字段名称（否）——单击宏——粘贴数据到科技资料三联单模板第一联中。填制完整的档案资料交寄三联单如图4所示。

3.资料整理信息化。铀矿地质档案资料查询、整理信息化是建立在铀矿地质档案管理数字化、信息化之上的，要确保馆藏资料全部数字化、管理系统信息化，才能实现查询铀矿地质档案资料的信息化和归纳整理资料信息化。

（1）准确检索所需资料信息。要实现铀矿地质档案管理的信息化，需研究铀矿地质档案资料的不同类型及特点，关键要选择先进的信息组织形式，建立科学的组织结构，依据铀矿地质档案资料的不同类型特点，实现“标题检索”“主题词（关键词）检索”“图像检索”“声像检索”“全文检索”“摘要检索”等功能，实现高查准率、查全率。

（2）全面整理利用铀矿地质资料。对检索查询拟利用的铀矿地质资料，利用铀矿地质档案管理系统（平台），通过对有关专业软件的探索实践，结合铀矿地质档案资料利用服务数据库建设，实现对检索、审批后的单项资料的导出和复制，实现对所要利用资料的拷贝、导出、汇总、扫描等工作，实现对拟利用资料的科学分类和归纳整合。

4.档案利用在线审批。档案管理人员在利用者填完《铀矿地质档案利用审批单》中的利用信息后，在审批单“馆员”一栏中使用下拉菜单调用电子签名，借助单位内部局域网将填制完成的《铀矿地质档案利用审批单》传送至有关单位领导审阅。为确保涉密铀矿地质资料的安全，依据不同的资料密级，通过相对应的传输途径实现铀矿地质资料安全传输。

铀矿地质档案利用服务工作服务于铀矿地质勘查相关行业和国民经济与社会发展的需要，是增强行业内外联系的重要途径，其信息化建设程度影响着铀矿地质档案利用服务能力和水平。实现档案资料查询、整理、利用审批以及信用单据填制的信息化，是对传统铀矿地质档案利用服务方式的创新与突破，可有效提升铀矿地质档案利用效率，缩短利用档案的审批时间，降低相关人员的劳动强度，提高其服务效率与服务质量，进一步推动档案管理全过程的信息化建设。