新时期秘书工作与档案工作关系新探

谢啊英

【摘要】随着我国进入中国特色社会主义新时代，在不断重视秘书工作与档案工作的同时，也对秘书工作与档案工作提出了新要求，两者之间的关系一直是学术界的问题。本文通过理清两者关系在新时代的重要性，探究两者的关系，以便更好地发挥各自的作用为社会服务，并探讨如何处理好秘书工作与档案工作，以顺应现代社会的发展需要。

【关键词】新时期;秘书工作;档案工作;交互关系

一直以来，学术界对秘书工作和档案工作之间究竟是何种关系众口不一。但是总的来说，不外乎这几种说法：全同、全异、包含以及交叉关系。这几种说法在当时都有一定的支持者以及本身的合理性。本文通过对这几种说法的探究，探讨不同观点的合理性与不合理性，以期得到一个广为认可的观点。

一、理清两者关系的重要性

秘书人员的业务水平和责任直接影响档案工作的质量，档案工作为秘书工作的科学性、有效性和规范性工作提供重要保障。随着现代科学技术的发展，电子文件的数量在不断增加，但各单位仍主要使用纸质文件，同时也形成并使用电子文件。若对秘书工作与档案工作的关系认识不清，容易导致信息缺漏或错误，这要求我们一定要处理好两者的关系，明确权责、各司其职，才能更加适应社会发展。

二、新时期秘书工作与档案工作的关系

（一）两者不是全同关系。秘书学和档案学一样都是独立学科，秘书工作与档案工作的内涵也不同。秘书人员的主要任务是文件的处理、研究、信息处理和其他日常工作。档案工作者的主要任务是收集和整理、鉴别、保存、编目和检索、编辑和研究、统计和利用等。从两者工作服务的角度来看：秘书工作主要是为领导工作服务的，而档案工作的服务对象范围更加广泛，为个人、社会、组织等各个方面提供服务。由此可以看出，秘书工作不等于档案工作，档案工作也不同于秘书工作，两者不是全同关系。

（二）两者不是包含关系。有人认为秘书工作与档案工作是包含关系，比如安徽师范大学文学院教授杨树森主编的《秘书学概论》和《秘书实务》这两本书中都将档案工作作为秘书人员的常规业务之一。此外，商南县档案局蒋燕记认为，文书处理工作和档案工作是秘书工作的一部分。笔者认为这些说法混淆了两者的内涵，显然是不正确的。

（三）两者不是全异关系。虽然秘书学与档案学都是独立学科，但它们都是管理学的一个分支，从这一方面来说，两者是存在关联的。而且两者的研究对象是前后衔接、彼此相邻的，比如秘书人员将办理完毕、并具有保存价值的文件统一起来以备日后查找使用，就形成了档案，并交由档案工作人员进行整理归档等。档案工作中的文件、音频资料、文稿等也有可能用于秘书工作中进行参考，因此不能认为秘书工作与档案工作完全不相容，即两者不是全异关系。

（四）两者是交互关系。互联网中的交互意味着介入一件事物的对象可以相互交换，交相互动。秘书工作与档案工作之间的相互作用意味着两者是双向的和交叉互动的。所谓的互动关系，一方面，是秘书工作，无论是党政机关的秘书工作还是非党政机关中的，所形成的材料，都是构成档案的一部分，秘书工作中形成的公文材料等是后期档案工作的重要基础;另一方面，秘书工作免不了需要查找使用档案，而档案工作为秘书工作的有效展开及运行提供行了便利。所谓的交叉关系，安徽师范大学文学院的石柯认为，机关的档案工作是秘书工作与档案工作的交集。文书工作是秘书工作的一个重要内容，而档案工作也离不开文书工作，档案的移交是文书工作的结束，接收档案是档案工作的开始。移交和接收的对象都是档案，档案的移交和接收是秘书工作与档案工作的切点，而相切是一种特殊的交叉关系。综上所述，两者是一种交互关系。

三、如何在新时代做好秘书工作和档案工作

（一）加强秘书和档案人员的教育和培训。1.加强学校教育。专业成长情况如何，在一定意义上取决于学校是否重视它，目前国内有许多高校开设了秘书学和档案学课程。通过学校教育，能够提高学生的政治素质、专业素养、心理素质等为秘书工作和档案工作打下理论基础，为以后的实践工作提供前提。2.加强岗位培训。任何工作的专业性体现于具体的实践过程中。通过实践，秘书人员才能熟练掌握公文格式、规范标准等，为档案工作提供方便;只有通过实践，档案工作者才能准确地收集和整理、保存和识别以及研究档案，并为秘书工作和其他工作提供参考。3.合理设置机构。由于秘书工作与档案工作联系密切，导致没有一个专门的机构为档案工作和秘书工作提供指导和监督。因此，从中央到地方设置统一的管理秘书工作和档案工作的机构十分必要。在管理系统中，必須要真正实现秘书工作与档案工作的交相互动，将秘书工作和档案工作纳入统一组织管理、统一发文和归档方法、统一技术支持的标准化轨道中。

（二）提高秘书人员的业务水平、责任意识和档案意识。1.提高秘书人员的业务水平。既要规范公文用纸用墨制度，又要规范应用公文文种。秘书人员要明确不同文种的适用范围，不能随意写作。从行文方向来看，秘书人员应该理解上行文、下行文和平行文之间的区别;从文件是否涉密角度分，秘书人员要区分最核心机密的文件、重要机密的文件以及一般机密的文件，做到文件合理有序。2.提高秘书人员的责任意识。档案的一个重要来源是秘书工作中处理完毕的并有保存价值的文件。秘书工作中形成的文件和材料不仅具有秘书工作的参谋指导作用，对档案工作同样重要，这要求秘书人员必须树立极高的责任意识，保证文件的真实可靠以及规范合理。3.增强秘书人员的档案意识。档案的形成过程一般有两种：一种是人们有意识地将档案保存备查，这种情况下形成的档案比较齐全、完整;另一种情况是被制作时并不是作为档案，并不着重于保存备查，而只用于眼前需要，其制作者没有或者有很少的档案意识。秘书人员要增强档案意识，化“无意”为“有意”。

（三）实现秘书工作与档案管理工作的自动化、网络化。随着新技术的应用，“文档管理一体化”思想在档案工作中越来越重要，提高秘书人员以及档案人员的办公自动化水平，就必须加强电子计算机技术在秘书工作和档案工作中的应用，引进先进的管理设备和专业的技术人员也至关重要，这有利于提高工作效率与质量。只有这样，秘书工作和档案工作才能继续朝着自动化和网络化方向发展。

四、结语

秘书人员和档案人员要不断学习理论知识，提升自身的政治素质、文化素质、实际本领等。在实际工作中，秘书人员和档案人员都要树立高度的责任意识和档案意识，善于运用先进的科学技术设备，只有这样才能确保保证高效率、高质量地完成任务，只有使档案工作和秘书工作更加科学规范，才能继续发展、进步。

【参考文献】

[1]蒋燕记.文书处理工作与档案工作的关系[J].甘肃档案， 1984（01）：25-27.

[2]石坷.秘书工作与档案工作的关系[J].秘书，2007（12）：8-10.

[3]李忠荣.对新时期秘书工作与档案工作互动关系的思考[J].科技情报开发与经济，2007，17（28）：129-130.