OA系统在采购中心耗材采购管理中的实施

蒋国荣

（常州市第七人民医院采购中心，江苏 常州 213011）

改革开放为行业与企业的发展打开了更大的空间，企业发展规模越来越大，企业朝着集团化、国际化方向发展的，组织机构越来越大，而在这个过程中对材料消耗需求越来与越高。OA 系统就是 OFFICE AUTOMATION，人们也称其为办公自动化系统，是将现代化办公与计算机网络功能相组合的一种新型办公方式，在实际使用过程中为内部人员提供了高效快捷的信息，保证高效协同工作的同时提高了办公效率，实现办公自动化。目前大医院的耗材管理主要有HRP、SPD等系统，本院在还没有HRP的情况下，充分利用现有的信息资源---OA系统开展医用耗材的信息化管理。

1 OA系统

在早期OA系统主要是打印机与复印机等，属于办公标志的最初形态，发展到今天与计算机和网络，在今天基本上都实现了自动化，跟随科技的发展而发展，随着人们的办公方式、习惯、管理方式的变化而变化，最终目标是保证提高办公效率，做好日常办公管理，强化工作协调性能，降低人工操作的重复性与复杂程度，改善在传统办公过程中存在的存储、分发、管理、分布等缺陷，为各级领导的宏观管理提供高效且便利的服务，帮助领导科学决策，有利于提高企业的办公效率，起到非常积极的作用[1]。

OA 系统当中的办公软件自动化管理能实现采购流程的全过程精准管理，但是需要有完善的采购方式，在强大软件、硬件系统的支撑下完成。如果软件系统残缺且品质不同， 就会影响到实际的工作情况。针对采购软件模块，根据现有的采购管理办法自定义出采购流程的，笔者在这里简要阐述一下采购流程：

①部门提出采购需求，经过提出人、审批人、核准人之后，系统生成需求信息；

②采购部门接收到需求信息，审核需求信息，核对需求信息，确认实际需求与需求信息相符合；

③将采购信息转接到外部信息发出询问价钱的提示；

④对比价格，根据供应商提供的报价与单价进行对比与议价；

⑤议价完毕之后确定价格，之后将价格提供给需求部门、采购主管部门签名审核的；

⑥审批确定的单价，作为系统采购订单的正式价格，成为系统订单。

2 OA系统采购平台的搭建

2.1 搭建精准的采购工作流程

OA系统首先发起采购需求，这个环节分别是采购需求、预算、立项审批；接下来选择供应商、签订采购合同；下单订货、付款；验收入库。这个环节实现了企业组织采购业务的全流程封闭管理，这里整理一下管理架构：第一步，采购申请，分为产生采购需求、需求确认分析、发起采购申请；第二步，采购签约阶段。签订采购合约、选择供应商；第三步，主项与预算审批阶段；分为预算与主项审批、问价与制定预算；第四步，下单订货、采购付款、发货、验收入库。其中在每一个环节当中都设定了贴合医院采购管理的工作流程，权责明确且踪迹可查，审批便捷工作透明。

2.2 OA系统在医院耗材采购中的应用

OA系统根据实际需求构建了一个实用性很强的预算审批流程，可以针对不同需求使用不同岗位职级的流程[2]。采购中心提出要求，由信息科会同软件公司，创建了医用耗材首次使用审批流程、医用耗材临时使用审批流程、医用耗材试用审批流程等。

（1）医用耗材首次申请审批流程图（附）

（2）用耗材临时申请审批流程图（附）

（3）医用耗材试用申请审批流程图（附）

2.3 自动匹配审批人的采购申请

当有采购需求，基于不同部门的高度协同采购申请也可以完成。比如临床医护人员针对开展医疗项目所需要的耗材情况发出采购申请，之后库管对应采购耗材对库存材料进行核对分析，在核对通过之后系统会根据采购申请名单来自动寻找本次采购物资。如果是已经在常规采购目录内的物资的采购申请，部门在审批的通过之后，就可直接采购；如果是没有在常规采购目录内但已经在医院使用的物资，走临时采购流程，进行有关部门的审核，经审核通过后方可采购；若是首次在医院内使用，必须走首次采购流程，由科室申请后，须经相关职能部门提出有关技术在求及审批意见，采购中心做好市场调研，将所有具体情况上传到分管领导，审批通过后方可采购。

3 OA系统在医院耗材采购中的应用体会

3.1 有效提高透明性与时效性

随着信息技术和医疗技术的不断发展，传统的医用耗材管理模式由于存在着时效性低等弊端，已不能适应现代医院信息化民展的潮流。通过信息化管理，可提高耗材管理的透明性和时效性，有效减少由耗材问题引发的安全隐患。

3.2 可以落实预算及收费管理

预算与采购的申请通过之后资料就会被传递到采购部门，采购人员根据预算、采购申请等接收到资料，给供应商发出采购信息。首次采购流程或有调价流程，必须经过财务科的物价员，及医保科的审批，只有在做好收费目录后，才能进入采购环节，确保了耗材的收费。

3.3 可以提高验收速度与质量

验收可多部门确认，当所采购的耗材抵达现场之后，线下各个相关部门都可以对物资进行确认，在确认过程中，OA系统的到货物资信息流也会在相应的人员之间相互流传确认。分别由库管、采购人员、使用科室等到货物资进行确认验收，最后确定物质验收单，流传到库管之后，库管办理入库登记。

3.4 可以提高付款质量

经过预算审批、采购申请 、合同审批、物资验收、临床使用等环节的操作之后，采购中心业务流程进入到付款环节时，采购人员可以再次核对采购信息，确认付款项目与付款日期。

3.5 数据可视化

OA系统将不同类型组织在采购当中的执行、管理中涉及到的信息生成数据图，或者是台账，无论是采购需求、还是预算与立项数据等，这些信息都被真实记录在采购管理系统的后台数据库当中。内部人员与管理人员可以根据自身的实际业务管理需求，检索与调用数据库的不同数据资源，同时生成不同种类的数据图表。

4 医用耗材信息管理

医用耗材的信息化管理，目前主要是HRP系统，由于我院经济基础较簿，至今没有完善的HRP系统，更没有SPD系统。为了充分利用医院现有的信息资源，发挥OA系统的作用，用于耗材的管理[3]。对于医院而言，定制化OA系统的发展并非全部是优势，在发展的过程中需要考虑本身的需求，找到适合本身发展适用的OA系统模式。为达到真正的耗材信息化管理，医院将上HRP系统，在OA系统中不能完成的工作，将在以后的信息化建设中得到改进。

5 结 语

从上述内容不难看出，在没有HRP、SPD的情况下，OA系统的采购管理平台具备非常大优势，而且在当前广泛运用在诸多企业当中，和传统的采购平台相比，OA系统本身具备的工作流审批功能，显著提升了流程审批效率，打破了供需壁垒，实现了无缝对接，在后台实现数据自动生成，提供可视化图表的功能，大大节省了人力统计需要消耗的成本。