国有企业中档案信息化建设中存在的问题及对策

摘 要：本文主要研究内容是关于国有企业中档案管理的现状，在研究过程中总结了现在国企档案信息化存在的问题，针对现存的问题，提出优化国企档案管理的意见，使得构建更加完善的档案管理的体系，发挥国企档案管理在社会中的作用，优化国有企业档案管理的工作方式，调动工作人员的积极性使其推动国有企业档案信息化建设。

关键词：国企;档案管理;信息化

1 国有企业档案信息化的问题

1）信息化重视不足。对于我国而言，国有企业对于档案管理信息化仍不够重视，对其资金投入明显不足，因此从一定程度上约束了国有企业档案信息化的发展。现有的不少国有企业档案管理仍然使用纸制档案保存管理为主的模式，这样的保管方式工作量巨大，造成工作人员的负担，并且机械式的工作不利于调动员工积极性，也就阻碍了国有企业档案信息化的发展。档案管理工作的相关部门不重视，档案事业的成长也会受到约束，加之自身体系存在一些问题，影响了档案事业的发展，致使我国档案事业在此方面落后于其他先进的国家，不利于发挥国有企业在档案事业上的引领与带动作用。

2）管理模式较落后。我国国有企业的档案管理模式相对落后，而且通过调查发现，我国大多数国企档案运行模式陈旧，并没有适应现代社会的发展，约束了档案事业的发展，没有形成系统的档案管理体系，相关档案研究领域的人才和技术的欠缺，使得档案信息化管理的重点仍然放在存储信息和核实信息方面，没有实现档案数据的共享，导致信息的开发和利用不充分。因此，档案信息资源并不能高效地服务于企业发展战略与运营管理，更不能深度的挖掘与利用已有的档案资源，也就发挥不出档案管理的价值。在新时代大数据背景下，有效发掘隐性数据资源价值已至关重要，而国有企业在申报预算，制定未来长期发展计划方面并未有效结合档案信息化建设规划，对档案信息利用不足，从而造成档案信息资源的浪费。公司档案管理部门不能提供相应的针对性解决对策给企业，数据信息也不能有效共享，因此影响了档案信息化建设的整体进度。

3）档案信息化安全度较低。档案信息化建设过程中伴随着互联网中变化着的风险，由于国有企业信息设备和技术更新换代较慢，且未形成机制化的档案信息资源风险评估机制，整体不足以应对发展变化着的互联网风险。新时代是高度需要信息的时代，档案信息管理理念、机制的落后以及数据缺乏信息共享和开放不能为国有企业高效服务。部分国有企业对档案信息化的不重视，也没有建立相关的档案保护机制，从而使得档案信息化缺乏安全度。在信息化高速发达的今天，如果档案信息泄露，将会对信息所有者造成严重后果。我国国有企业档案信息安全建设的缓慢发展造成的落后，对于国企档案信息安全已产生威胁。所以档案信息化安全性缺失也是影响我国国企档案信息化发展的因素。

4）档案信息利用率较低。目前我国大部分国有企业对于档案管理信息化建设缺乏系统性和科学性，一些企业简单认为上一套档案信息系统就已实现企业档案管理信息化，实际工作中并没有将档案信息化应用在工作开展中，国企的档案信息化资源的应用价值未充分挖掘和开发，体现在一方面缺乏科学的档案宣传和展示机制，不能充分宣传和展示国有企业档案信息资源的重要性和利用价值，档案信息化并未引起上级领导的重视，进而无法引导员工参与到档案信息化建设当中，另一方面，国有企业的档案信息资源管理的质量和效率相对较低，企业缺乏有效的与档案信息资源的直接互动和应用机制，档案资源检索效率和质量不高，缺乏专业化的档案服务体系，导致档案信息资源利用率整体偏低。

2 国有企业档案信息化的改革

1）完善管理制度。提升国有企业的档案管理信息化工作的有效性，首先，应该逐步完善国有企业的档案管理信息化工作的制度，不断更新国有企业档案信息化工作的方式，努力实现科学化、统一化的国有企业档案信息化运转体系。其次，明确档案管理工作部门的权限，划定具体档案信息化管理工作岗位的管理职责，形成明确的档案信息管理责任与分工管理机制，完善国有企业档案信息化管理体系。再次，全面规划国有企业档案信息化资源配置工作，不仅对设施设备进行升级优化，而且对专业技术人员也进行相应的规划，保证国有企业档案管理信息化各项工作在充足的资金、人才与设备的支持下有序开展，国有企业档案管理信息化工作从而实现科学化、专业化和信息化。最后，建立系统的国有企业档案管理信息化操作标准，确定国有企业管理档案的信息化管理运转方式，建立与传统纸制企业档案不同的信息化管理操作方法，提升国有企业信息化档案管理的有效性。

2）创新管理模式。提高档案信息化管理与运转的水平，要积极探索、创新档案管理模式。第一，应当构建专业的档案管理团队，完善现有国有企业档案运转信息化体系，将工作核心转移到技术开发与综合应用信息化中。第二，建立国有企业档案数据共享系统，实现办公自动化，并构建处理档案信息的自动化机制，提升档案管理的科学化与系统化。第三，完善管理档案的服务体系，加强对国有企业档案管理的信息化改革指导，重视档案数据共享、数据挖掘、智能化等多个领域的开发和利用，全面提高国企档案管理与服务信息化工作的有效性。第四，将档案管理信息化建设纳入国有企业信息化战略规划中一并实施，从数据、文件、档案三个维度逐级规划相应的安全、获取、存储策略与支持性措施，在档案全周期管理的各个阶段确保数据安全、有效、可利用。

3）强化档案安全。提高档案信息化的安全性，应当逐渐成为推进国有企业档案信息化体系建设的重心。首先，在信息化发展环境下，应当建立国企档案信息化安全风险防控的机制，开发专业的安全防护系统，提高档案信息化的安全性，保证国企的档案处在严密的监控之下。其次，应该加强对相关工作人员的指导和培训，提高员工的信息规范记录意识，从而有效提升档案信息的准确性，避免产生档案的信息冗余和记录不规范等一些影响信息安全的问题。第三，应培养具有责任意识的档案管理组织，严格监督档案信息工作，形成追责机制，有效督促国企档案管理工作人员，保证其工作的有效性，保证档案在安全信息化环境下运行，有效地降低档案信息泄露的风险。

4）提高档案利用率。对于档案信息化的发展，国有企业的领导应该发挥带头作用，重视档案信息化，引导员工积极投身于档案信息化的建设中，将档案信息与实际工作相结合，促进档案信息利用的快速发展。首先，国有企业部门的领导应积极建立宣传机制，让企业员工都意识到档案信息化的重要性。其次，档案信息化并不是机械化的照搬，而是要形成针对性的服务机制，各个部门有其适合自己的档案信息管理系统，这样才能够切实保护各个部门在档案信息化中形成特色的管理机制，满足国有企业的建设与发展的需要。最后，还要提升档案信息化共享服务的质量，根据不同的人群选择相应的信息化管理模块与机制，在提高服务质量的基础上，彰显档案信息化的应用价值。

3 结论

本篇从多个角度论述了国有企业档案信息化建设中存在的问题以及相关的解决对策。国有企业档案信息化既能提高工作效率，又能在信息共享、成本节约、提质增效等方面发挥基础性、关键性作用。在未来，国有企业档案信息化还需要有关部门创新管理机制，融合新兴技术，加大资源投入，才能更好地持续提升档案信息化管理水平。

参考文献

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[4]刘晓.国有企业体制改革中档案管理中心构建的探讨[D].云南大学，2013.

作者简介

葛磊（1986-），男，漢，山东日照，奇瑞捷豹路虎汽车有限公司，档案经理，本科，青岛科技大学。