浅谈干部人事档案管理与利用的创新

黄琴

摘 要 干部的档案管理是干部人事的重要组成部分，是单位组织人事管理的主要工作之一，档案管理的质量决定干部的流动性和稳定性。当前我国干部档案管理还存在一定缺陷，本文主要分析这些缺陷，并提出针对性的解决方案。

关键词 干部人事 档案管理 创新

一、干部人事档案管理的意义

干部档案是组织了解干部信息的主要途径，档案中记录着其个人履历、工作表现、获奖情况、职务变动、社会关系等重要内容，具有较高的公信力和参考价值。组织部门结合干部工作能力和工作状态，以其档案作为参考来分析、选拔、培养、调整干部及其工作。干部人事档案不仅会影响其职业前途，还可能影响单位甚至管理区域的未来发展。[1]

二、现行干部档案制度的主要问题

（一）对档案的重视程度不够

在我国的干部档案管理中，存在对档案重视程度不够的情况。一是干部自身不够重视，有的干部职务频繁调动，自己的档案却没有随着调动，需要档案的时候不知道自己档案的存放地点。二是领导对下属档案的重视程度不够。我国的干部人事档案一般由其直属领导撰写，有些领导意识不到自己写的评语会对下屬的职业生涯造成何种影响，撰写工作评价、工作结果相对随意。

（二）档案管理制度存在缺陷

在干部档案实际管理过程中存在档案管理制度不健全、制度执行不到位等情况。主要表现为档案查阅准许标准不明确、档案管理部门材料收集不主动、材料收集范围过小、档案移交和传递过程烦冗、档案材料内容审核不及时不专业等情况。这些问题汇集到一起，造成了干部人事档案材料不健全，严重影响了干部组织人事工作的有序开展。

（三）对档案的专业认知不足

社会意识普遍认为干部人事档案十分重要，但是对档案管理缺乏专业认识，这种认识不足的情况也影响了一些单位领导。一部分单位在档案管理资金投入、档案储存设施建设、档案管理制度完善等方面不重视、不认真，将档案管理理解为简单的仓库储存，认为档案管理工作不能给单位生产服务带来实质性好处，只是应上级制度要求，对档案开展收、存、查、放等工作，导致单位人事管理工作长期处于松散、被动应付的状态。[2]这样的状态会使工作失误率增加，该归档的资料归档不及时，该整理的材料不整理，久而久之就会造成档案缺失、难以查找，使档案管理失去部分作用。

认知不足是造成目前档案管理困境最重要的主观原因，要改变困境，首要解决的就是认知问题。

（四）档案管理专业人才不足

以四川省为例，四川人口接近1亿，在政府相关部门工作的干部有近100万人，如此庞大的档案需要专业的人才来管理。然而目前省内仅四川大学开设了档案学专业，专业档案学校只有位于雅安的四川档案学校，属于中专。四川大学档案学专业属于冷门专业，每年培养的高级档案管理人才很少。而四川档案学校虽然人才培养数量较大，但培养的人才素质参差不齐。严重匮乏的档案管理教育资源面对浩如烟海的档案文献显得杯水车薪。

（五）科技化程度不足

信息化和数字化科技的进步为管理提供了技术支持，我国从2014年开始在全国档案系统中推行数字化改革。传统的纸质档案占用空间大、归类整理麻烦、检索难度大、携带转移麻烦，对火灾、洪涝、地震等自然灾害没有抵抗能力。我们经常可以在新闻中看到某些单位遭遇火灾，大量关键资料被焚毁，造成更大的损失。科学的管理和数字化的资料储存技术应用在档案管理中之后，极大地提高了档案系统对灾害的抵抗能力。

三、创新档案管理方法

（一）加强档案意识宣传，提高重视程度

思想工作是所有工作的前提，只有领导干部重视档案管理工作，一切关于档案管理的创新方案才能得到重视、得到切实的执行。因此，首先要全面加强档案基础知识普及，开展档案工作专题宣传，提升目前干部队伍对档案管理的重视程度。其次要加强教育体系中的档案管理教学，从孩子抓起，这样当他们成长起来，才会有更多人才从事档案管理工作，才会在今后的工作中重视对自己档案的管理。

（二）大力建设档案管理教育体制

以四川为例，目前的教育系统培养出来的档案管理人才过少，需要在更多高校中开设档案教育专业。建议以四川大学档案教育专业体系为参考，各大高校以吸引档案人才来校任教为长期建设基础，以和四川大学合作构建联合培养模式为短期过渡方案，长短期结合，全面建成档案管理培养体系。

（三）将现代科技妥善运用到档案管理中

第一，拓展信息收集渠道。以往的档案信息主要来源于单位领导的批语，评论同质化、主观性很强。要将科学的信息收集系统应用在档案信息收集上，用APP、无记名信箱等方式收集干部的同事、领导、下属、群众等的意见，统一整合，形成最客观的评论。

第二，全面完善正在使用的网络信息备份系统，防止档案信息在转移、储存过程中出现丢失、损坏等问题。在不能及时拿到纸质档案的情况下，可以及时查找网络档案以供使用。

第三，加快信息化档案管理系统的更新换代，注意提升系统性能，满足人民日益庞大的档案数据查找需求。

四、结语

干部人事档案是干部综合能力和素质的集中体现，全面反映了干部本人的品德、能力、业绩、操守、思想素质等关键信息，成为了选拔任用干部的重要资料。为了进一步加强干部的组织人事管理工作，需要完善现行的干部档案管理制度，做到人尽其才、才尽其用，为新时代干部队伍的建设提供有力保障。

（作者单位为云南省交通投资建设集团有限公司）

参考文献

[1] 文绪生，李卓越，黄勤真.刍议现行干部档案管理[J].四川档案学校报，2019，28（16）：28-29.

[2] 田国豪，聂浩，周明勇.提高干部档案管理水平方法探究[J].新农村建设，2017，26（07）：45-46.