就业服务视角下的档案管理信息化研究

潘晓庆

摘 要：进入21世纪以来，我国社会经济水平不断能提升，市场对人才的要求也随之发生改变，失业率不断上升。在劳动就业服务中，对就业人员进行职业技能培训，为失业人员介绍合适的工作岗位，提高就业率。档案管理作为劳动就业服务的重要内容之一，管理着劳动者的档案资料，对保障劳动者的合法权益、完善社会保障制度以及构建和谐社会都具有积极的促进作用。本文通过分析我国的就业现状，总结档案管理在劳动就业服务中的重要地位，建立科学高效的档案管理体系，提升档案管理水平，加强劳动保障等相关法律政策的宣传力度，提高劳动者的维权意识以及能力，充分发挥档案管理的积极意义。

关键词：档案管理;劳动就业服务;信息化

经济体制的改变让市场对人才提出不同的需求，每年都有很多人面临就业选择或者是失业问题。劳动就业服务管理中心需要通过档案信息分析人才的特点，根据市场需求对人才开展针对性的技能培训，并推荐合适的岗位工作，这样可以提升就业率;中心通过开展科学的档案管理提升整体就业服务能力，更好的解决目前的就业问题。

1 建立信息化网络系统为档案管理工作服务

就业服务中心在开展档案管理工作时，为提高档案管理水平和工作效率，可对信息化技术进行合理应用，构建起一套相对完善的信息化网络系统。就业服务中心应当将各类人员的就业信息管理放在工作的首位，收集数据信息，建立求职者档案数据库，通过数据库能够对求职者的相关信息进行快速查询，如个人基本信息、求职信息等，由此可确保相关人员就业服务工作的有序开展。同时，就业服务中心可将各类人员的求职信息全部录入到信息化网络系统当中，由系统对这些信息进行分类，利用档案数据库，为求职者提供最适宜的岗位和职位建议，帮助失业人员在最短的时间内重新就业，达到维护社会稳定的目的。

由于传统的纸质档案具有占地面积大、容易丢失和损坏等特点，并且也不便于使用者查询。对此，就业服务中心在开展档案管理工作时，可将纸质档案数据化作为工作重点，利用扫描技术，将纸质档案中的信息数字化，并存储到档案数据库当中，由此除了便于档案存储和保管之外，还能提高档案的利用效率。此外，就业服务中心应当对各部门中的信息资源加以整合利用，档案管理人员则可通过内网与各部门的主管领导进行沟通，并建立由各部门及专业人员组成的网络信息管理机构，在做好基础性工作的前提下，进一步加强档案管理，定期发布专业信息。

2 基于就业服务视角的档案管理信息化现状分析

2.1 相关方面的投入不足

服务局的档案管理是一项较为繁重的工作，档案管理信息化的实现，能够减轻工作量，从而达到化繁为简的目的。但是，由于部门领导的信息化意识不强，并未将档案管理信息化建设提到议事日程，从而制约了档案管理信息化的建设进程。此外，在档案管理信息化的建设过程中，需要投入大量的人力、财力、物力，而从实际情况上看，这些方面的投入明显不足，从而很难加快档案管理信息化的建设速度，有的信息化项目建设一半便因为后续经费不到位而无法继续进行。

2.2 档案信息化管理人才缺失

在就业服务局档案信息化建设的过程中，相关的管理人才是不可或缺的重要因素。但从实际情况上看，既懂档案管理，又能熟练运用信息化技术的专业型人才略显不足，在这一前提下，即便实现了档案管理信息化，也可能因为无法熟练操作，而且影响到档案管理工作的效率和质量，当这种情况出现时，会影响档案的利用，不利于就业服务工作的开展。所以，在档案管理信息化建设的过程中，必须要做好相关人才的培养。

3 就业服务视角下档案管理信息化的建设途

3.1 加大各方面的投入力度

想要加快档案管理信息化的建设进程，就必须保证人、财、物力的充足，这既是前提，也是基础。因此，就业服务局的领导应当对档案管理信息化予以重视，并给予大力的支持，加大资金投入，对各种资源进行充分利用，构建起一套性能完善、运行稳定的档案管理信息化系统，借此来提高信息化水平。在对信息化系统进行构建的过程中，除了要包含内部管理系统之外，还应包括远程使用和服务系统。通过内部管理系统，可以将档案的基础信息导入到计算机当中，并借助强大的网络技术对档案信息进行完善，从而实现档案查询、调度、统计等环节的自动化，提高档案管理的工作效率。通过远程使用和服务系统，可以将相关人员的档案信息传送到网络服务后台，为档案信息的实时查询提供方便。

3.2 创新档案管理系统，完善档案管理体系

1）劳动就业服务中，档案管理部门应转变思想观念以及工作态度。原有的档案管理部门更侧重于劳动者失业保险的缴纳，忽略了对劳动者就业信息的统计与管理，无法为劳动就业服务工作指明正确的方向。加强档案管理部门工作人员的培训，创新工作思路以及工作方式，通过电话、网络等方式及时更新劳动者的就业信息，充实档案数据库内的信息。研究功能更加强大的档案管理系统，实现档案管理工作与互联网技术的有效结合，简化档案信息的查询流程，提升档案管理效率。原有的档案管理系统比较陈旧落后，主要以纸质档案为主，保存难度较大，容易受火灾、水灾、虫灾等自然因素以及人为因素的影响，容易出现档案损坏、丢失等情况，造成无法挽回的损失，此外，纸质档案管理工作中，查找个人档案比较麻烦，利用互联网技术建立现代化、系统化的档案管理网络，将纸质档案全部转化为电子档案，进行网络信息查询，提升查询速度，节省查询时间，符合我国现代化进程的要求。同时，电子档案也弥补了纸质档案的缺陷，最大限度地保障了档案安全。

2）根据档案把能力相似的劳动者划分到同一小组中，统一管理与培训。通过档案，可以及时了解劳动力的技能与优势，明确他们适合的工作岗位以及工作范围，可以与正在招聘这些岗位的企业进行直接对接，省去中间不必要的环节，在最短的时间内帮助劳动者解决就业难题。

3）完善三级工作网络信息制度，实现劳动者自主就业、企业招聘、政府部门促进再就业等的全面发展，进一步规范档案管理的工作流程，提高档案的利用率。劳动就业服务中的各个部门应团结合作，及时沟通，做好失业人员档案的管理工作以及就业信息反馈，根据当地失业人员数量等组织不同规模与类型的招聘会，比如一周一次小型招聘会，一年两次大规模招聘会等等。

3.3 建立勞动就业档案管理使劳动就业管理更加规范化

劳动就业管理中心将求职人员的基本信息进行系统分类，通过求职者个人信息、求职需求、具备的职业技能等规范记录，建设个人档案数据库，根据数据库中对求职者基本情况的记载和其专业特长，能够为求职者进行合适的就业指导，同时也通过失业人员的档案介绍，帮助他们尽快找到适宜的工作就业。

4 结语

综上所述，在我国，就业服务是国家为失业者提供的一种帮助手段，其对于维系社会稳定起到了非常重要的作用。在就业服务工作的开展中，档案资料是不可或缺的因素。为此，必须加强档案管理。而在信息时代背景下，为了提高档案管理效率和水平，就业服务局应当加快档案管理信息化的建设进程，以此来为就业服务工作的有序开展提供保障。

参考文献

[1]李金玲.加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考[J].城建档案，2017（11）：152-154.

[2]傅剑波，朱万木，刘学伟.加强流动人员人事档案管理提高公共就业与人才服务水平[J].兰台世界，2017（12）：134-135.

[3]张海艳.劳动就业和社会保障的档案管理规章制定原则思考[J].信息系统工程，2017（3）：64-66.