大数据时代背景下的档案信息化管理要点分析

赵慧娟

摘 要：随着大数据时代的不断发展，现代信息技术广泛应用在现代社会中，档案信息化管理应用的效果越来越突出，符合未来档案管理的发展趋势，因此企业须深刻认识档案信息化建设的重要性和紧迫性，做好新形势下档案管理的基础建设、整合档案资源、建设管理制度、提高安全水平、建设人才队伍、开发应用价值，促进档案信息化管理工作持续发展。

关键词：大数据时代;档案;信息化管理

1 大数据时代背景下的档案信息化管理现状

1.1 人才困境

传统档案管理最大要求是相关操作人员需要具备足够的耐心，同时细致的进行相关工作，这类工作往往不需要高级的知识和文化。但是，从文件档案中获取信息的过程不断取得进步，从而不断提高了档案管理员的要求，传统的手段和方法无法满足最新档案中的管理要求。要充分利用信息平台来管理文件档案，就必须具有信息技术，计算机设备的操作以及相关信息软件应用程序的高级知识。但由于重视度不够，以及经济环境的制约等因素，缺少档案管理人才引进和培养的力度，导致现有的档案管理人员年龄普遍偏大，学历结构偏低，甚至几乎没有档案学、信息管理的专业人才，导致档案信息化管理人才整体素质不高，严重制约了档案信息化管理的发展。

1.2 隐私和安全的困境

在现如今这个互联网时代，很多领域的工作都无法离开数据的支撑，因此海量的数据和海量的信息也就随之而产生了，但是当大数据技术在档案管理当中加以应用之后，伴随而来的还有很多隐私与安全的问题。虽然网络的发展给人们的生活带来了很大的便利，但是网络安全事件也同时带来了很多的安全隐患，一旦信息化的档案管理遭受到网络安全威胁的时候，那么档案信息也就随之而遭到了泄露，这无疑给人们带来了极大的损失，就目前的发展现状来看的话，必须要对档案信息化管理的安全问题加以重视，给档案管理的完善做好保障，档案管理者需要就安全问题予以更多的关注。

2 大数据时代背景下的档案信息化管理要点分析

2.1 完善档案信息化管理制度

档案信息化管理制度是落实档案管理与利用服务工作的重要保障，在大数据背景下的档案管理与利用服务中起到指导性作用。所以，档案管理部门需制定完善的信息化管理制度。其一，完善电子文件归档与管理制度，在各科室内部设置1-2名兼职档案员，并为其安装电子档案管理系统，由兼職档案员负责部门内电子文件的收集、整理及归档，最后由综合档案室对档案进行统一保管，要求移交档案室的电子文件为一式三套，一套本地封存、一套异地封存、一套提供利用。其二，完善安全保密制度，定期更改数字档案系统登陆账号及密码，交由专人妥善保管，要求档案管理人员按照电子档案实际内容设置条文与原文的网上检索利用等级，同时按照用户需求对其网上查询权限进行设置，规定电子档案仅限于部门内部人员查询。其三，完善数字档案查询利用制度，要求部门内部人员开通档案管理系统登录账号，规定外来人员必须经领导同意后方可由档案管理人员执行相应的信息查询，并根据数字档案内容划分档案利用权限。

2.2 加强档案信息化基础业务建设

在大数据时代，需要企业加强对档案基础建设的重视，通过各种途径促进档案信息化管理工作的不断深化，进一步加强档案管理的质量和数量，通过这些途径，进一步提升数据资源库的建设质量和收集数量，真正意义上构建一个资源丰富的档案信息库。对此，需做好以下几点：一是着重档案资源的收集整理工作，在档案信息建设中，档案信息化建设的成效受到档案数量的直接影响。因此，部门内部要不断强化档案收集工作，为更好实现档案信息化建设奠定基础。二是规范统一档案数据库。对此，档案管理工作要基于规范化、统一化数据格式上，构建一个有效且丰富的档案信息共享资源。另外，还需做好文字档案电子化存档汇总，切实有效地保护好历史资料，同时档案管理人员还可以利用计算机技术，将文字资料扫描并转化成电子档案，以便在单位内部构建一个档案资料数据库，最大限度保障档案资源的可靠性和全面性，便于档案管理人员查阅，从整体上促使档案管理使用效率的提升。三是企业要提供软硬件支持，企业档案管理部门，要得到企业领导者的认可，进而获取充足资金，更好的实现档案信息化建设的硬件需求。另外，企业还要投入大量的人力物力，构建一个档案与OA系统紧密结合的系统体系，严格遵守行业标准和法律法规，全方位收集、整合管理档案，更好地实现档案信息化管理。

2.3 运用大数据技术来对档案信息进行备份

大数据技术在进行数据处理和存储方面所发挥的作用是很突出的，在面对现如今海量信息的时候能够很科学的进行处理和存储，这就在很大的程度上促进了档案资源统一管理的可能性。现在我国很多城市都开始重视大数据技术所发挥出来的作用，在很多地区都建立起了大数据产业园，这些产业园的兴建有利于对数据进行规模化的处理，面对海量的信息就要进行海量化的管理，但是一旦发生信息丢失的话也是大规模的丢失，所以说对信息进行备份是很必要的。网络安全问题是现如今得到社会广泛关注的一个问题，一旦档案完全的进行了信息化的管理，那么在遭到网络安全问题的时候就会产生数据的丢失，因此说对于档案的数据信息进行备份是很关键的，可以防患于未然。

2.4 加强人员培训，提高专业素质

文档文件管理负责人对于文档文件管理工作具有绝对的决定权。它的质量和能力直接决定工作的状态和结果。随着信息时代的到来，许多以前的雇员不再能够做他们目前的工作，并且文件信息管理不熟悉。目前，由于各种原因，相关的单位不能直接辞退他们。当前，文件档案管理的现代化课程的培训有待加强。因此，有必要提高他们的专业素质。这里提到的培训可以分为两个部分。第一部分是理论知识培训，第二部分是专业技能和实践培训。理论知识作为实际操作基础和前提，可以从大学聘请专业教师在机构内进行专门培训，也可以找到为员工提供专门培训的专门机构。借助专业技能和动手培训课程，可以要求员工观察并学习具有丰富经验和完整系统的大型公司。总之，培训内容必须多样化，培训方法不能简化，使得员工综合能力得到提升。

3 结语

在大数据的背景下，相关部门要加强档案管理与利用服务，应当充分发挥大数据的优势，将大数据技术应用于档案管理与利用服务中，同时，强化档案管理队伍建设，进一步完善档案信息化管理制度，加强相应基础设施建设力度，以提升管理质量与服务水平。

参考文献

[1]王斌.谈大数据对医院档案管理发展的影响[J].才智，2018（12）：177.