烟草企业采购中的规范管理探究
2020-06-21李艳红
李艳红
在实际烟草企业采购管理中仍然存在一些问题,包括集中采购采购模式的低效性及不规范性、采购项目管理水平的欠缺、我国市场经济法制的不完善等,这些问题的存在对于我国烟草企业的发展产生一定的负面影响,需要从人员安排、模式优化、体制完善等方面为烟草企业的发展创造良好的环境条件,
一、烟草企业采购中存在的管理问题
(一)烟草企业集中采购模式较为低效
烟草企业实行集中采购模式,有其优势,可以极大规范采购行为,提高采购效率。但是,随着时间的推移,这种集中采购模式的弊端也开始显现,主要表现在以下两个方面:第一,指向模糊化,集中采购模式对于烟草企业来说可以提高采购效率,但是却难以在除物资、服务等采购项目之外的项目中进行详细的规定,从而导致定点模糊化。同时,对于一些价格波动幅度较大的采购项目来说,其难以借助定点采购模式来应对市场环境的变化,并不能达到理想化的管理效果。第二,集中采购模式将供应商进行固定,这样就难以通过市场竞争来获得更加优质的供应商。供应商一旦形成地位的稳定,则会缺乏斗志,进而降低供应产品的质量,为了获得所谓的高盈利,甚至会以次充好,拿低劣的、不合格的产品来充当优质商品,从而影响烟草企业的健康发展。
(二)采购项目管理水平的欠缺
当前,党和政府高度重视烟草行业的发展,积极规范其市场行为,从而对于采购项目管理水平的提高有着积极促进作用。但是,从实际来看,烟草企业对于采购项目的规范管理虽然有了较大程度的进步,但是离理想化水平还具有较大的差距,也就是说在采购项目管理中还是存在力度较小,管理不足的问题,加大了企业生产成本的投入。具体来说,管理力度较小主要有以下几方面的原因:第一,责任划分不明确,项目的责任主体较多,使得项目责任的划分较为混乱。不同部门共同进行采购项目的管理,不仅使得管理人员素质参差不齐,更会因为沟通的不及时导致责任的推卸和问题的严重化发展。第二,采购项目管理存在滞后性,对于烟草企业的采购项目来说,其包含很多环节,也常常会因为环节衔接问题导致采购周期的延长,进而出现成本投入过大等问题。在较长时间跨度的采购周期中,管理人员常常会产生变动,导致最后大家都缺乏责任意识,进而降低了采购管理水平,造成了无意义成本的投入。
(三)我国市场经济法制不健全
对于烟草行业的发展来说,我国不完善的市场经济法制制约着其健康发展。我国有关法律法规偏重于关注烟草招标人的利益,而忽视了对于烟草投标人的利益保护,从而导致双方力量的不均衡。烟草企业的利益常常会受到恶意投标人的损害。只有基于完善的市场经济法制,烟草企业的利益才能得到有效保护,才能杜絕各种不当交易,从而规范行业的发展。
二、关于进行烟草企业采购规范管理的有效手段探讨
(一)提高烟草企业的员工素质
烟草企业的发展离不开员工的积极作用,所以必须要重视队伍建设,从思想意识层面帮助其树立正确的思想理念,实现安全生产。第一,要帮助企业员工树立责任意识和风险意识,充分意识到当前烟草行业竞争的激励,从而意识到采购工作规范管理的重要性,从而以更加积极负责的态度进行采购项目的执行,降低企业发展的风险。第二,要做好相关的培训教育工作。做好员工的岗前培训教育以及在岗培训教育,帮助其树立终身学习的意识,围绕采购项目的重点环节开展培训课程,帮助员工全面掌握采购项目所需要的知识和技能,进一步提高员工的总体素质。对于烟草企业来说,必须要重视采购团队的建设,真正打造一支素质过硬的企业采购团队,从而提高采购项目的实施的质量水平。
(二)建立健全制度体系
首先,要根据企业实际情况来进行制度的制定和完善,从而严格规范采购行为。其次,还要建立相关的配套机制,例如考核机制,从而对采购人员的工作质量和效率进行科学管理,通过奖励惩罚等方面的措施来激发员工工作的积极性。此外,还要建立长效监察管理机制,确定合理的时间段进行抽查等监督行动。同时,也要完善采购业务制度,规范采购流程,从招标文件、合同文本的制定等方面来进行业务水平的提高。最周,要建立项目检测档案,对于所有检查出的问题要做好记录,同时及时跟踪问题的整改情况,确保采购问题能够得到有效解决。
(三)积极转变采购理念,实现采购模式的优化
从当前的时代环境来看,传统的采购理念以及采购模式已经不能适应当下的烟草行业发展,因此,必须要积极转变采购方式,不断优化采购模式。采购模式是采购理念转变的一种具体体现,采购理念是市场方式优化的力量引导。当前公开招标、网上采购等采购模式可以打破传统采购模式的单一化,引入市场竞争机制,从而更容易筛选出优质的供应商,既可以降低烟草企业的成本投入,也可以保证烟草企业产品生产的质量。同时,也需要建立完善的供应商管理评价机制,这样才可以基于一定的评价标准进行双方的合作,有利于实现互利共赢,形成一种较为高效的工作状态。
(四)做好过程控制
采购过程控制相对来说具有难度,也是风险较高的一个环节,存在较多可变因素的干扰。但是,加强过程控制是烟草企业进行采购项目管理规范的必要手段。第一,要明确采购范畴,基于科学合理的采购目录进行采购,从而确保采购项目的完整性。第二,要进行程序管理,严格把好各个关口。第三,要做好风险控制,基于可能存在的风险点做好防范措施的制定,从而应对突发事件的发生,及时采取有效的解决措施。第四,要做好对于采购文件的审核,对于采购人员实现责任制,一旦发生问题需要及时找到责任人进行问题的处理和追责。第五,要做好招标活动的管理,避免各种不正当交易的出现,从而实现招标的专业化,公正性。
(五)建立采购管理信息系统
随着信息技术的发展,其被广泛应用到各行各业的发展中去。对于烟草行业来说,烟草企业在进行采购项目规范管理时也要借助信息技术,建立完善的采购管理信息系统,从而实现企业管理的创新。采购项目的管理离不开大量信息的支持,但是信息的搜集,整理,保存以及分析应用是一项较为复杂的工程,单纯依靠人力来进行难以保证工作质量和工作效率,因此必须要借助采购信息系统平台的搭建,从而规范采购流程,极大了减轻管理人员的工作负担,提高管理的效率。对于一些重点环节采取重点管理的手段,进而实现有效的管控效果,进而加强各个环节的衔接。
三、结语
烟草行业是我国重要的经济产业链,是国民经济的重要构成。随着社会的发展,行业得到迅速的发展,但是也暴露出各种问题,从而影响烟草行业的可持续健康发展。我国烟草行业实行专卖专营的体制,行业发展涉及到的企业众多,因此,做好规范管理对于行业发展,整个社会的稳定都有着积极意义。明确问题的存在,进而做好问题的解决。(作者单位:中国烟草总公司云南省公司)