推动高校档案管理高质量发展SWOT分析与建议

摘 要：采用SWOT分析法，从优势、劣势、机会、威胁四个方面，对高校档案管理现状进行分析，并提出有针对性的措施，推动高校档案管理高质量发展。

关键词：高校档案管理;SWOT分析;高质量

新时代是高质量发展时代，管理工作必须与时俱进，实现高质量发展。本文运用SWOT分析法（Strengths优势、Weaknesses劣势、Opportunities机会、Threats威胁），探讨高校档案管理工作的现状，并提出相关建议，进一步加强和改善档案管理工作，推动高质量发展。

一、SWOT分析法

SWOT分析法是把与研究对象密切相关的主要内部优势、劣势和外部机会、威胁等列举出来，构建SWOT矩阵。然后用系统分析思维，即S-O（优势-机会策略）、S-T（优势-威胁）、W-O（劣势-机会）、W-T（劣势-威胁）策略，得出最佳策略。

1.Strengths（优势）

（1）构建了较为科学的管理工作机制。普遍构建了由校长领导，校级领导主管，档案馆集中统一管理、各二级单位密切配合的档案工作格局。组建了档案工作委员会、档案鉴定销毁工作领导小组等非常设机构，定期研究解决档案管理工作中的重大问题。建设了一支专职档案员与二级单位档案员相结合的档案员工作队伍，实现了档案馆和归档单位直接对接，档案员和二级单位档案员直接对接，构建了较为科学的管理体制和运行机制。

（2）硬件建设较为完善。档案馆普遍实现了办公区、阅档区、库房区“三分开”;建设了符合“八防”要求的库房。配备了必需的打印机、复印机、碎纸机、电脑、防磁柜、摄像机等办公设施设备。适应信息化建设需要，建设了局域网，使用专业档案管理系统进行档案管理。

2.Weaknesses（劣势）

（1）专业人才不足。档案系列职称职务晋升困难，导致高层次人才严重不足;工作边缘化明显，岗位吸引力小。岗位设置为管理岗居多，一般以校内调剂为主，具有专业知识背景的人才严重不足，特别是既有档案学，又能熟练掌握现代信息技术，又有一定文字功底和编纂开发能力的综合人才更是缺乏。

（2）制度建设不够健全。制度建设存在一定缺项，有的高校没有制定牵头管总的学校档案管理办法，有的没有制定电子档案、公务电子邮件等收集、管理办法。由于工作整体不够重视，还存在一定的执行不严、落实不够的现象。

3.Opportunities（机会）

（1）党和国家高度重视档案工作。党和国家高度重视档案工作。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发[2014]15号），包括5大部分23条内容，成为新时代做好档案管理工作的指导性文件。2019年1月1日起施行的《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）等，对进一步做好高校档案管理工作，同样具有很强的针对性和指导性。除此之外，还有其他国家、部门和地方性的政策法规和档案标准。这些对于进一步规范高校档案管理工作，提高高校档案管理工作科学化水平，发挥着至关重要作用。

（2）现代信息技术的迅猛发展。随着现代信息技术的迅猛，必将深刻改变高校档案管理面貌，互联网+档案必然是高校档案管理的新模式新选择。要加大信息技术在档案管理工作中的广泛运用，优化管理模式，提高管理效率。

4.Threats（威胁）

（1）高校档案开放管理。高校档案不仅仅满足自己，还要满足社会需求。不仅仅要在校内进行档案开放，还要对社会进行档案开放，以满足社会对高校档案需求。处理好保密与公布，开放与严管关系，对高校档案管理工作提出了新的挑战。

（2）校外合作单位档案管理工作。随着高校服务社会职能的不断扩大，校地合作、校企合作、校际合作日益增多，必然会产生档案文件资料，这些档案文件资料也是高校档案的重要组成部分，必须加强管理。

二、进一步加强高校档案管理工作的SWOT策略

1.S-O策略（优势-机会策略）

（1）顺应国家形势，进一步重视档案管理工作。高校要主动顺应国家形势，要站在讲政治的高度，加强档案工作领导，为党管档，为校守史，为民服务。把档案工作纳入学校整体规划，同部署，同检查，同考核。

（2）切实加强信息技术在档案管理工作中的运用。更加重视信息技术在档案管理中的运用。在档案征集环节，可以广泛运用“互联网+”、移动互联技术，实现档案的在线归档和近线归档。建设使用专门的档案管理系统，切实加强档案全生命流程管理。运用大数据技术，加强档案开发利用工作。

2.W-O策略（劣势-机会策略）

（1）切实加强专业人才队伍建设。根据高校档案事业发展需要，更加注重档案专业人才队伍建设。转变岗位性质，把档案岗位由管理岗变为专技岗，增强现有档案管理人员的专业意识。坚持专业人办专业事，加强档案学、计算机、自动化、历史学、信息管理等学科专业人才引进。

（2）切实加强制度建设。要切实按照上位法要求，建设与学校实际相适应的档案管理办法。要注重制度的前后衔接和成套管总，注重制度建设的成套性，建设一整套务实管用有效的制度体系。

3.S-T策略（优势-威胁策略）

（1）加强审查，做好档案开放管理工作。要切实加强档案审查、鉴定，从年代、价值等方面确定什么档案內容能开放、什么档案内容不能开放。开放过程中，要注意方式方法，加强全程监管，做好复印、复制等各项具体工作。

（2）密切合作，做好校外合作单位管理工作。合作过程中形成的档案，要定期沟通，及时把与学校有关的档案征集归档。构建校内档案部门与合作机构档案部门联动机制，定期沟通协商机制，如有必要，还要赴国际合作高校进行实地走访，切实做到应归尽管，应管尽管。

4.W-T（弱势-威胁策略）

要切实加强工作参与，针对学校对外合作交流比较多的部门如教务、科技、外事等部门，要在合作之初参与进来，提出归档要求。要做好检查指导，随着合作进程，随时指导相关人员做好归档资料的收集整理工作，把工作做在平时，尽量避免事后补充资料。合作结束后，要及时跟进，及时归档。要构建工作机制，与合作单位或高校就档案管理，加强沟通交流。

三、结语

不断加强高校档案管理工作是推动档案事业发展的基础行工作，没有科学高效的管理工作，就不可能推动高校档案事业高质量发展。因此，通过以上分析，并提出相应策略，以进一步开展好高校档案管理工作，推动档案事业高质量发展，建设与高校事业发展相匹配的高校档案事业。

参考文献：

[1]毛献峰、李子白.行业特色型大学科研档案管理的SWOT分析与建议[J].江苏科技信息，2018（5）：24-27

作者简介：

王宁（1976--），河南商丘人，武汉轻工大学档案馆馆员，硕士研究生。