加大档案科技攻关加快推进档案信息化建设

李力佳 李芳

[摘要] 档案的信息化建设是指以档案管理模式从档案实体为中心，向档案信息为重心转变的过程。目前互联网计算机技术被广泛运用，许多有价值的电子文件需要被保存，以备不时之需。将大量的电子文件转化成电子档案进行存档这一过程很繁琐，需要精心策划，以免因操作不规范导致重要的电子档案信息丢失或泄露，既影响工作效率，又会带来隐患。该文就加大档案科技攻关，加快推进档案信息化建设进行讨论，希望可以为档案的信息化建设提供一些建议。

[关键词] 档案;档案管理;科技攻关;信息化建设

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）03（b）-0095-03

[Abstract] The informatization construction of archives refers to the process of changing the archives management mode from archive entities to archives information as the focus. At present， computer technology on the Internet is widely used， and many valuable electronic files need to be preserved in case of need. The process of converting a large number of electronic files into electronic files for archiving is cumbersome and requires careful planning to avoid the loss or leakage of important electronic file information due to improper operations， which affects work efficiency and brings hidden dangers. This article discusses how to strengthen the scientific and technological research of archives and speed up the construction of archives informatization， hoping to provide some suggestions for the information construction of archives.

[Key words] Archives; File management; Scientific and technological development; Information construction

從二十世纪末期以来，国家就提出了档案信息化战略，到目前为止，我国的档案信息化已经初见成效，全新的信息化档案管理模式也得到了社会的认同，随着计算机技术的飞速发展及逐步推广应用，对档案进行信息化管理的条件也已日趋成熟。面对档案信息化管理的实施，档案管理者也迎来挑战;目前档案信息化的建设进程中还存在着一些问题，电子档案提高了人们的工作效率，比传统档案更有明显的优势，但电子档案也存在着一定的风险，其中安全是一项不可被忽略的问题，也是最重要的问题。由于受到来自各方面因素的影响，导致电子档案容易遭到破坏、信息易泄露、丢失等安全隐患，因此要通过有效的措施，多方面的管理，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性，抓住国家信息化的机遇，加大档案科技攻关，加强对电子档案信息的维护，保证其安全性，从而提高电子档案的利用价值，并且加快推进档案信息化建设，使其充分发挥在国民经济和社会发展中的地位和作用，开创信息化档案管理的新局面。

1  档案信息化建设的重要意义

档案信息化是目前档案管理部门适应社会信息化发展的必经之路，对档案信息要进行科学管理，进一步推进建设，对档案管理人员与档案管理职能部门等都具有重要的意义。对于档案管理人员来说，加快档案信息化的建设，大大减轻了工作量，提高了档案的利用率。实行档案的信息化管理，档案的管理人员可以更多地运用信息化的手段来对档案进行收集和查询，通过当前自动化、网络化与实时化的管理途径来提高管理的效率，对于档案管理的职能部门来说，加快档案的信息化建设可以精简档案的管理机构，简化服务流程，提高整个部门的工作效率，同时提升档案管理的技术水平与服务质量，有效快速地为领导提供决策的服务。对于档案形成的单位而言，通过档案的信息化建设，可以建立一个完整有效的单位档案网络，方便领导对档案的及时了解，清楚单位情况，让单位能够更好、更快的发展。

2  目前档案信息储存存在的问题

使用计算机进行电子档案储存既方便了档案管理者，又为使用者带来了便利，但在信息存储上会面临各种问题。在保证电子档案信息完整性的同时也要保证其真实性，使储存的信息不被破坏和受到更改[1]。由于网络在联结形式上有着多样性、开放性和互连性等不同的特征，导致网络会受到黑客进入、恶意软件攻击、病毒入侵等，给档案信息造成许多问题，如机密被泄露、信息被篡改等，在安全上受到了威胁，具体表现有非法入侵者冒充合法人身份进入到系统内，对电子档案和信息进行违法操作的，如果不能有效地进行监控，避免此种冒充违法行为，将会对系统构成非常巨大的威胁，情况严重的更会使整个系统崩溃瘫痪，对个人以及公司造成难以估量的损失。违法人员运用各种手段，窃取系统电子档案信息，这种主动攻击性的行为会导致档案信息被泄露。如泄露的信息涉及个人或企业基金、股票等金融敏感数据，会造成重大的经济损失危害[2]。电子档案信息存档出现故障，由于主机部件、硬件设备等出现故障或损坏;由于存储介质硬盘或软盘丢失、被盗，导致信息泄露丢失，这种泄露的方式属于被动泄露。主动攻击行为，违法人员通过窃取手段，对档案信息进行恶意的操作，修改和删除信息，导致电子档案遭到破坏。黑客通过高科技技术手段，在网络上非法窃取信息，一般是黑客利用窃听系统进行操作，截取计算机储存的信息数据后进行分析。

目前，各大企业单位管理不到位，将重要敏感的电子文档以文件的方式储存在部门服务器上，通过共享访问权机制供各级人员进行访问，操作起来简单方便。虽然对文件进行加密处理以提升安全性，但操作系统自身存在安全隐患，安全性较低，仍可给不法分子带来可乘之机。因此，要重视电子档案的存储安全和访问安全[3]。最高人民检察院检察机关的档案管理系统的构架，见图1。

3  档案信息储存的保护技术措施

从储存管理、权限管理、网络安全管理3个层面对电子档案进行安全管理，想要有效做好这3个层面的安全管理就必须依靠以下几种技术：运用数据库技术，根据数据模型种类将数据库进行划分。层次数据库和网状数据库的模型缺乏理论基础，已退出主流应用;对象数据库虽是发展的方向，在实际应用中未得到普及;关系数据库有着成熟的技术，对结构化数据管理达到了很高的水平。关系数据库有着建立在关系代数和关系演算等基础上的特点，有数学理论作为基础[4]。电子档案是一种非结构化数据，许多关系数据库都支持较大的二进制对象进行储存，关系数据库有能力对电子档案进行储存。因此，运用数据库技术管理电子档案是可行的。运用访问控制技术，电子档案信息的安全管理和保护最主要的手段就是运用访问控制技术，通过对档案进行访问控制，防止信息被泄露。对人员进行入网控制，限制具体用户登录服务器，在访问时间和登录网站都可进行控制;对档案信息进行权限控制，具体到每个文件、目录和其他资料。运用加密技术，为防止网内信息被公开，起到保密的作用。在数据或文件等信息传输时，保证了电子档案的隐秘性。运用压缩技术，目前压缩技术可分为两种：无损压缩和有损压缩。在运用压缩技术时，可通过压缩比、压缩速度和压缩可靠性来判断压缩技术的优与劣。无损压缩要保证重新构建的信号和原始信号一致，应用在磁盘文件压缩;有损压缩对重新构建的信号和原始信号并无要求，也可不一致，应用在图像和声音进行的压缩。

4  加快档案信息化建设的有效途径

加快档案的信息化建设，提高档案的管理水平，首先就要提升档案管理者对档案管理的认识水平，加强对档案管理人员的相关培训，让他们深刻认识到档案信息化建设的核心理念，理解档案信息化、数字化与网络化的区别，结合各个单位的实际情况，进行规划，做到有计划地实施档案信息化的建设。

目前阻碍我国的档案信息化管理的一个重要因素，就是档案人员信息化管理的意识不强，没有理解到信息化建设的重要性，不接受信息化的管理手段，甚至对档案的信息化管理有一种抵触的情绪，这些档案管理的阻力归根結底是档案管理人员知识的陈旧，信息化建设的意识薄弱，所以解决问题的方法就是要定期培训，请专家来指导，让档案管理人员主动提高认识、转变思想，只有不断学习才能跟得上时代的脚步[5]。

为了加强档案的信息化建设就必须要进行一定的投入，包括基础设施的投入、信息资源的建设等，要让档案管理的软件设施配置与硬件设施相匹配，目前档案信息化建设的过程中，安全性问题是大问题，所以一定要加强档案信息化的安全性建设，提高信息化的安全系数，要有针对性的总结不同的信息化管理模式，针对不同的道单位要建设不同的管理模式，有计划、有步骤地实施档案的信息化建设，不能每一单位都采用同一套模式进行管理。

5  档案信息安全保护管理措施

现代社会是法制社会，法律是一切社会活动的保障，对电子档案信息的保护起到了最根本的作用，通过法律的制定，对电子档案活动起到了规范作用和约束作用，有效制约应用者的行为，避免出现破坏和违法行为。而且也会对那些破坏电子档案的不法分子起到震慑的作用，构建一个安全的环境。但从我国实际角度出发，仍需要完善信息法制建设。首先要加大对《档案法》制度的宣传，提升档案相关工作人员的法律意识。其次要制定电子档案安全法，随着这些年电子档案安全问题出现的愈发频繁，制定电子档案法有着重要的作用，可及时对电子档案起到保护作用。最后建立完整的电子信息法律体系，做到有法可依。

通过利用科学的手段，才能进行有效的管理，保证档案信息不受侵害。目前来看，由于各大企业没有一套完整的管理体系，忽略了对档案信息的安全管理，最终导致公司利益受损。要具备风险意识，针对各种突发情况要有相应的补救措施，做到未雨绸缪，并且尽量降低风险造成的损失。

综上所述，社会的发展离不开对档案的应用，想要保持良好的现状，并在此基础上得到巩固和发展，就必须做好电子档案信息的各项工作，这不仅需要档案工作人员要有一个深刻的认知，还需要构建一个完整的档案管理，并不是短时间内就可以实现的，而是需要通过长期的努力，从多方面进行建设，才能获得成功。希望通过该文的分析，对档案信息化建设与研究贡献一份力量。

[参考文献]

[1]  孙小涛，陈宝行，赵君.省级测绘电子档案存储机制及安全策略的研究[J].北京测绘，2017（4）：104-107.

[2]  聂洋.加强电子档案数据永久存储的安全保障策略分析[J].今日财富，2018（23）：173-174.

[3]  李宝华.电子档案管理工作中的风险与不安全因素分析及防范[J].中国高新技术企业，2017（1）：193-194.

[4]  刘璟琦.试析电子档案与纸质档案的整合管理[J].卷宗，2018（3）：22.

[5]  毛欣阳.电子档案与纸质档案的整合管理[J].消费导刊，2019（3）：262.

（收稿日期：2019-12-10）