浅析公立医院收费处内部控制的风险与建议

陈超然 童毅

摘 要：公立医院收费处是医院现金的聚集地，是财务内部控制的重点部门，建立完善的内部控制制度，尽量避免各类风险，是极其重要的。本文通过对医院收费处内控制度中的案防风险、现金票据管理风险、舆情风险等问题进行分析，提出优化建议。

关键词：收费处  内部控制  案件防控  现金票据管理  负责人坐班管理

公立医院收费处是医院现金的聚集地，是财务内部控制的重点部门。尽管各公立医院都制定了相关的内部控制制度，但在日常运行过程中仍存在一定的风险。从软硬件方面完善内控制度，堵住漏洞，有效防控财务风险，是公立医院财务管理的必要工作。

一、公立医院收费处存在的问题与风险

（一）硬件、软件不够完善面临的案防风险

1、硬件方面

大多医疗机构收费处未实行双道门隔离制度，未对非收费处人员严格限制进出。未充分利用监控设施，或因监控设施未有高清录像、录像角度不正等导致设备未能正常使用。因收费处为现金交易部门，容易出现钱款安全、案件防控等方面问题，上述硬件方面的问题易导致无关人员闯入、医疗机构现金不安全、案件发生后不易追查，无法明确责任人等风险后果。

2、软件方面

部分医疗机构收费处账务处理系统日期与真实日期不一致，允许收费人员未经授权改动，容易导致账务日期与真实业务发生日期不一致进而衍生相关问题。账务发生错误无处查找还是小事，一旦遇到医患纠纷、舆情事件等需提交相关凭证作为证据时，就会对医疗机构产生不利影响。大部分医疗机构收费处的操作未根据风险层次设置授权机制。在错账冲正等容易出现案件、风险防控程度较高的账务处理操作流程中未在系统中设置授权、复核机制，容易导致收费员违规操作、内外勾结、强平账务的相关风险事项。

（二）制度不严谨导致的现金票据管理风险

1、现金管理方面

部分医疗机构收费处未实行严格的现金管理制度，具体体现为钱款公私混用、私人垫款、保管钱款等。钱款随意交接、出借本人操作系统账户等方面，上述现象产生的现金差错无法回溯现金流程，无法明确责任归属，容易造成出现问题后相互推诿扯皮，同事间争端不休等问题。

2、票据管理方面

部分医疗机构收费处未对空白凭证、票据的领用和使用进行管控。医疗凭证、收费单据的开出代表该机构对医疗事件和医疗费用的发生的认定。对空白单据、凭证的管理漏洞会导致收费员监守自盗以及票据遗失而引起的一系列社会延伸问题。部分医疗机构未设专人专岗审核每日收费员票据底單，未能及时发现违规问题并解决处理，容易让收费员滋生侥幸心理，一而再再而三的违规。

（三）窗口投诉引发的舆情风险

病患因收费流程、收费人员态度等各种问题引发的投诉未及时进行处理或安抚，容易导致患者情绪激动而升级投诉，严重者导致舆论发酵，容易将涉事医疗机构推上舆论风口，陷入被动局面。

二、预防内控风险的相关建议

（一）完善案防制度

严格制定收费处人员进出管理制度，非收费处工作人员采取限制进入措施，如后勤保障人员进入需总务处开具介绍信方可进入等，从根本上防范内外勾结的问题。

实行双道门出入管理。通过采用类似银行等金融机构采用的双道门进出机制，即进出通道设立A门和B门，不可同时打开，A门和B门间有空间间隔。外来人员进入前需按门铃，收费处内人员通过门内监控屏幕确认后按A门按钮打开A门后，让外来人员进入A/B门间隔空间，后关闭A门，门内工作人员通过B门玻璃窗口确认间隔空间无异常人员后再按B门按钮打开B门让外来人员进入收费处。该设施有助于防范异常人员跟随、尾随正常工作人员进出收费处而引发案件。

通过信息手段完善业务操作系统。锁死业务操作系统中的日期，或制定修改日期需有权人授权等措施，防范账务人员因疏忽导致相关风险的发生。对风险程度较高的业务设定授权权限，如错账冲正、退款、密码重置等相关业务，建议设定有权人指纹或授权码验证等环节，授权人员授权前应先了解业务背景真实后方可授权，保证业务合规进行。

充分利用监控设施。对收费处监控进行高清升级，淘汰老旧监控设备。对监控设施角度严谨调校，要对收费处工作范围全覆盖、不留死角。健全监控影像保存制度，合理监控记录保存时限等。另制定收费处负责人定期抽检回看业务流程制度，尽早发现日常运营中存在的问题并解决问题。

（二）完善现金及票据管理制度

钱款公私分离，账实相符。从制度上明确钱款不得公私混用。账务系统上应有多少钱，出纳钱箱就该有多少钱，不得私下垫款、寄放款项。并建立不定期查库制度，抽查收费员钱款是否账实相符，收费处钱款是否与账务系统报表一致等。

严格执行现金调剂、交接制度。当遇到出纳人员现金调剂需要时，接收方人员需清点调剂现金无误后方可接收。当进行现金交接时，现金接收方需清点现金无误后方可确认交接，建议制定负责人监督现金交接过程的交接流程，以避免双方收费员交接时应付了事，发生问题后产生纠纷。

严格管理空白单据、凭证。建议在账务系统中建立空白单据领用、调剂、上缴的管理流程。需要空白单据、凭证时在账务系统内进行领用和划拨。业务流程中需要使用凭证时账务系统自动扣减系统内凭证消耗数量，每日日终或盘点日在系统内将空白单据、凭证按系统内应有数量上缴，确保空白凭证、单据也账实相符。从根源上避免空白单据和凭证流出以及内部人员监守自盗。

（三）制定收费处负责人/当班主管坐班管理制度

负责人/当班主管坐班管理，即每天均至少有一名负责人/主管在收费处坐班管理，对收费处日常运营进行内控监督、合规指导、应急处理等工作。在日常坐班中监控收费窗口运转情况，处理班次调配，根据病患人流量决定收费窗口增减。对收费处人员日常行为规范、合规操作、文明礼仪进行督导。对病患、家属提出的投诉进行应急处理及安抚，避免投诉升级引发舆情等。

建立负责人/主管定期查库机制。对日常出纳现金及空白单据、凭证进行定期盘点，落实账实相符原则，及时发现问题并采取措施。

建立负责人/主管定期监交制度。出纳间现金交接时建议有一名当班主管监督盘点。

建立负责人/主管日终盘点对账制度。每日营业终了，坐班主管需对当日机构现金总量进行盘点并和报表系统进行核对，确保账实相符。

建立专岗审核账务凭证、票据的制度。对每日收费员的票据、就诊卡进行合规审核，对于不合规的票据需上报并要求收费员限期整改。

三、结束语

虽然随着电子交易渠道的发展，现金交易正在逐渐减少，但现金管理风险仍不容忽视，交易过程中的票据管理、权限管理、舆情等风险要更加警惕。制定完善、规范的收费处内部控制制度，并建立监督机制，可以从源头控制各类风险，防止因制度漏洞导致违法案件发生。