加强人才服务机构档案信息化建设的途径

刘璟

摘 要：近年来在经济快速发展的新形势下，人员跨区域流动更为频繁，流动方式更具多样性，这也对人才服务机构和档案管理工作带来了较大的挑战。为了能够更好的发挥人才服务机构档案管理的效能，人才服务机构需要加快推进档案信息化建设，使其能够更好的服务于社会和企事业单位的发展。文中分析了人才服务机构档案信息化建设的现状，并进一步对加强人才服务机构档案信息化建设的途径进行了具体的阐述。

关键词：人才服务机构;档案;信息化建设;人事档案管理系统;信息数据库

人才服务机构中有着数量庞大的人事档案资料，而且存取频率较高，通过实施档案信息化建设，可以进一步提高人才服务机构档案管理工作的效率和质量，为用户查阅检索提供更多的便利。而且对于人才服务机构而言，档案是其重要组成内容，通过积极推进档案信息化建设，也有利于人才服务机构电子信息建设和档案管理标准化的实现。由于人才服务机构档案管理中涉及流动人才的档案进、管、出等流程，通过开展档案信息化建设，可以更好的掌握档案的具体情况，并对档案管理模式进行优化，全面提高档案管理和服务水平。

1 人才服务机构档案信息化建设的现状

1.1 软件系统更新滞后于硬件设施建设

近年来人才服务机构加快了硬件设施建设，这也使当前硬件设施与人事档案总量具有较好的匹配性，但相较于硬件设施，软件和系统上还相对滞后，存在较大的提升空间。特别是近年来各人才服务中心人事档案呈现出几何倍的增长， 但应用的档案管理服务系统更新和升级却相对滞后，这也导致人才服务机构相应档案服务工作无法实施，给档案管理服务工作带来了诸多的不便。

1.2 信息化程度不高制约服务水准提升

虽然当前人才服务机构也实施了档案信息化建设，但随着毕业生数量的不断激增，人才服务机构每年接收的毕业生档案数量呈现出不断增长的态势，而且这些档案使用频率较高，档案托管人更习惯通过网络来实现对档案信息的利用。但由于人才服务机构整体档案信息化建设水平相对滞后，这也使档案信息在利用过程中与网络化和智能化利用存在一定的差距，线上能进行的服务相对较少，多数档案服务工作仍需要通过窗口开展，这不仅增加了工作人员劳动强度，而且还严重制约了档案服务质量和水平的提升。

1.3 人事档案资源存在浪费问题

由于长期以来档案管理工作的封闭状态，使人们对档案缺乏有效重视。同时人才服务机构档案管理程度和服务渠道相对滞后，这就导致部分当事人对于个人档案缺乏重视，这也是近年来“死档”和“无人档”档案数量增长的主要原因。另外，部分民营企业对于员工档案缺乏重视，实际工作中对员工人事档案利用率低，这也使人才服务机构中的档案信息无法得到有效的利用，档案的价值无法发挥出来，档案信息资源存在严重浪费问题。

2 人才服务机构档案信息化建设的途径分析

2.1 积极构建完善的人事档案管理系统

当前人才服务机构档案数量急剧增加，面对庞大的档案信息，人才服务机构需要加快构建人事档案管理系统，实现对档案信息的高效管理，为人才服务机构档案服务水平的提升打下坚实的基础。并基于人事档案管理系统的基础上，针对档案信息资源整合，建立人事档案信息数据库，全面提高档案信息利用的效率。而且通过利用远程管理系统将档案信息上传到网络服务后台，可以为档案利用者提供实时档案信息查询服务，为档案信息共享目标的实现打下坚实的基础。

2.2 加快推進档案信息数据库的建设

目前人才服务机构在档案管理工作中也越来越重视现代信息技术的应用，并与先进的管理理念和管理方式相结合，档案管理效率有了较大程度的提升。而且在现代技术支撑下，人才服务机构也加快了档案硬件和软件的开发，并通过构建高质量的档案信息数据库，用户能够及时获取到所需要的档案信息。而且人才服务机构基于各行业的实际需求，积极构建联动机制，为各行业的发展提供人才检索服务，全面促进人事档案服务效率和质量的提升。

2.3 人才服务机构与企业实现有效对接

人才服务机构通过与企业之间建立良好的沟通机制，基于企业需求来为其提供档案信息服务。在做好已有基础业务的基础上，能够为企业提供更为便捷和高效的档案信息服务，并有效的解决各种新的需求服务。同时还要制定各种针对性的档案服务方式，根据企业需求和人才特性实现智能匹配，实现人才服务机构与企业之间的有效对接。目前企事业单位用人需求发生了较大的变化，因此人才服务机构也需要强化自身档案管理服务的针对性，更好的突出人才的特点和自身的优势，实现对档案的个性化管理，积极推进人才档案社会化服务的进程。

2.4 整合资源提高档案服务水平

在当前信息化时代背景下，信息获取渠道更具多元化。在这种新形势下，人才服务机构需要基于自身档案信息资源的基础上，借助于网络来加快整合资源。人才服务业务为人才服务机构的主要服务内容，在实际工作中，可以将流动人员信息在人才档案管理系统中进行录入，并对各机构业务领域的信息进行整合，不断的丰富档案数据库的信息。这样企业在人才招聘时可以在档案数据库中搜寻与其相匹配的人才信息，不仅能够缩短招聘周期，同时也能够降低招聘成本。在具体人才培训工作中，通过分析入库流动人员信息，制定具有针对性的培训计划，全面强化培训的实效性。另外，还可以根据人才培训的情况，向企业推荐一些优秀的人才，从而实现多方共赢的局面。

2.5 提升档案管理人员信息化水平

人才服务机构档案信息化建设离不开素质过硬的档案管理队伍。在当前新形势下，档案管理人员要具备扎实的专业知识，同时还要能够熟悉应用各种先进的技术和信息化设备，具备系统和网络安全防护意识和能力。这就要求人才服务机构要重视对档案管理人员的专业技能和信息化技术知识的培训，并将培训内容与档案信息化建设积极配合，努力提升档案管理人员的专业技能和业务水平，使其以高度的责任心和使命感完成自已的本职工作，全面促进人才服务机构档案信息化水平的提升，更好的发挥出人才档案的价值和作用。

3 结束语

人才服务机构在当前社会发展中承担着人才档案管理的职责，人才成为各行业竞争的重要资源，因此人才服务机构需要充分的发挥出人才档案的重要价值，在实际工作中通过提升档案信息化水平，打造高效和高质量的档案信息服务，以此来实现档案信息资源的开发利用，并促使人才服务机构档案管理工作能够迈上一个新台阶。

参考文献

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