新形势下如何做好事业单位人事档案管理工作

程筱洁

摘 要：在事业单位档案管理工作中，人事档案管理是重要的组成部分。目前，大部分事业单位正推行各项改革，对原有的人事管理模式形成了巨大的挑战。人事档案管理工作是否能跟上人事制度改革步伐，无疑对人事档案管理人员也提出了更高的要求，提高人事档案管理工作的质量和水平势在必行。笔者在结合自身工作经验的基础上，针对事业单位人事档案管理现状及存在的问题进行分析，并提出解决方法，希望能为实际工作提供借鉴。

关键词：事业单位;人事档案;管理

一、引言

作为人事制度系统中的一个子系统，人事档案管理不仅是政府监督人事改革成效的重要资料凭证和事实依据，更是人事制度改革本身的重要组成部分[1]。人事档案是人生历史的缩影，具有动态性、真实性和保密性等特征，不仅与个人的就业、工资、职级、待遇等切身利益息息相关，而且对于推进人才交流、健全干部激励机制、完善干部管理体制等都具有重要的作用，各级组织人事部门和档案管理部门应当引起高度的重视。

二、目前事业单位人事档案管理过程中存在的问题

（一）对档案的重视程度不够，人员配备不足

著名的档案学家谢伦伯格曾说，“对档案的重视程度是衡量一个国家文明水平的最好尺度”，档案是对人类自身活动的直接记录，是每个人发展历史的真实写照，一个人、一个国家、一个社会对待人事档案的态度也就是其对待个人、国家和社会发展历史的态度。目前，许多事业单位的人事档案管理部门并不是一个独立的部门，多数是从属于人力资源或办公室，部门领导和员工甚至认为档案工作就是抄抄写写，保管性的事务性工作，是不需要专业技术的简单工作。因而档案管理人员多为兼职人员或是照顾临退休的老职工，其工作重点并不在档案管理工作，经常还要兼职做其他事物性的工作，对于档案的工作精力投入不够，导致了他们容易在人事档案管理工作中发生偏差和过失。

（二）管理队伍专业素养偏低，档案管理水平不高

一名合格的人事档案管理人员，不仅要精通档案管理专业知识，熟悉掌握计算机和网络技术的应用，而且要具有较高的政治素质、业务素质及爱岗敬业的职业素质，这样才能适应事业单位人事档案管理工作。但目前很多事业单位由于工作繁忙、人员紧缺，人事档案管理人员未经过专业、系统的培训，不能完全达到以上工作要求;甚至有部分档案管理人员档案管理的意识不强，在比较枯燥的档案管理工作中很难保持对工作的热情和积极性，未能很好地履行职责，责任心不强，导致人员档案材料遗失或放错，人员信息不准确等。

（三）档案管理方式落后，硬件设施不完善

目前，大多数事业单位档案管理的对象均为实体档案，方法只局限于保管保存功能，查找方法单一，导致管理效率低下。有相当一部分事业单位档案资料的管理并没有相对完善的保护设施，存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用;部分事业单位库房紧张，无独立的人事档案室;还有的事业单位档案室不达标准，狭窄潮湿，档案柜也达不到防潮、防火、防虫、耐高温等“六防”要求，设备不配套，引起档案材料霉变虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。而传统地保管保存档案和查找纸质材料，已经跟不上时代的变化，适应不了高强度的工作需要，并且传统的纸质档案查找起来费时费力，查找使用频率高的材料容易造成档案的磨损，不利于人事档案的长久保存。

（四）人事档案管理制度不规范，档案管理意识淡漠

目前，大多数事业单位缺乏对档案管理工作制定科学完善的工作制度，没有统一的管理标准，使档案管理工作缺乏一定的规范性。人事档案是人才信息的重要承载，也是人才信息的源泉，是事业单位档案管理的重要组成部分。人事档案凭证的真实与否，对于选拔人才、任用人才至关重要，尤其是管理岗位的干部，其个人履历、政治素质、德才表现、学历学位都需要通过人事档案来论证。由于档案管理人员缺乏制度的约束，又没有认识到人事档案在国家和社会生活中的重要地位和作用，有些应该归档的材料不能及时存档，造成档案材料不全或缺失，不能真实反映出他人的实际情况，使档案的利用率不能很好的发挥出来。

三、事业单位人事档案管理的具体对策

（一）改变传统的思想观念，提高对人事档案管理工作的认识

档案事业是崇高的事业，档案管理部门也是事业单位的重要组成部门，但档案管理的重要性在许多事业单位还没有充分体现出来的，特别是人事档案管理没有得到单位应有的重视和地位，它们更多地徘徊在边缘部门或从属部门。单位领导要从根本上改变观念，充分认识人事档案工作的重要性，要把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，做到对档案工作重视到位，对档案工作人员关心到位;配齐档案管理人员，定岗定人，充分发挥专业人才的主观能动性;同时要加大对于人事档案管理所需要的信息化设备的采购和资金的投入，为人事档案管理工作顺利开展提供强有力的保障。

（二）加强档案队伍思想建设，提升人事档案管理人员整体素质

在事業单位人事制度改革的大背景下，人事档案的管理愈发凸显出其重要的地位，因此，要想提高事业单位人事档案管理水平必须要注重人员思想上的建设。首先从事人事档案管理的人员必须要树立正确的人生观、世界观和价值观，遵守职业道德，工作态度端正，充分认识档案管理工作在社会中的地位和价值，树立自豪感，激发主动做好人事档案工作的自觉性。其次事业单位在日常的培训管理中要特别加强对人事档案管理人员的政治素养和档案法律法规的培训，牢固树立政治意识、保密意识和大局意识。这是由于人事档案的内容主要反映的是员工个人的情况，如个人信息、家庭情况等，都属于个人隐私。人事档案部门的管理人员必须要有保密意识，在日常的工作中要清楚哪些档案内容是可以公开的，哪些档案内容是需要保密的。最后要注重对于档案管理人员专业技能的提升，要充分发挥档案管理人员的创新思维。创新是进步的根本，是可持续发展的不竭动力。为实现事业单位人事档案管理的发展，管理人员必须要具有创新精神，特别要加强对信息化技术方面的培训，不断提升服务质量和服务水平。

（三）重视档案管理制度建设，提高人事档案管理工作效率

制度建设是一切活动的基石，是提升事业单位管理水平最重要的环节，制度建设能够对事业单位的日常管理活动和管理行为进行一定程度的约束。一直以来，制度建设都是事业单位人事档案管理工作的短板，部分事业单位甚至不具备专门的人事档案管理制度，要提高人事档案管理工作的水平，必须从制度建设入手。事业单位应根据本单位的人力资源管理情况健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平;根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合本单位实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。在管理制度、管理内容和方式方法上，根据当下的社会发展时代背景，结合快速发展的现代化信息技术手段，创新人事档案管理工作模式，进一步提升人事档案管理的工作效率。

（四）加强人事档案信息化建设，提高信息技术运用水平

随着计算机技术和互联网的高速发展，将人事档案进行信息化管理是大势所趋。目前，档案管理有传统的纸质档案和电子档案两种模式，档案管理部门应尽可能地将纸质档案转化为电子档案，在保证纸质档案存储条件安全、可靠的情况下利用电子档案实现信息的查询和共享。应充分发挥计算机的作用，逐步建立和完善事业单位人事档案数据库，通过技术手段将人事档案扫描、录入到档案信息管理系统中，建立好相应的检索目录，及时更新人员信息，动态化管理人事信息，保证事业单位人事档案信息的时效性、真实性、全面性和准确性，形成数字化档案与纸质档案双轨并行的管理模式。对纸质档案，要加强库房“八防”建设，使档案室做到防火、防盗、防高温、防潮、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生。

四、结语

人事档案管理工作是事业单位其他各项工作发展的重要基础。在科学技术高速发展的今天，事业单位必须通过加大对档案科研资金和人员技能培训的投入，提高档案工作人员待遇水平，鼓励人事档案工作者不断学习创新，为改革和创新人事档案管理方法提供坚实的物质基础。人事档案工作人员必须提高对档案管理工作重要性的认识和现代化管理能力。针对人事档案管理工作中出现的实际问题，对传统档案管理模式進行深入分析，充分利用先进的科学技术手段和硬件设施，建立更加有效的档案管理方法，持续推进人事档案工作的科学化、制度化、规范化，使人事档案管理工作能够与时俱进。

参考文献：

[1]钱明.人事档案管理的改革和创新[J].兰台内外，2019（4）：58-60.

[2]刘丽.事业单位人事档案管理必要性与具体策略[J].兰台内外，2019（1下）：48-49.