加强中专学校档案综合管理工作研究

高斯娜

【摘要】档案是每个单位十分常见的一种载体。它包含有些方面的知识和一些特定的信息。通过书写表现形式展现在我们的生活中，能够表现出我们人类的丰富的知识，具有一定的继承性的特点。我们学校的档案是所有老师智慧的结晶，记录着学校的各项工作事务等一系列的活动过程。里面包含了很多的管理经验、教学经验以及我们在教育成功案例上的一些宝贵的经验，是我们学校一笔巨大的财富。档案具有重要的作用，有利于开启新的知识、研究新的技术，还能在原来的基础上进行不断创新，能够在已经达到的成果上，不断地开发出新的研究成果。

【关键词】档案;中专学校;管理

档案具有很高的参考价值，能够帮助我们开拓出自己的思路。我校有丰富的学校储藏室，里面收集了大量的档案，资源的来源途径广泛，种类繁多，因此做好档案管理工作是当前一项重大的工作任务。

一、改善档案室藏结构是中专学校档案发展的必然要求

中专学校的综合性档案室是由各种档案资料构成的。它是多种资料的组合体，要构建一项科学完整的储藏结构，只有这样才能更好地发挥它的作用，承担起它应当承担的任务。在以往的管理过程中，存在很多的问题，首先它在结构上就十分不合理。库存的档案应该是多种多样的，可是就目前情况来看，大部分学校只有文书档案，而且内容是十分单一的。这样一来就让学校的管理与教学方面的考察受到了不利的影响。如果想要改变这样的状况的话，档案室就应该利用各种方法，通过不同的渠道去收集不同载体的档案，然后分别进行保管。以前的档案收集主要是由文字图表的形式构成的，随着技术的不断完善，档案的形式也变得更加丰富多彩。比如说录像、VCD、磁带等音像档案都是十分普遍的。一些具有代表性的牌匾、锦旗、奖状等实物的档案，更是具有十分高的参考价值。通过管理这样不同载体的档案能够为校史的发展奠定一定的基础，让研究变得有据可循。更为重要的是，不同门类以及不同内容的资料能够相互补充，相互印证，展现出在不同时期里学校的发展状况，随着时代的进步，学校也是在不断地进步，向着越来越好的方向发展。因此把档案室建成一种综合的信息库，在这样的管理下能够改变学校当前内容单调结构单一的状况，这是当前中专学校档案发展的必然要求。

二、加强档案管理工作建设的物质基础

档案的收集和管理工作是一项漫长而复杂的过程，整个过程的工作内容十分的繁杂、具体、详细。从整个工作程序来看，收集工作是整项工作的首要环节，有了档案，档案室的各项工作才能够逐步开始。所以说档案的收集是必须有坚实的物质基础才能够完成的。档案室开展的主要是服务工作，而且必须门类齐全，内容也必须十分丰富，只有这样才能够作为资料来被人们参考，如果没有物质基础的话，各项工作就不能有效展开。档案室的储存种类越丰富，能够提供的价值就越大。只有通过不断地收集才能把学校的档案由单一转变为多元化，只有加强档案的收集才能够将它们进行统一管理，从而推动学校有关于档案事业方面工作的开展。中专学校档案室在收集档案的时候，应该把握以下几个内容，把他们作为工作的重点。首先，以学校的根本教学活动作为工作的主线，全方位收集的资料主要是关于学校的重大活动的，能够反映学校在历史发展中重要的事件，展现出学校的教育特色。在管理的过程中保存下来的图片文字以及其他的音像视频等资料，是展现学校风貌的真实的记录，而且能够突出学校的管理特色，具有十分广泛的作用。其次，是要保证收集到的档案的质量，要把控收集的范围。学校在进行档案管理工作的时候，应当制定分种类的方案，确定收集的范围期限，对于时间长短不一的保管的文件材料，及时做到收纳与规整，并进行系统的管理。最后，档案在收集的过程中要注意做到门类齐全、内容完整。在整个收集的范围里，要注意收集不同种类的资料，如果只从一个角度去搜集，档案将具有片面性。对于一些与档案修改、补充相关的材料，也应该积极保管作为参考的依据。只有从多个管理过程入手，才能够将工作做到更加完整，从而推动学校管理方面的发展。

三、应用现代化手段是中专档案管理的发展趋势

随着时代的发展，信息技术已经广泛应用到我们日常的生活、工作与学习中。档案管理只有随着时代的发展，应用现代化的手段才能够取得进步。就现状来看，中专学校的档案管理在方法上具有很大的局限性。当前大部分档案只是采用传统的方式进行的管理。但是众所周知，档案的管理不能只满足于手动的查阅，而是应该将他们纳入信息库，可以通过多媒体技术进行快速的查阅。因为手工管理档案室具有很大的缺陷，比如阅读的速度十分缓慢而且利用十分不便的，这将影响到工作的效率。科技的发展为档案工作的开展奠定了一定的基础，档案工作不能局限于手工的管理和纸质的保存，而是可以通过多媒体提供各种服务提供各种信息资源，可将档案用电子文件和压缩文件的形式，储藏在档案管理的信息库中，这样一来既可以减少档案室占用库房，又可以确保档案的完整性与保密性，因为中专学校的面积相对较小，如果档案管理资料过多，这样会大量地浪费资源，从而不利于教学活动的开展。只有利用现代化的技术手段，采用高新技术来管理档案，加强对于档案的建设，这样才能更好地推动档案事业的发展。

四、提高档案工作管理人员的自身素质

档案管理工作是一项综合素质十分基础的工作，但是随着社会的进步与当前时代的发展，对于档案管理人员也提出了新的要求。首先，作为一名工作人员，需要具有良好的思想素质与较高的文化素质，这是工作进行的前提。其次，具有娴熟的业务素质，这是保证一个工作人员正常进行工作的基础。三者是相互联系的，三个因素缺少一个的话，工作人员就不能出色地完成工作，它是完成工作的最基础的具备因素。思想素质是最为重要的，如果没有良好的思想素质就不可能做好任何一项工作。如果一个档案管理的工作人员认为自己的工作是默默无闻的，是十分冷清的，那么在工作的过程中就没有积极性，所做出来的工作就不出色，甚至不能按标准完成工作，先把思想素质提上去才能更好地完成工作。再次，工作人员还要充满工作热情以及为人民服务的精神。只有在这种精神的带动下，一个人的工作积极性才能够提高，工作起来才会更加认真负责，把工作做到最好。更为重要的是，要有保密的观念，在一些重要的国家机关单位，档案有很高的保密性，如果将档案的资料泄露出去，很有可能诱发安全危机。中专学校档案管理人员的文化素质也是十分重要的。因为他们的工作过程要包括资料的收集和分类、编写目录等一系列的活动，如果素质过低会影响工作的正常展开。档案工作人员一定要有坚持不懈的精神，不断钻研，积极学习专业相关知识，让自己的素质能够担任起自己的工作，在日常的工作中，可以到各个部门进行业务考察，这样一来，不仅能够提高管理的经验，而且能够增长见识，加强业务水平。

五、结语

档案管理工作是一项十分漫长而复杂的过程，只有通过各方面不断的努力，才能够把最基礎的工作做到最好，只有用端正的思想态度来对待每一项工作，才能够出色地完成任务，把每一件小的工作做到最好就是最出色的工作。

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