论新时期高校档案社会化服务功能及其实现

张凤丽 康美宁

摘 要：我国高校档案是高校教职员工、大学生和高校科研院所工作者经过长期积累留下来的宝贵知识和信息财富，高校档案凝聚了高校学生和工作者思想和智慧。随着我国社会的不断发展，信息资源社会价值不断提升，高校充分发挥档案管理方面优势为社会提供信息资源服务成为高校档案管理发展的必然趋势。本文将结合高校档案社会化服务的主要优势对其社会化服务功能展开探讨，并提出新时期高校档案社会化功能实现策略。

关键词：高校档案;社会化服务;功能;策略

随着社会不断发展，信息资源社会价值逐渐得到凸显，信息资源影响范围在不断扩大。我国高校档案蕴含了大量宝贵的知识和信息财富，加强高校档案社会化服务意识，扩大高校信息资源宣传，完善高校档案信息化管理技术，将有助于发挥高校档案社会化服务优势，促进社会不断发展。

一、 高校档案社会化服务内涵

传统高校档案管理服务通过对高校各种知识信息资料以及档案进行收集、整理存储，为高校教职员工、大学生和科研人员提供查询、读取等服务，其服务目标主要是高校内部工作人员和大学生。社会发展新时期，社会各界对信息需求广度和深度都在不断加大，为高校档案信息资源服务提出了更高要求。高校档案管理部门需要对档案信息整理和加工，不仅要满足高校内部服务需求，还要面向社会用户群体，实现高校档案社会化服务。

二、 高校档案社会化服务的主要优势

（一）档案信息保存优势

高校档案信息是经过长期积累保留下来的具有较高社会价值的宝贵财富，其中不仅包含了高校创办以来收集和整理的各类文件和教学、科研档案，也包含了大量科学研究成果，这些档案信息资源将对社会科学技术发展以及企业科技创新带来重要影响。高校档案社会化服务能够让这些珍贵信息资源实现共享，一方面能够促进高校间的知识和信息资源交流，实现共同进步;另一方面，通过这些档案信息资源，能够满足社会对科学知识的需求。

（二）档案信息价值优势

高校传统的档案管理是基于对各种资料和文件的收集和保管基础上实现的单一形式管理，无法发挥高校档案信息资源的应有作用。近年来，随着互联网技术的逐渐成熟和信息化技术的提高，高校档案管理也在逐渐向着数字化和信息化转变，加快了高校檔案信息社会化服务进程。通过互联网技术与高校档案管理相结合，能够让更多社会用户通过网络获得高校档案信息查询、阅读和下载服务，让高校档案信息资源的利用价值得以体现。

（三）服务管理人才优势

我国高校是培养人才的摇篮，高校档案管理队伍综合能力也随着高校教育教学发展不断提高。经过近年来高校档案管理队伍的演变，已经形成了以年轻工作人员为主、具有现代科技能力的高素质档案管理团队。高校档案管理也从原来的简单的基本操作转变成档案信息的主动推送服务;传统的纸质档案也在不断向数字化方向整理和完善。高校档案管理人才优势为实现档案信息社会化服务提供了基本保障。

三、 新时期高校档案社会化服务功能

（一）文化记忆功能

高校档案记录了高校创办到发展过程中的每个方面的具体信息，承载着历史的记忆。尤其在改革开放之后，我国高校经历了多次重大变革，教育和教学理念都在不断发生变化，在保持高校校园文化的同时，高校从多方面实现创新和发展。通过高校档案社会化服务，高校充分发挥自身的公共性，展示出自身社会形象，让高校文化被社会工作所认知，提高高校社会影响力。

（二）决策参考功能

高校档案中有许多具有政策性的信息，在面临重大决策时，这些信息往往能够作为分析和比较的重要依据，让决策者对以往政策实施背景有更深刻的了解，进而对未来发展进行预判，提高决策的准确性和及时性。此外，高校档案是时代发展的见证，一些重大决策和政策实施前后，高校都会进行有针对性的调查和研究，这些学术论文都将成为以往政策实施效果的有效评价，给决策者提供重要参考价值。

（三）咨询服务功能

高校档案查证咨询工作一直作为高校档案管理的重要工作。高校毕业生步入社会后，人事变动和岗位升迁等社会关系的变化增加了档案查证咨询需求。高校以档案管理作为依托，通过档案资料记载，对一些过往事实加以证明，以此来服务社会。传统的档案管理是基于纸质证明实现的。近年来，科技的发展将电子文件应用到了档案信息管理中，企业和社会各界可以通过网上进行档案查证咨询，摆脱传统方式时间和空间上的限制，提高了社会工作效率。

（四）学术交流功能

高校档案信息社会化服务是基于现代科技发展基础上而形成的，网络的开放性和便捷性让高校档案信息资源的社会价值获得大幅度提升。高校通过网络，将档案信息与其他职能部门和院校进行合作，构建统一的社会化服务管理平台，充分实现资源互补，不仅扩大高校资源共享成果，还使各类信息资源和设备得到高效利用，避免了建设投资上的重复，有效利用社会资源。

（五）市场服务功能

高校档案管理不仅需要服务于高校师生的档案查询需求，还需要满足社会需求。近年来，社会发展带来了国际间交流的日益紧密，一些高校毕业生选择出国深造，需要高校提供相关的成绩证明、招生录取证明等相关查证业务。高校档案信息市场服务主要体现在为毕业生就业、出国等活动提供人事档案代理服务。

四、 新时期高校档案社会化服务功能的实现

（一）强化高校档案服务意识

1. 建立高校档案信息服务管理体系

新时期，要实现高校档案社会化服务功能，需要建立和完善相关服务管理体系。我国高校长期以来沿袭着传统的档案服务模式，许多高校管理体系还是基于原有的管理职能上建立的。时代的发展对高校档案管理服务提出了更高要求，服务客体不再仅仅是高校校园内师生，更多的服务业务将来自社会各界。高校要结合时代发展状况，兼顾互联网带来的服务方式转变，建立和完善服务管理体系，以此来指导高校档案信息社会化服务工作。

2. 加强高校档案管理人员工作考核

要提高高校档案社会化服务功能，需要结合科技发展给高校档案管理带来的新环境，对档案管理和服务工作岗位和职能重新界定，规划各管理模块操作流程。另外，要建立与当前管理模式相符的服务工作考核制度，对各岗位服务职能进行有效评价，以此来激励工作人员工作积极性，提高社会化服务意识。

3. 培养高校档案管理人员服务意识

要提高高校档案社会化服务功能，需要加强管理人员和工作人员培训，一方面提高工作人员的管理水平和专业技能，另一方面，强化高校档案管理社会化服务意识。通过培训让每个工作人员能够意识到社会化服务对高校发展的重要意义，清楚当前社会发展对档案信息资源的需求，从而提高工作人员管理能力和综合素养，实现服务意识的提高。

（二）加强高校档案服务宣传

要充分发挥高校档案社会化服务功能，需要加大高校档案服务宣传力度。

首先，需要结合高校档案信息化进程和服务系统建设情况，明确高校档案信息服务范围，确定服务项目，对高校服务目标客户权限进行合理规划，建立起档案资源安全防范管理体系。

其次，要结合高校档案信息服务目标人群进行合理规划，结合不同人群特点进行有针对性服务宣传，利用大数据分析功能，获取目标客户信息需求，提高信息推送的准确性和时效性，从而提高宣传效率。

另外，高校需要建立起信息资源服务平台和高校档案信息服务网页，与目标客户进行网上互动，了解客户信息需求意向，从而改进高校档案信息服务项目和服务方式。

（三）加强高校档案服务人员保障

1. 提高档案管理人员素质

高校档案社会化服务是基于现代科技基础上发展起来的。互联网技术和信息科技的发展日新月异，服务理念也在不断推陈出新，管理人员专业技术和管理理念只有跟上时代发展才能充分发挥出高校档案社会化服务功能。因此，高校需要加大档案管理人员综合素质培养。一方面，可以通过自身培训和培养机制，从高校内部培养优秀管理人才;另一方面，可以扩大外招渠道，从外部聘请有经验、有能力、懂技术的人才充实到档案服务管理队伍中来，用新思想和新理念带动工作人员整体素质提高。

2. 创造档案人才培养环境

新时期，高校档案社会化服务需要依赖优质服务获得校内外客户群体的认同，才能发挥出社会化服务功能优势。这种变化改变了传统的单纯档案管理和单一服务的模式，加大了服务功能在档案管理中所占的比重。高校档案社会化服务经历从简单到复杂，从单一到多元化需要一个不断提升的过程，服务提高的过程有赖于工作人员自身素质和工作能力的提高。因此，高校档案管理中，需要营造出积极上进，勇于创新的人才培养氛围，充分调动每个工作人员积极性，努力实现自我完善，推动服务质量提升。

（四）加强高校档案联合协作

目前，我国一些高校已经实现了档案信息资源共享，通过统一的管理平台为目标客户提供信息社会化服务，取得了良好的社会效果。但是，从当前联合写作规模来看，还没有实现高校的广泛参与。高校需要建立起合作机制，对社会化服务信息系统进行升级，提高系统兼容性，将硬件设施性能提升作为高校联合协作的基础，构建联合服务体系。

五、 结束语

高校档案信息资源是不僅是我国高校的宝贵财富，也是我国社会信息资源的主要来源和基础，加快高校档案社会化服务体系建设，强化社会化服务功能，完善高校联合协作基础设施，培养优秀管理人才是提高高校档案社会化服务功能的必要途径。

参考文献：

[1]蔡丽锦.地方高校档案工作社会化服务探析[J].高教论坛，2019，43（6）.

[2]杨慎之.大数据时代档案社会化服务探究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2017.

作者简介：

张凤丽，河北省秦皇岛市，河北环境工程学院;

康美宁，河北省秦皇岛市，秦皇岛市医疗保险基金管理中心。