数字档案管理障碍和方法分析

摘 要：当前信息化技术在社会各个领域得到广泛的应用，从而不断促进了信息技术的快速发展同时也推动了各领域的快速发展。现阶段档案管理已逐渐的向数字化管理的方向发展，从而使得档案管理方面的工作效率得到了相对较高的提升。但是现阶段档案数字化的管理的发展过程中由于多方面因素的制约从而导致了档案管理相關工作受到一定程度的影响。本文主要是针对数字档案管理方面的障碍以及相应的解决办法进行有效的分析。

关键词：档案管理;数字化;障碍;方法

随着信息技术的不断发展我国各领域的数字化程度也在不断的得到大幅度的提升，对档案管理进行数字化的管理使得其工作效率以及工作质量都得到有效的提升，同时也使得档案管理的工作量得到一定程度的控制使得参与档案管理工作人员的工作量得到较为明显的下降。传统形式的档案管理主要是以纸质为主，现阶段随着信息技术的不断提高档案管理逐渐的向数字化方向发展。但是在档案管理工作向数字化发展的过程中使得管理过程中存在的问题凸显出来从而严重的制约了数字化的档案管理工作的开展。

1 数字档案管理的必要性

传统的档案管理主要是采取的纸质化的管理方式，传统的管理方式使得管理内容以及档案的类型受到一定程度的制约。现阶段采用数字化的档案管理模式使得档案内容得到了极大的丰富，除了纸质化内容的信息以外，数字化的管理模式能够对相关的音频档案资料展开科学有效的管理，同时对于以前的纸质化的档案可以采取扫描以及信息数据的录入等信息化手段对其展开数字化的管理，并且能够采取信息化技术对其展开科学合理的分类，从而大幅度的提升了档案管理方面的工作效率以及一定程度上丰富了档案管理的内容。并且采用数字化的管理方式能够使得在进行档案的调阅时变得相对较为便利同时对于档案信息的维护以及保管上相对较为简单，并且采用数字化的模式进行档案管理能够大幅度的控制档案管理对于土地资源的使用以及有效的提升了档案的安全性。所以档案管理方面的工作向数字化方向发展是现阶段其发展的必然趋势，不仅能够有效的提升档案管理的工作效率同时也能够为档案使用者提供极大的便利从而推动社会的快速发展提供帮助。

2 当前数字档案管理存在的障碍

2.1 对于数字档案管理的认识程度较低

由于档案管理方面的工作的特性导致该方面的工作与其他工作具有相对较大的区别，具体表现在档案管理工作其在现实生活中的具体效益的体现上相对不太突出，所以往往出现人们对于该方面工作的重要得不到充分的认识。同时因为对于档案管理工作的认识程度较低导致了部分参与档案管理的相关工作人员在主管意识上产生了一定的偏差，从而使其不能够充分的了解档案管理的工作内涵。此外在现实活动中往往存在部分领导人员对于参与档案管理的工作者的素质方面的要求以及业务能力方面的重视程度不够，从而一定程度上打击了参与档案管理的相关工作人员的主管能动性。在现实生活中存在多数人觉得档案管理方面的工作属于技术方面要求相对较少的一项工作，以及对社会的发展以及企业的效益的影响相对较小。此类问题的存在其关键性的因素是由于企业以及相关档案管理的机构其管理人员没有充分的认识到档案管理工作的内涵以及意义，并且在档案管理方面所投入的资源相对较少从而导致了数字档案管理过程中未能够形成较为规范化以及科学化的管理模式。

2.2 制约数字档案管理发展的安全因素分析

互联网属于一把双刃剑其在提供发展的机遇的同时也带来的相对较大的挑战。随着信息化时代的到来，信息化技术得到了快速的发展并且其应用范围也在不断的得到拓展，同时其安全性也在成为人们在采用信息化技术的过程中极为重视的环节。在信息技术发展过程中其安全方面的问题也一直存在着并且人们对其安全方面的重视程度也在不断的提高。根据现实情况进行分析，现阶段新构建的网络平台在运行过程中遭受到网络病毒的侵入的概率相对较高，并且网络系统在正常运行的过程中均会出现网络病毒的入侵。由于现阶段信息技术处于高速发展的过程中使得网络安全事故的发生概率也在不断的增加，尽管针对网络安全方面建设有防火墙以及具有杀毒功能的软件等安全防护手段，然而在现实活动中仍然存在大量的网络不法分子通过编写具有攻击性的网络程度进行对网络进行恶意入侵。对于档案管理来讲采用数字化的管理模式同样也面临着这网络信息安全方面的问题，因此在对档案管理采取数字化的管理过程中应当充分的考虑到网络安全方面的问题并且做好该方面的防护工作。

2.3 参与档案管理工作人员综合素质相对较低

对于档案管理方面的工作来讲其技术方面以及专业方面要求相对较高并且在管理活动过程中要求具有相对较高的连续性。所以，参与档案管理的相关工作人员需要具有相对较高的专业化的管理水平以及岗位的流动性需要得到有效的控制。在具体的档案管理的过程中参与管理的工作人员需要拥有相对较高的专业化素质从而保障档案管理工作的有效开展。在具体的档案管理活动中只有有效的控制参与档案管理人员的流动从而才能够使得档案管理工作保持相对较为稳定的状态进行，同时也能够有效的保障管理工作的持续性。

3 完善数字档案管理的办法

3.1 增加数字档案管理资源的投入

由于数字档案管理的建设过程中其对硬件设备方面的要求相对较高因此在建设的过程中应当根据具体的发展情况进行对其资源的投入合理的增加，从而不断的完善数字档案管理的相关设备。同时数字档案管理过程中应当对其相关系统软件进行深入的研究发展以及合理的应用，从而满足当前的发展需求以此提升档案管理的工作效率。

3.2 不断完善安全防护措施

采用数字化档案管理模式应当注重其信息技术方面的安全性以及网络系统运行的稳定性。对于数字化档案管理来讲其网络完全问题是制约其发展的关键性因素。因此在实际发展的过程中参与档案管理的相关人员应当具备相对较高的信息安全意识以及专业的信息技术。在具体的数字档案管理过程中相关的工作人员需要通过对档案信息进行有效的保管并且对于档案信息中不公开的数据进行有效的保管需要相关人员具有相对较高的信息技术水平从而保障该类档案信息的安全。此外，在日常的管理过程中应当对其网络系统进行定期的网络病毒的查杀以此确保网络系统的安全性以及稳定性。

3.3 加强专业人才的培养

档案管理向数字化的方向发展，要求参与档案管理工作的相关人员具有相对较强的信息技术，所以应当在工作人员的聘用上应当注重引进具有相对较高的专业技术水平的工作人员从而确保相关工作的顺利开展。同时也需要注重进行内部人才的培养，通过定期组织培训从而提升数字档案管理人员的综合素质。通过定期组织培训使得工作人员在专业技术方面得到有效的提升同时强化其对数字档案管理工作的重视程度，从而提高其工作效率以及工作质量。

4 结束语

现阶段档案管理已逐渐的向数字化的发展，并且数字化已成为档案管理领域发展的必然趋势，对数字档案管理中的相关障碍展开深化的分析从而采取相应的措施确保管理工作健康稳定的开展。参与数字档案管理的工作人员需要具备相对较高的专业技术水平从而确保相关管理工作得到顺利的开展。

参考文献

[1]闫成聚.新时期档案数字化管理及其创新策略[J].中国管理信息化，2017（5）：175-177.

[2]王兰成.新媒体环境下数字档案管理新技术发展与应用[J].中国档案，2017（1）：64-66.

作者简介

贾思琦（1988-），女，汉，北京，本科，北京市优质农产品产销服务站。