从现代人力资源管理看人事档案管理工作

刘伟鑫 魏育华

【摘 要】随着时代的发展，人力资源管理在企业发展中的作用越来越明显。我国众多企业在发展中认识到人力资源管理的重要性。人事档案管理是我国企事业单位人力资源管理的重要方面，对人力资源管理水平的提升具有重要意义。文章主要从现代人力资源管理的特点入手，基于现代人力资源管理理论阐述了当前企业人事档案管理的不足之处，重点论述促进企业人事档案管理工作的方法，希望为更多企业人事档案管理提供参考价值。

【关键词】现代人力资源管理;人事档案管理;管理水平

【中图分类号】TP3;F42 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2020）05-0207-02

随着社会经济和政治的发展，人力资源管理对于企业发展的作用越来越明显。人力资源管理水平也在经济发展和企业转型升级中不断完善，目前人力资源管理已经是经济时代下的重要资源。人力资源中对人才的管理和配置就是对知识技能的管理，通过这样的方式可以有效弥补传统人事管理的不足，促进人事管理工作发展。

1 现代人力资源管理与人事档案管理简介

现代人力资源管理是根据经济学和人本主义思想的指导，通过招聘、甄别、培训、薪资报酬等手段对人才进行合理配置，以满足企业岗位设置和发展需要。现代人力资源管理主要包括人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理及劳动关系管理6个板块。通过对这些内容的综合管理达到人尽其职、物尽其用的效果，促进企业发展。

人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管及鉴定统计等活动的总称。人事档案管理是在人事管理活动中形成的，用来反映个人经历、奖惩情况、社会关系、学历情况等，为相关部门进行考察和选拔工作提供参考依据。随着经济的发展和社会的进步，人事档案管理工作也出现了新的要求，人事档案管理工作必须转变方法，积极引进新思想，促进自身发展。

2 现代人力资源管理与人事档案管理的关系

社会经济政治的发展对人事档案管理工作提出了更高的要求，为适应发展需求，部分企业在人事档案管理中积极采用现代人力资源管理的思想，转变传统人事档案管理的方法和策略。

结合我国企事业单位现状来看现代人力资源管理与人事档案管理。一般企事业单位内部不仅人员设置复杂，并且工作内容涵盖面广。因此，企事业单位不仅要完成日常工作内容，维持单位正常运行，还要对员工与其他资源进行管理和配置。与基本的管理内容相比，人力资源和其他资源的配置与管理更重要，因此人力资源在企事业单位中具有较高的地位。只有加强人力资源管理，提高管理水平，才能优化企业内部人员配置和整合，促进企事业单位的正常运转和工作效率的提高。人力资源管理的实质是对企事业单位内部人员的综合管理。通过人力资源管理提升企事业单位的竞争力，促进企事业单位转型升级。

特别是经济发展、信息化时代的到来，企业之间的竞争核心是对人才的竞争，对知识的竞争，所以人力资源管理已经成为企事业单位发展战略中的核心竞争要素。

企事业单位的人事管理主要是对员工人事档案的管理，档案中包含着员工个人基本信息。通过员工的人事档案能够真实地反映员工的个人经历、学历水平、业务能力、兴趣爱好及思想品质等情况。人事档案管理不仅是企事业单位人事管理的重要方面，同时也为企事业单位考察、选拔、任用员工提供重要依据。

由此看来，企事业单位的人事档案不仅是企事业单位档案的重要组成部分，更是企事业单位现代人力资源管理的基础内容。现代人力资源管理与人事档案管理是一个有机整体，二者具有密不可分的关系，并且现代人力资源管理和人事档案关系几乎同步发展。在发展中人事档案管理为现代人力资源管理提供所需相应的基础信息资料;同时现代人力资源管理活动的开展主要依赖于人事档案管理工作的支持;并且人力资源管理活动也为人事档案资料的更新和管理提供契机。通过二者的关系可以看出，现代人力资源管理与人事档案管理相辅相成，人事档案管理质量决定了人力资源管理质量水平;人力资源活动促进了人事档案资料的更新。现代人力资源管理和人事档案管理都对企事业单位的生存发展具有重大意义。

3 人事档案管理中的问题分析

虽然目前我国部分企事业单位在发展中都认识到了人事档案管理的重要性，加强了人事档案管理工作，但是在实际发展中人事档案管理仍然存在一些问题。

3.1 管理制度有待完善

企事业单位人事档案管理制度有待完善。虽然我国部分企事业单位在发展中认识到了人力资源管理工作的重要性，但是很多企业没有意识到人事档案管理工作与人力资源管理工作的关系。因此，人事档案管理工作缺乏明确完善的制度。制度缺乏影响了人事档案管理工作的质量水平，在实际管理中如统计归档和数据更新，無人进行或存在推诿、扯皮等现象。制度不完善情况下，一旦出现问题缺乏责任主体。

3.2 管理人员思想观念陈旧

目前，我国企事业单位人事档案管理部门一般由人力资源部门兼任，很多企事业单位缺乏专业的人事档案管理人员，因此人事档案管理质量有待提高。多数企事业单位的管理层都没有认识到人事档案管理的重要性，因此对人事档案管理人员的培训重视力度不足，导致多数企事业单位人事档案管理人员由非专业的人员担任，造成档案混乱、数据信息陈旧等情况频频发生。

3.3 管理水平落后

企事业单位中管理层对人事档案的重视不足限制了人事档案管理水平的提高，此外人事档案管理技术水平落后也阻碍了企事业单位人事档案管理工作。我国多数企事业单位的人事档案管理缺乏先进的技术水平。虽然部分企事业单位引进了现代信息化技术，但是由于管理操作人员信息技术水平不足，因此很多企事业单位的信息化设备都被束之高阁，并没有投入使用。缺乏先进的管理技术，导致人事档案工作信息更新繁琐且缓慢，无法为人力资源管理活动提供准确的信息资料。

4 基于现代人力资源管理加强人事档案管理工作的路径

基于现代人力资源管理加强人事档案管理工作需要从多方面入手，建立健全人事档案管理制度;加强人事档案管理人员的专业化水平，并积极引进现代化管理设备，促进人事档案管理工作优化升级。

4.1 建立健全人事档案管理制度

促进我国人事档案管理工作的提高，企事业单位要建立健全人事档案管理制度，为人事档案管理做好制度保障。首先企事业单位应根据自身的人事档案管理现状制定科学的管理标准，及时整改人事档案管理前期出现的问题，确保人事档案管理制度有效实行。其次规范人事档案管理具体环节，包括档案的归档和借阅等，要在企业内部形成正确的认知，严禁任何人私自借阅档案。规范人事档案管理各个环节，为企事业单位人员实行人事档案相关行为提供参考，避免人事档案丢失和损毁。通过完善制度确保人事档案安全，提高管理水平。

4.2 加强人事档案管理人员专业水平

提高企事业单位人事档案管理水平不仅要完善管理制度，还应加强人事档案管理人员的专业水平。很多单位的人事档案管理人员都是非专业人员，导致人事档案管理质量不高。首先，企事业单位应为人事档案管理选拔专业人才，保证管理人员的专业化素养。其次，加强对人事管理人员的培训。随着现代化信息技术的发展，人事档案管理员不仅要懂得管理学和档案学相关知识，还要充分掌握计算机相关知识，确保能够熟练运用现代化设备。通过培训能够提高管理人员的职业素养和综合素质。

4.3 提高人事档案管理技术水平

企事业单位在加强人事档案管理工作时要注重与现代科技相结合，提高人事档案管理的技术水平。企事业单位应积极引进现代化设备，加强对现代化设备的使用率。可以结合电子设备对档案进行整理和归档等工作，通过计算机程序能够实现快速信息筛选和检索，提升档案整理、统计归档的效率。

5 结语

总而言之，现代人力资源管理与人事档案管理关系密切。现代科技发展让企业之间的竞争从原始资料的竞争转变成了人才和知识的竞争，因此人力资源管理的质量水平直接影响企业的核心竞争力和发展。人事档案管理为人力资源管理提供数据基础，为人力资源活动提供保障。可见，提高企事业单位人事档案管理对企业发展具有重要意义。

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