事业单位档案管理规范化的方法

田园

【摘要】檔案是单位重要的信息资源。随着档案资料数量和种类的增加，档案管理工作需要进一步规范化，建立完善的管理体系。本文主要从探讨管理体制及工作流程入手，思考档案管理的创新，探索贴近单位具体业务的实践方式，并研究事业单位档案管理规范化的方法。

【关键词】事业单位;档案;规范化管理;方法

事业单位是我国政府设立的社会服务性组织，其功能多种多样，服务内容涉及教育、卫生、文化、科技等多个领域，事业单位的档案信息数据量大、信息繁杂，与国民的生活息息相关。随着事业单位近年来的发展和变革以及信息产业技术的发展应用，传统档案管理模式已经无法适应事业单位发展的需求，档案规范化管理成为必要的管理要求。

一、事业单位档案管理的特点

与机关、企业相比，事业单位的档案具有以下特点：第一，档案门类多、数量大，档案内容和数据来源于基层，是国民生产生活的重要资料，能够从整体上动态反映出社会和经济发展的趋势。第二，事业单位的档案大多是第一手材料，内容涉及个人、行业的具体信息，针对性强，利用频率高。第三，事业单位的档案涉及个人、社会乃至国家的重要信息，涉及个人隐私、国家秘密方面的档案比例较高，具有很强的保密性。

二、事业单位档案管理规范化的方法

（一）提高事业单位档案管理重要性的意识。事业档案全面记录和反映了单位建立、建设和发展的历史过程，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，是宣传教育的生动教材。事业单位档案工作是一项基础性管理工作，为各项综合业务的开展创造了必要条件，对规避和抵御各种风险，推动各项事业持续发展起到重要作用，也成为衡量事业单位管理水平的重要标志。要从根本上规范事业单位的档案管理工作，首先要提高对档案管理工作重要性的认识，全面加强管理，在硬件设施、工作环境及人力方面给予大力支持，建立一整套行之有效的管理制度，从制度上奠定良好的管理基础，让档案管理工作有章可依，将档案工作纳入个人和部门年度目标责任指标并制定绩效考核标准，确保档案管理工作水平稳步提升。

（二）明确职责，提高档案管理工作人员能力。现阶段部分事业单位从事档案管理的工作人员，很多是从其他岗位调拨过来，或者由其他部门人员兼任，档案工作能力跟不上事业单位发展的要求。对此，须加强职工全员档案管理培训，普及档案法及相关法规政策，树立职工“档案管理，人人有责”的意识，对国家规定的应当归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理。明确各部门专兼职档案员的职责任务，使档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，探索规范化、科学化的档案管理方法，加快制度创新，强化制度执行，在工作中深入实际，耐心细致、认真履行业务指导，严把质量检查关。

（三）加强档案工作各环节的规范化。1.收集环节的规范化。收集规范化的方法主要是建立完善的档案收集移交制度，使收集工作有规可循，有法可依。（1）落实国家档案局8号令，制定本单位《文书档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，并应用到实际工作中，以利于基层部门在平时收集过程中参考执行。这是档案收集齐全的有力保障，也是档案管理日常管理的关键点。（2）制定各部门年度归档计划。根据部门工作计划、内部结构人员的分工，提出对应的归档材料具体类目、数量，并落实每个人的归档责任，并在具体工作中随时补充调整。（3）为了保证每个部门文件材料归档的齐全完整准确，每年年初组织归档会议，进行归档专题培训，对照年度归档计划，提出归档工作要求。（4）收集好资料台账。台账反映了档案收集的整体情况，查询方便，对单位和档案管理人员起到了自我保护的作用;可以与档案管理工作计划衔接，使档案的收集清晰、完整;还在资料的收集、整理过程中起到自我督促、强化管理的作用。台账是使档案规范管理上档次、提高管理水平的需要。2.整理、立卷、归档环节的规范化。主要是规范工作流程，尽量简化一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。（1）初步分拣。文书部门将全单位文书资料初步分拣，给业务部门档案员，并由档案室提供上级批复的本单位关于《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以供参考。（2）部门立档。业务部门档案员以《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及以前年度归档目录作为参考，收集本科室业务人员手头工作资料并完善归档内容。由业务负责人根据业务重要性把关确定归档期限。各科室档案员整理立卷、编制目录，再由业务负责人签字核准后向档案室移交。人事部门档案、会计档案、设备档案、声像资料按照各门类归档标准定期归档;实物档案随时登记移交。（3）移交归档。档案室逐件清点、检查整理质量、核对目录（一式三份、档案室及经手人签名），移交人妥善保存。次年上半年保证完成大整理、大立卷，并进行档案工作检查。3.档案开发利用环节规范化。规范化方法主要是做好索引和登记。（1）在目录输入时，做适当标注，文件中的一些重要信息，题名中不能反映出来，为了以后检索方便，有必要做一些编注。（2）对重要内容可做分门别类的索引。因为事业单位发生的一些重要事件，大多分散在不同年代、不同类型的案卷中，为了使这类材料系统化，便于查找，应做一些索引：方法是：①拟好几个主题。如单位地址迁移、机构设置及名称变更、重要项目资料等;②完成表格设计。包括索引内容所在的案卷号，文件序号、形成时间、内容提要等项。（3）做好调档利用的记录。每次借阅档案前，通过登记《借阅利用档案登记簿》，一般由档案主管部门负责人审核，重要档案提请单位负责人审核，以便了解档案去向及使用情况。（4）创新档案资源开发利用方式方法。事业档案在事业单位管理、项目工作、法律诉讼、交流工作经验、编研成果、档案展览、信息化平台和查借阅等事务中，发挥着日益重要的作用。专职档案人员，既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。档案管理人员通过组织参加优秀案例评选活动，编撰单位大事记、机构沿革、项目评估报告等方法创新开发利用，提升档案资源开发利用水平，为档案工作的提质增效作出贡献。

（四）加强新的档案管理技术的应用。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段，在信息化产业迅速发展的今天，给档案人员提出了更高的要求，为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，加强档案管理信息化建设，提高管理效率和质量，保证档案的真实性和准确性，有效利用各种信息化技术完成录入、存储、归类、调用等工作，对事业单位的档案进行数据化、信息化管理，使事业单位的档案管理工作更加规范化。

三、结束语

综上所述，事业单位的档案管理工作需要单位和相关工作人员高度重视，建立完善的档案管理制度，结合先进的信息管理办法，实现事业单位档案管理的规范化，更好地为单位事业发展提供服务。

【参考文献】

[1]赵均.浅析新时期如何做好事业单位档案管理工作[J].办公室业务，2017（1）：90.

[2]肖璟.事业单位文书档案的规范化管理研究[J].教育教学论坛，2018，371（29）：25-26.