谈档案管理的重要性及创新性

宋庆超 刘金玲

（1.镇赉县就业服务局    吉林    镇赉    137300;2.镇赉县水产管理总站    吉林    镇赉    137300）

摘要：档案管理是行业管理工作的一个重要环节，在记录历史发展进程方面具有不可替代的作用，是每一个行业长足发展的条件。要认识到档案管理工作的重要性，正视档案管理工作面临的新考验，从建章立法入手，做到档案管理规范化，与新时代的科技发展结合，有效利用档案资源，抓好素质队伍建设。明确坚持依法治档是当前档案管理工作的必经之路，更是做好档案管理工作的重要手段。

关键词：档案管理 重要性 面临考验 创新

中图分类号：G271  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2020）06-0107-02

一直以来，一些单位部门对档案管理工作的重要作用缺乏认识，事实上，档案管理对国家现代机关企事业单位的健康有序发展有着不可替代的重要作用。

一、档案管理工作的重要性

做好档案管理工作，一方面，可以让企业管理者及时准确地了解企业整体经营现状，为其准确把握经营策略提供可靠依据，更能为企业决策提供支持性的证据;另一方面，有利于社会各方面准确认定企业经营成果，为企业同各相关方合作打好坚实的社会基础。

做好档案管理工作，要不断更新档案管理观念，勇敢探索、尝试新的档案管理手段，通过档案全面、真实地记录企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合，决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现企业经营战略，提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于提升企业在市场经济中的竞争力有重要意义。

二、档案管理工作面临的新考验

随着科技的进步，计算机技术飞速发展，档案管理工作逐渐被边缘化，其重要性正在弱化，甚至很多档案管理人员都对自身的工作不重视，存在失位现象，没有强烈的责任心，造成整个部门的档案管理意识淡薄。档案管理工作在遭遇新旧管理方式交替中遇到新考验。

三、做好档案管理工作的必由之路

1.从建章立法入手

不同单位在档案管理工作上的规定和标准各不相同，许多单位缺乏规定和标准，大大降低了档案管理工作的标准化程度，造成工作效率低、档案质量参差不齐的现象;不仅减弱了档案的存取与调配效率，影响了档案管理信息化发展进程，还降低了档案的应用率。大量低水平的重复作业与建设由此产生。同时，相关制度的滞后也令档案管理工作只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展，更没有突破。因此，建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫，加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程，而这个流程應符合实际工作需要。

2.做到规范化

维护档案的完整、准确与安全，是档案管理的基础性工作和重要内容，特别是涉及贯彻落实党的路线、方针、政策方面，直接关系到组织人事部门对干部的评价、培养和使用，关系到个人的切身利益和政治前途。因此，对档案管理的基础工作一定要加以规范。但在档案管理的实际工作中，仍存在着一些薄弱环节，如档案材料收集整理不及时、基础设施不配套、保管条件恶劣、档案的查（借）阅等手续没按规定履行等，针对这些问题，应做到收集归档程序化、鉴别整理规范化、设施建设标准化，从而保证各项工作井然有序地开展。

3.与新时代的科技发展结合

档案材料保存了非常多的指示性文件，又记录着大量信息内容，是一个丰富的信息资源库。但是档案的整理工作十分繁琐，重复性劳动很多，且劳动强度大。如果利用计算机来整理这些档案，便能够做到事半功倍。按照文件排列顺序进行打印，这样既可以降低人工归档时的错漏，还可以发挥出计算机的优势，压缩了手工操作的繁琐程序，提高了工作效率。

档案管理工作中，要重视档案材料信息的组织化和系统化。先输入要检索的关键词，再点击要查找的范围，检索出来的文件便是要找事件的范围，查找的结果既准确又不会浪费时间，这样才能发挥出档案资源管理的作用。

随着电子技术的应用，现代科技存在的网络安全问题也在档案管理信息化中有所呈现。因此，为了保证网络安全，要制定出严密的电子文件安全管理规章，不断完善电子文件在流转时的跟踪登录管理。同时，设立行之有效的管理系统，按照档案信息的安全、人员的职责、设备的管理等因素，对操作权限进行合理划分，并在工作模式和软件功能上做周密设计。

4.档案资源的有效利用

合理有效地利用档案资源可以促进社会经济的快速发展。档案信息资源已成为整个社会发展中不可缺少的信息来源，档案管理工作的意义就是要充分发挥出档案资源的最大效用，而档案的开发利用是实现档案自身价值最直接的方式，也是档案管理工作的价值所在。因此，要努力强化档案信息资源的开发与利用，更好地实现档案资源的全面共享。

档案工作人员除了要在档案信息的收集、整理、鉴定、保管等方面多下工夫外，还应该做好档案材料的编目、检索和编研工作，编制出适合使用的检索信息工具，建立起健全的检索系统及档案材料汇编体系，方便用户能及时、精准地查到所需资料。同时，要加强对档案资源的严格保管，做到随时为使用者提供全面细致的档案信息。

5.抓好素质队伍建设

随着社会的不断发展，档案工作也随之由传统向现代化转型。要不断提高档案管理队伍的综合素质，做到知识化、年轻化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据时代需要，与时俱进，开拓创新。但是，在实际工作中，档案管理队伍建设有很多需要加强和改进的地方，档案管理手段应进行相应的调整和变化。针对档案管理配备比例不够、人员整体素质不高等问题，应通过抓基础、抓培训、抓待遇一系列措施，整体提高档案管理队伍的综合素质，促进档案管理队伍建设，提高档案的管理水平。

四、结语

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，还可以为经济发展和社会进步作出应有的贡献。展望档案工作的未来，任重而道远，机遇与挑战并存，只有努力抓住机遇，积极避免消极因素带来的负面影响，全力发挥档案管理机制的优势，才能实现档案管理工作的现代化。

参考文献：

[1]王庆丰.浅谈档案管理工作的重要性[J].办公室业务，2018（20）.

[2]郑盛楠.机关事业单位档案管理创新与改革探讨[J].人才资源开发，2016（22）.

[3]冯丽丽.试析档案管理工作的创新发展[J].黑龙江档案，2019（4）.

责任编辑：孙瑶

[作者简介]宋庆超，镇赉县就业服务局馆员，专科，研究方向：档案管理和人力资源管理;刘金玲，镇赉县水产管理总站馆员，专科，研究方向：档案管理和水产技术推广。