数字环境下高校口述档案采集及传播策略

种金成 张菱菱

摘 要目前，口述档案工作越来越受到高校档案部门的重视，口述档案工作的开展需要以规范和制度为保障，从总体进行规划，并进行全过程的跟踪和管理。文章从工作实际出发，分析了高校口述档案工作的采集模式、采集主题、采集流程以及如何进行编目、存档和利用，最后阐述了数字环境下口述档案的采集传播策略。

关键词口述档案 数字环境 档案征集 采集模式

随着高校档案信息化程度的不断提高，高校口述档案的采集及传播模式也在发生变化。高校口述档案建设是对学校档案信息资源的有效补充，不仅使得档案馆藏更加丰富、立体、生动，同时也为高校修史编志提供素材及参考价值。因此，高校在进行口述档案建设时，要注重规范流程，制定合理的规章制度，并对开展口述档案建设过程中出现的问题找到解决对策，不断积累口述档案工作经验。

一、高校口述档案的采集模式

1.高校口述档案独立采集模式。档案管理部门根据一定的原则和主题，自己安排档案管理人员，提供设备对特定人员进行口述采集，最后对形成的口述资料整理、存档，形成一系列有价值的档案资源。这种模式下一般都是档案部门依靠自身人员、经费等力量完成整个口述档案的采集过程，目前这种模式在高校比较常见。

2.高校口述档案的合作共建模式。档案管理部门在开展的口述档案涉及面较广、研究度较深的时候，往往需要耗费大量的财力、人力和物力，这时候单靠档案部门自身的力量是无法完成的。这就需要档案部门和其他部门或者社会机构、个人等共同合作，开展相关主题的口述档案项目。合作期间，各部门或者组织可以根据各自优势，明确分工，有些经验丰富的档案部门可以主要负责口述档案资源采集的培训以及口述档案资源的整理和保存[1]29，组织口述档案全过程的策划以及口述档案资料的后期整理和存档，而经验不足的合作方只需负责出资、出物，从而达到合作共赢的目的。

3.高校口述档案的社会征集模式。社会征集模式的主体不是高校档案管理部门，而是由档案部门出面将社会组织机构或者个人独立形成的口述档案征集过来，存档保管并提供利用。这种模式在高校口述档案采集中并不常用，但是在数字环境下也可以作为一种重要的口述档案采集模式。例如，可以通过档案网站，自媒体平台等发布相关的口述档案主题、素材等面向社会征集口述档案成果。

二、高校口述档案的采集主题

1.挑选“重要人物”专题。每所高校从建立到发展的过程中都会出现一批在学校发展中做出重要贡献的人，比如学校领导、教授、专家学者、两院院士等，他们对学校发展做出的努力，见证了学校的成长和壮大，缔造并传承了学校文化，对先进教学方法、理念等方面具有不可磨灭的影响，这类题材比较常见，通常可以通过各个角度对该人物进行口述采集。例如，个人成长、求学经历、工作经历、家庭婚姻、获得的成就等方面，通过重要人物的个人经历讲述来追述学校的历史。以南京中医药大学为例，我校建校初期，就为新中国高等中医药教育培养和输送了第一批师资，主持和编撰了第一套教材、教学大纲，诞生了中医药界最早的学部委员，先后走出了5位院士、14位国医大师和全国1/3中医药院校的校长、副校长，培育了苏里南共和国总统陈逸仙、“欧洲中医之父”马万里等一批优秀人才。这些对学校乃至全国中医药事业做出重大贡献的人物都是口述选题的珍贵人选。

2.精选“特色题材”专题。特色题材专题是根据不同高校在教学、科研等过程中形成的利于全面反映本校教学模式和特色的题材，它的特点是往往更加专门和深入，对校史发展过程中的某一段历史、某一事件的反映更加翔实。例如，某高校建校初期教研室成立专题、近期公布的高校“双一流”大学建设专题。这一题材的类型还可以具体到学校发展过程中的校园文化和意识形态等。例如，校风校训专题、教学理念专题等，通过采访特定的人物来了解这些形成的背景、历程，对传承校园文化起到更好的作用。

3.筛选“学科建设”专题。学科建设是一所高校的核心之一，为了记录和了解学校学科建设发展，可以根据不同层面来确立和挑选学科建设口述专题。一是学校科研层面的专题，例如本校科研成果、技术创新、科研方法等方面的专题。二是科研实践层面，也就是学校学科建设形成的一系列成果、获奖等方面的专题。三是组织机构方面，比如某些专业学科的成立，师资的建设，课程的安排等方面的专题。通过采访重点学科、教研室带头人、老教授、专家等来记录本校学科建设历程。

4.甄选“校史沿革”专题。为了使广大师生更好地了解校史，高校档案部门可以甄选学校发展过程中的某一特定历史时期，以学校的历史沿革为题材确定口述档案专题。例如，一些办校历史悠久的高校可以建校初期、抗战时期、“文革”时期、改革开放时期等为时间轴节选时间范围，也可以学校的历史变迁，如学校的迁址、拆分、合并等为专题进行口述档案采集。采访的对象一定是要經历或者听闻过那个时期的人物，从而真实反映校史。

三、高校口述档案的采集过程

1.明确采集主体。口述档案的采集，首先要明确采集的主体是谁，谁来负责采访，这就对采访主体素质有一定的要求，不仅需要他具备档案方面的知识，还需要具备一定的新闻传播方面的采访和沟通技巧。但是一般情况下档案部门工作人员的业务知识较为单一，需要有针对性地培养或者利用这方面的复合型人才。例如，可以建议学校宣传部门的老师来担任部门兼职档案员，在进行口述档案采集时与其合作。

2.确定采集对象。口述档案工作开展前要明确采集的对象是谁，根据本校实际情况和校园文化宣传的主体选定口述档案采集对象，明确是“重要人物”“特色专题”“学科建设”还是“校史沿革”等方面的主题，有针对性地确定被采访对象，并且提前沟通，以达到事半功倍的效果。例如，选定学校某学科带头人进行口述采集，需要提前与其沟通，告知采访内容，预约时间等，让其有充分的时间来准备。

3.拟定口述提纲。明确采集对象之后，口述档案小组需要做好前期准备工作，首先要通过查找资料，了解采集对象的背景，拟定采访提纲。所拟定的提纲要能够通过多个角度来对该人物及需要讲述的历史内容进行全面记录，从什么问题开始到什么问题结束，采访时间节点的分配、问题的层次等。

4.正式进行访谈。在访谈之前，一定要确定好采访的地点，要挑选能使受访者心情愉悦的地方，最好是环境幽静、无外界打扰的地方。还要了解受访者的身体状况，如果是年老体弱者，在采访过程中需要注意时间的把控，每隔一段时间让受访者休息一下，整个采访时间不宜过长，一般保持在两个小时左右，如果采访内容较多，可以按照专题内容分为多次采访。采访过程中要学会倾听，提的问题要清晰、简洁、明确。整个采访过后要对受访者的姓名、年龄等基本信息进行确认，录音、录像要贴上对应的标签。最后，要跟受访者对收集的信息涉及的权限（所有权、试用期、著作权）等法律问题进行说明和确认，以免日后引起不必要的法律纠纷。

四、高校口述档案的存档和利用

1.口述档案的整理。口述档案的整理过程，一是对采访过程中形成的实物和声像资料进行分类鉴定，对采访时间、地点、问题、访谈方式、采访结果等形成明确的纸质说明材料。二是对形成的录音、录像等声像材料进行文字转换工作，将录音按照访谈大纲分类转换成对应的文字材料，并且将内容请受访者阅览后签字，档案部门盖章存档。

2.口述档案的编目。对该主题的口述档案进行编目处理，一般是以“年度+受访者姓名拼音（首字母大写）”给定档号。例如，2019年对张三进行采访，对应的档号就是“2019-ZS”，还可以根据实际情况添加下一级档号，并将对应的目录材料输入档案管理系统。

3.口述档案的保存。对整理编目之后的口述档案以受访者或者某类主题整理保存，编制案卷和卷内目录，将采访过程中形成的声像档案及时脱机备份，并存储在恒温、恒湿的防磁柜中，采用光盘、硬盘不同介质同时存储，并且需要定期检查以确保数据安全。

4.口述档案的宣传和利用。档案部门每结束一次口述档案采访，最好进行一次主题宣传，形成新闻通讯稿发表在网站，或者通过微信主题推送、画报画展等进行宣传，让广大师生知悉，提高口述档案的利用率。

五、数字环境下高校口述档案采集传播策略

1.构建口述档案信息专题数据库。高校档案部门要将征集的档案资料及时进行数字化转换，按照不同人物专题、学科专题、校史专题等汇集成不同的专题信息数据资源，形成对应的检索目录，通过档案信息管理平台提供有声档案在线服务，便于编研者对相关主题口述档案资料的深度研究。

2.征集特色口述档案，建立特色档案信息资源库。高校档案部门可以根据本校办学特色征集特色口述档案，如军工类的院校在进行口述档案征集时突出军工院校办学特色;中医类院校突出中医办学特色和理念，彰显中医文化精髓。同时将征集的资料，整理归档后形成特色口述档案信息资源库，通过网站、微信等平台定期展示馆藏特色口述档案内容。

3.健全口述档案管理规章制度。目前，关于高校口述档案方面的规章制度较少，需要制定一系列的规章制度来确保口述访谈流程的制度化、合理化。例如，采访征集流程、归档方法、保存办法，采访双方之间的权利，收集工作奖惩办法，口述专项经费使用监管程序，合作组织机构或个人应遵循的规范等方面制定相应的口述档案管理制度[2]61。尤其是数字环境下的声像档案标引规则，数字化规范等需要重点考虑，从而使口述档案的收集全过程以及保管利用等方面有章可循。

4.加强在线口述档案征集。数字环境下口述档案的征集方式也在悄悄发生改变，口述档案的采集要突出便利性，这就使得在线口述档案征集成了一种新的征集方式。在线口述档案是把一类口述档案主题通过各种渠道公布于网络，使得广大社会群众获悉，并通过口述档案在线征集平台提交相关的内容（包括切合主题的音频、视频、受访人的传记材料、一些实物资料的扫描件、拍摄件等）。在线口述档案的征集首要解决的是在线征集平台的搭建和管理，充分考虑系统平台的搭建目的、目标受众、能提供的资源和服务等，解决口述档案的在线传播文件格式、储存空间等技术问题，实现可持續征集。

5.优化口述档案检索功能，丰富传播路径。数字新媒体环境下，信息的传播更加方便、快捷，传统的档案宣传基本仅靠展览和网站新闻来实现，数字环境下的口述档案工作要加强新技术的应用，通过自媒体技术、大数据技术以及互联网平台的应用，促进口述档案采集和传播的效率和质量。可以通过建立档案微信公众号、档案微博公众号、档案APP等来实现口述档案信息的查询和检索，对档案检索功能进行优化，做好口述档案信息类目导航，提高用户体验的满意度。

6.丰富传播形式，强调互动性。数字环境下，高校档案部门需要深入分析新环境下信息的传播模式，增加口述档案信息资源的吸引力。在保证口述档案信息真实的情况下，丰富口述信息内容的表现形式，比如在视频编辑过程中可以适当穿插生动的动画讲解，引入VR虚拟现实技术，通过三维方式还原历史，让受众更加直观地感受档案信息，加深对口述专题的理解。也可以制作成专题电视片在网络平台点播或者通过手机直播方式实现与大众、受访者之间的实时互动，使得口述档案的传播方式更加新颖、多样化。