奖惩机制在病案回收管理中的应用

马金火

广东药科大学附属第一医院病案统计科,510080 广东 广州

病案是记录患者在医疗机构进行各种诊疗过程的文书档案,是具有法律效力的文字记录,是衡量医务人员业务水平和评价医疗质量的重要参考,是医院进行临床、科研和教学的宝贵资料,也是医疗保险的重要依据[1]。事实上病案完整的回收到病案室要经过各级医生、护士、手术室、转诊科室、质控科室等各相关部门，最终才由病案室收回。然而，病案资料在医院自身、患者再次医疗参考、保险报销机构等多部门的应用都是相当迫切的，这就对病案及时回收归档工作的及时性有着严格的要求。

某医院为进一步加强住院病案管理，保证病案资料客观、真实、完整和及时归档，并按时准确地向卫计委网络直报病案首页及数据，根据2010年出版的《广东省病历书写与管理规范》和2011年出版的《三级综合医院评审标准实施细则》的法规和制度，结合医院实际情况，建立和修订病案回收奖惩机制，并以数据为基础评价整改措施效果，进一步探寻更有效的对策。

1 资料与方法

选取某医院病案室2014年至2018年5年间实施改进病案归档措施归档的出院病案为统计样本，统计全院通过采取病案归档措施修订实施前后病案3个工作日、7个工作日归档率及奖惩金额进行对比分析，观察规定修订实施改进病案归档措施的效果。

医院出院病案回收归档考核规定修订情况：2014年之前医院对病案回收考核只是执行病案书写管理规范中的条款，只罚不奖的奖惩机制，2015年医院病案管理委员会制定了具有循证追踪、责任到人、分级管理的出院病案考核规定[2]，并在调查期间不断完善修订规定的内容，达到预期的管理目标。

2014年医院出院病案按期回收归档工作考核只罚不奖，并按病案书写规定时间考核。

2015年工作考核制定相关规定如下：3个工作日内上交的每份奖励20元，2个工作日内上交的每份奖励30元。如病案回收超过7个工作日，则每份迟交病案的第1天扣20元，每增加1天加扣10元，依此类推。科室病案7个工作日内及时回收率<60%，扣科主任及护士长50%的问责基金；如回收率<40%，扣科主任及护士长100%问责基金。

2016年工作考核规定调整如下：3个工作日内上交病案室的每份奖励30元。取消2个工作日内回收的奖励。科室出院病案7个工作日内回收率<90%但≥70%，扣科主任及护士长50%的问责基金；如回收率<70%，扣科主任及护士长100%问责基金。

2018年7月工作考核规定调整如下：取消3个工作日内回收奖励30元的规定，改为奖励10元。奖励的出院病案必须是完整的，否则取消奖励。另每月15号上报上月病案回收情况表时，病案还未回收，除该病案应扣的金额外，另外再一次性扣50元/份。

2 结果

2.1 调查期间医院病案回收率和奖罚情况

2014—2018年医院病案回收与奖惩情况见表1，2017年的3天回收率和7天及时率最高，奖励总额最高、罚款总额最低。

2.2 奖惩机制调整情况

医院在2014年根据评审标准实施细则4.27.2.6条款[3]：住院病案在7个工作日之内回归病案科≥90%达到C(及格)；住院病案在3个工作日之内回归病案科≥90%达到B(良好)；住院病案在2个工作日之内回归病案科≥95%，在7个工作日内回归病案科100%达到A(优秀)。制定了2015版的出院病案按期回收归档考核规定(试行)，此规定完成参照评审标准细则，从表1可以看出，相对2014年回收率，病案回收工作得到大幅度地提升，基本达到了第一阶段的管理目标。但7天回收率仅89.67%，还没达到评审标准最低级别。

表1 2014—2018年医院病案回收与奖惩情况

为了巩固成绩，提高科主任护士长对本科室出院病案管理的重视程度，使回收率达到评审标准，2015年底，医院病案管理委员会在考核规定从以下3个方面做了修订：降低预期目标，取消2个工作日内回收的奖励；为了确保出院病案7个工作日内回收归档在90%以上，加大回收归档的奖惩力度，并在2016年1月1日执行。

由表1可以看出，2017年和2018年，医院出院病案回收工作取得了良好的效果，7个工作日内回收率都达到90%以上。2018年1月，医院顺利通过三级综合医院评审活动，其中，病案统计科病案回收管理质量持续改进案例，作为科室工作亮点，受到了评审专家的肯定。

医院出院病案回收工作的效果呈现良性发展趋势，达到管理目标，管理机制得到有效证明，为了巩固成绩，缩减医院支出，2018年6月医院病案管理委员会做出缩减奖励的修订，即3个工作日内回收奖励30元的规定，改为奖励10元。新规定从2018年7月1日起执行。调整了病案回收奖罚方案，2018年奖罚相抵后净支出为244 255元，与2017年奖罚相抵后净支出462 925元比较，减少了218 670元，比2017年减少47.24%。2018年版规定的实施，巩固了2015年旧病案按期回收归档考核规定实施以来取得的良好成绩，同时，也达到了节约医院开支成本的目的。

3 讨论

加强临床病案管理工作的积极性，促进病案管理水平的提高，这是我们运用奖惩机制的最根本目的。医院病案是医疗记录档案,是临床治疗的科学依据,是卫生统计机关资料来源的基础,是完成国家卫生信息网络报表的基础[4]。此次奖惩机制的应用实践过程中，逐步解决了影响病案回收管理工作的不利因素，例如人员不足、不固定；设备系统老旧；科室之间配合不畅通；管理制度不完善等。案例证明奖惩机制是提升住院病案回收效率的有效方法，为进一步完善病案管理质量提供了理论依据和实践经验。

与此同时，随着医院信息化建设发展，病案无纸化是病案管理工作的一项新课题，是医院信息建设发展的必然趋势[5]，这对医院病案管理中奖惩机制的应用，以及医院管理层、各科室重视程度，有着更高的要求。