科研院所档案外包工作实践探讨

李黎锋

【摘要】本文从科研院所档案外包的特殊性出发，以辩证的观点，分析了科研院所档案外包的必要性和重要性，以及科研院所档案外包过程中存在的问题，并提出解决措施。

【关键詞】科研院所;档案;外包

一、科研院所档案外包的特殊性

业务外包是一种创新的企业经营管理方式，由国外商业领域提出，其内涵是将本机构内部的部分业务通过市场化机制或是委托授权交给其他机构、组织来完成，用以降低成本提高效益。档案业务外包则将外包的方式运用于档案领域，以专门的机构来承担档案馆、室的部分业务。一般来说，科研院所档案室的外包工作主要在档案的编目、装订和档案数字化两个方面。但由于科研院所与一般的企事业单位相比，有一定的特殊性，使得其外包工作也具有一定的特殊性。

第一，科研档案是如实反映科研活动的档案，是各学科最前沿知识的集合，因此有很强的专业性。第二，由于科研档案是在科研活动过程中同步产生的，能够反映科研活动的整个过程，因此具有较强的系统性。第三，一个科研活动往往持续几年到十几年不等，科研周期长，因此会产生大量跨年度档案，即科研档案具有长期性。第四，科研活动之间往往存在横向交叉与纵向继承的关系，一个科研活动形成的档案可能是另一个科研活动的参考资料，因此科研档案具有继承性。第五，科研活动进行过程中，其核心资料往往是保密的，即使在该项目结束之后，有些资料甚至依然不能公开，因此科研档案具有一定的保密性。

二、科研院所档案外包的必要性

（一）科研院所专业档案人员缺乏。科研院所档案的收集整理，往往由科研部门和档案室共同负责。科研课题组兼职档案员负责在科研活动中收集文件，档案室工作人员负责监督和审查档案收集整理情况。一个科研院所常常有多个课题项目同时进行，但专职档案工作者一般仅1-2名，无法实际参与到各课题项目的归档工作中去。并且，科研院所部分档案工作者非档案专业出身，不具备扎实的档案工作理论知识，对相关的档案规范也不甚熟悉。在长期不受重视的科研档案管理工作中，很多档案工作者已经习惯用“差不多”的态度来对待科研档案管理工作。科研院所档案专业人员数量过少、业务能力不精等因素决定了科研院所档案室没有办法独立承担科研档案的整理和数字化工作。

（二）科研院所档案室信息化水平不够。在大力开展档案信息化建设的今天，对科研档案的管理已不能仅仅停留在纸质化的传统阶段，科研档案数字化迫在眉睫。但与数字化相关的许多工作，例如档案扫描、图像处理、全文OCR、数据库批量挂接、数据备份等，都没有办法单独在科研院所档案室完成。究其原因，一方面，从资金上看，科研院所档案室无法承担数字化工作所需各种设备的高昂费用;另一方面，从技术上看，科研院所一些档案工作人员没有专业的计算机水平，独立完成科研档案数字化工作有很大的难度，且科研院所档案室没有实力和精力完成具有良好保密性的自开发档案管理软件。

（三）科研档案规模大、数量多。任何一个科研课题，从项目的提出、准备到正式进行，再到审核验收和推广应用，需要经历一个漫长的过程，在这个过程中，会产生相当多的科研文件，如各种任务书、计划书、实验报告、设计图纸、工作总结、论文、成果奖励申报表等。与科研项目的迂回推进相对应的是科研文件数量的急剧扩增。一个科研项目往往需要经历几年到十几年的时间，等这个项目最终结束，有关该项目的科研文件规模已经非常庞大了。科研院所档案室没有能力独立处理这些规模庞大的科研文件，只能寻求外包机构的帮助。

三、科研院所档案外包的重要性

（一）有利于提高档案室工作效率。将科研档案的整理与数字化工作外包给专业机构，可以大大减轻科研院所档案室的工作压力。科研院所档案室工作人员除了需要进行档案相关的工作外，还需要承担院所部分行政工作和宣传工作。而在档案相关工作中，有不少属于技术含量较低的重复性劳动，如编目、装订等，不需要工作人员有档案相关知识，由科研院所档案人员来从事这些工作无疑是一种对人力、时间、财力的浪费。把从事这些劳动的时间去掉，科研院所档案室工作人员可以有更多的精力从事其他工作，包括科研文件的开发利用工作，科研人员档案意识培训工作等等。

（二）有利于提高科研档案数字化水平。就目前来看，档案外包的重点领域在于档案的数字化，包括档案目录的数字化和档案全文的数字化。正规的档案外包机构一定有专业的数字化人才、设备，并有丰富的数字化经验，因此，通过档案外包的方式，科研院所档案室不需要购买数字化设备，也不需要培训专门的数字化人才，可以在尽可能低成本、高效率的条件下实现在库档案数字化的目标，实现科研档案从传统载体向电子载体跨越，从而更好地实现科研档案的利用。

（三）有利于合理分配科研资金，优化科研院所资源配置。科研院所每年都有一定数目的科研资金和行政资金，用于科研活动和行政事务工作。如果由科研部门档案室独立完成科研档案的整理、保管、数字化工作，那么采购设备、聘用人员、开展培训等等，必然是一笔不小的支出。而同样的工作，由外包机构接手，则可以用更少的资金实现相同的效果，大大节省了科研院所的行政开支。假设将这笔钱投入科研工作中，或是服务于科研工作的后勤保障，则更大程度地实现了科研院所资源的优化配置。

四、科研档案外包工作中存在的问题

（一）档案实体与档案信息的安全性。在外包过程中，关于档案安全性的讨论是不可避免的，尤其针对科研档案。科研档案的信息公开由于缺乏政策法规的支持以及知识产权等原因开展程度较低，因此，在一定时期内，保护科研档案的信息安全是档案外包过程中存在的最大问题。随着计算机技术的发展，数字化信息在产生和传递的过程中，可以轻易地在载体上留下痕迹，而网络为数字信息的传播提供了极大的便捷。在档案批量处理过程中，人为接触档案是不可避免的，由此带来的实体档案的损坏或者丢失也是难以控制的。此外，威胁档案实体与档案信息安全性的原因还有很多：从场地和设施等硬件条件来看，外包机构所在的场所是否符合安全标准，是否无监控死角，档案装具是否符合国家标准，数字化设备是否已切断网络功能;从事外包的人员来看，工作者是否具有较高的职业素养，是否遵守工作规范;从工作流程来看，是否进行实体检查，是否建立档案流程单，是否在各个环节明确相应人员的责任等等。

（二）档案外包成果质量的不可控性。科研档案是科研信息的体现，能够如实地反映科研的进行情况和内容范畴。科研档案中涉及的内容有天文、物理、生物、化学等等，常常有一些专业性的表述。如果档案外包机构不能很好地理解这些专业性表述，那么是否会影响最终的整理成果和数字化水平？档案管理的最终目标是实现档案利用，而档案的有效利用又离不开高质量的档案整理与数字化成果。但外包机构在数字化成果的质量方面实际是不可控的，因为一旦档案实体移交给外包方，科研机构档案室很难对外包过程实施实时监督，从而失去对科研档案的直接管理权，只能在整理工作或数字化工作最终完成后对其成果进行审核。如果质量不达标，再次返工又需要耗费极大的人力、物力。

（三）外包团队的可靠性难以确定。目前市场上档案外包公司鱼龙混杂，档案外包服务的入行门槛不高，从事档案服务的人员良莠不齐。据了解，很多档案服务公司人员往来流动频繁，学历水平不一，多兼职和实习工人，固定的档案从业人员比例不高。外包团队人员的不稳定性，很容易造成科研档案的实体和信息损坏或泄露，也不利于档案整理规范的有效贯彻落实;知识水平相差过大，使得档案业务能力参差不齐，一方面不利于对科研档案内容的科学认知，另一方面会极大地影响工作效率和工作效果;临时性工作人员多，这些人往往不具备较高的职业道德，档案意识淡薄，无法认识到科研档案对于科研工作的重要性，从而以轻率、随便的态度对待档案工作。

五、科研档案外包需解决的措施

（一）加强对外包过程和成果的监督审核，最大程度保证档案安全性。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出，要加快推进传统载体档案数字化，但应采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案数字化要严格遵守保密规定。以《档案数字化外包管理规范》为参考，结合档案外包过程，科研院所档案室可以从三个阶段对外包全过程进行监督和规范，保证档案实体和档案信息的完整性，保证档案数字化成果的可靠性。首先是立项阶段，包括项目定位、档案数量、场地、工期、费用预算、质量标准，制定科学合理的档案数字化项目实施方案。其次是加工阶段，在外包过程中，最不受控制的因素应该是“人”，因此对加工过程的监督实际上是对人员操作和人员管理的监督，可以由科研院所档案室负责人与外包机构档案实际管理者共同组成档案数字化领导小组，加强对“借、拆、扫、挂、装、还”六大环节的管理，明确各个环节风险点，从而更大程度保障档案安全。最后是收尾阶段，科研院所档案人员一方面应明确质检内容，有针对性、高效率地对数字化成果进行验收，对质检不合格部分及时提出返工重做的要求;另一方面应检查档案实体是否完整安全，从而最大化地实现档案实体与档案信息的安全。

（二）加强对人的管理，针对性提高“两方”能力。档案外包服务中最难控制的是人的因素，最重要的也是人的因素，包括科研院所档案室工作人员和档案外包机构工作人员。科研院所档案室有必要提高专业档案人员的计算机水平，至少要做到能够理解档案管理系统的原理，熟练操作本档案室的档案管理系统，这样才能更好地与档案外包机构交流，更好地维护自己的权益。提高档案室工作人员计算机水平和信息化意识，一方面需要对原有人员进行相应培训，另一方面，应多多引进具有较高计算机水平的档案专业管理人才。此外，还有必要对档案外包机构的工作人员进行档案意识、档案素养的培训，要求外包工作人员以严肃认真的态度对待每一份档案，杜绝档案实体被破坏现象，同时要求外包工作人员增强对合作方保密的意识，杜绝档案信息泄漏事故。加强档案从业人员的自律精神，才能促使档案服务行业稳定健康发展。

（三）加强档案信息化宣传教育，提高科研档案的利用与服务水平。档案的管理最终是为了实现档案的利用，只有科研档案更好地应用于实际科研工作，更好地满足科研人员的利用需求，才能更大地促进科研档案的整理与数字化。如今，档案信息化建设，档案数字化已成为不可逆转的大趋势，对科研档案的利用方式也应从纸质科研档案查阅向电子科研信息查询转变。档案数字化是档案外包的一项重要工作内容，这项工作的完成必然能够对科研人员利用档案提供方便，同时，因为科研档案的数字化工作和科研档案提供利用服务实际上是两个相辅相成的部分，科研人员利用需求的加大也可以为档案数字化提供动力。科研院所檔案室通过加大对科研档案信息化、数字化工作的宣传，可以增强科研人员的电子档案查询意识，通过科研档案利用效率的提高，档案外包服务工作隐藏的一些问题可以尽快被发现，从而改正，间接促进科研档案外包服务业的健康发展。

（四）慎选外包公司，严防一家独大。档案外包实际上就是业务外包的一种，在选择外包公司的时候，科研院所档案室应从市场出发，充分考虑外包公司的技术水平、设备先进程度、人员团队、实践经验、市场价格等等。可以采用招投标的方式进行，充分体现档案服务行业的公平性和竞争性，坚决避免档案外包服务业一家独大的情况。如果所有的外包服务都由同一个机构承包，很明显，长此以往，外包成果的质量必然会下降、外包服务的效率必然会降低、外包价格必然会被垄断。凡此种种，都不利于科研院所的档案建设，更不利于整个档案服务业的健康发展。此外，在与外包公司进行合作时，必须以合同的方式进行，并根据《保密法》《档案法》与外包机构和外包人员签署保密协议和服务承诺书，明确外包机构需要履行的义务，约束企业从严管理，规范操作，提高外包人员专业素养，维护科研院所自身权利。

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