杭州湾上虞经开区数字档案室建设的实践与思考

陈慧频

摘 要：杭州湾上虞经济技术开发区创建于1998年，2013年经国务院批复升格为国家级经济技术开发区，是中国工业示范园区、长三角最强中国制造产业集聚区。作为浙江省先进国家级开发区，不断推进开发区档案信息化工作即是贯彻落实省委省政府数字经济“一号工程”决策部署的重要举措，也是档案工作转型升级，实现档案工作现代化的重要举措。本文结合开发区数字档案室建设现状，分析建设过程中存在的问题，提出切实可行的举措推进开发区档案数字化工作取得成效。

关键词：开发区;数字档案室;建设实践;思考

杭州湾上虞经济技术开发区自2001年成立档案室以来，作为开发区档案管理工作的重要机构，承担了开发区管委会经济社会发展、行政管理、党群人事、规划建设、项目招商、土地出让等各方面的档案管理。近年来，随着信息技术的飞速发展以及办公自动化的深入应用，传统的机关档案管理模式已难以满足开发区日趋增长的电子文件等档案资源保管和开发利用的需要。同时，开展数字档案室建设也是贯彻落实省委省政府相关要求，实现档案工作现代化的重要举措。

1 开发区数字档案室建设现状

2014年，开发区依据《数字档案室建设指南》，按照“资源为先、标准规范、整体推进、确保安全”的原则，启动了数字档案室建设。我们从更新档案管理软件，完善档案目录数据库，着重开展了室藏传统载体档案的数字化工作，通过文书档案全文扫描，照片档案翻拍，实物档案扫描或高清拍摄，声像、数码资料格式转换等手段进行了数字化工作。同时，将先前使用的档案管理软件中的历年数字档案信息通过转换，全部挂接到新的档案管理系统中，使开发区从建设初期至今所有的档案全部在这一系统中统一存储利用，基本建成集管理中心、存储中心、利用中心于一體的档案管理系统体系，为今后档案的查阅、利用提供了很大便利，也使得开发区的档案工作跨上了一个新的台阶。

2 建设过中存在的主要问题

1）系统建设不健全，电子文件归档难。开发区虽早在2009年已开发使用了办公自动化系统，实现了公文网上流转和处理，但因办公自动化系统缺少归档功能模块，产生的电子文件一直沿用传统归档模式，经打印成纸质文件后归档，再经全文扫描数字化后挂接到档案管理系统中。这样既增加了档案管理成本，也使得原生电子文件变成了数字化副本。不仅是文书档案，业务类电子文件也因系统不统一、标准规范不一致等问题，导致形成的电子文件归档难。

2）目录数据库录入不完整，开发区档案管理系统涵盖了文书档案、会计档案、规划管理档案、工程建设、土地管理档案、招商项目档案、特种载体档案、设备档案等八大门类，在手工档案著录的过程中，存在不少的漏著项、错著项，标引工作效率和质量不高。

3）工程建设档案的数字化工作开展缓慢，降低了档案数字化率。基建档案在开发区室藏档案中占了总量的三分之二以上，由于室藏基建档案数量之多，且资料中含大量不同类型规格的重要蓝图，开展基建档案的数字化工作成为开发区档案数字化工作中的难题。

4）数字档案利用作用发挥不充分。目前，开发区数字档案资源的利用尚停留在基于档案电子目录的简单搜索与查询，缺乏综合的数据挖掘和深度整合，影响了数字档案室功能的发挥。

3 进一步推进数字档案室建设的对策

3.1 组建工作构架，加大组织保障力度

一是成立了数字档案室工作领导小组，制定各阶段工作实施方案，组织协调和督促检查各项工作的落实，明确了承担数字档案室建设工作的主要职能部门以及应承担的职责，保证了数字档案室建设工作有序推进。二是建立了多部门联合工作机制，制定数字档案室实施方案和工作任务分解表，细化目标任务，落实工作责任，为数字档案室建设提供了良好的工作条件和业务支撑。

3.2 编制标准规范，完善系统建设

标准规范体系既是数字档案室系统建设的指导方针，也是数据交换和共享的基础。梳理修订各类数字档案管理办法和各项制度，规范各门类的档案业务标准，编制电子文件归档管理指南、电子文件元数据规范、数据备份管理办法等一系列标准规范，明确电子文件归档和接收要求，为数字档案室建设提供制度保障。同时对数字档案室系统所具有的常规的“收、管、存、用”功能进行进一步优化，如改进办公自动化系统，在原办公自动化系统中增加了预归档功能，与数字档案系统进行对接，自动同步归档电子数据，形成电子文件登记表，并根据要求调整元数据，准确认定归档范围，科学划分保管期限，统一确定存储格式，自动进行数据四性检测，实现了OA系统电子文件归档各环节规范性检查与自动化接收登记等功能;通过建立档案管理软件与各业务系统的集成接口，实现电子文件网络采集和自动归档，使电子文件自动收集更为智能、元数据采集更为齐全、数据校验更为精准、统计分析更为高效、检索利用更为便捷。

3.3 抓好档案目录质量问题整改

档案著录是档案检索的基础，著录的质量决定了检索效率。我们对照档案著录规则，结合开发区实际编制了《杭州湾开发区文件级目录著录细则》，规定了各类档案特别是业务类档案的文件级目录数据库结构及著录细则，规范著录标准。同时针对存在的问题，全面开展数据校对工作，对室藏数据进行全面校对，逐条检查数据条目和电子文件的准确性、完整性、可用性和安全性，为提供档案利用服务打好基础。

3.4 加强工程纸质档案和电子档案的并行管理

按照“由近及远、分步推进”的原则，根据工程建设项目档案数字化工作方案，排定计划，分批委托专业档案服务单位进行了数字化扫描工作。自2016年起，实施工程档案双套制管理制度，全面开展工程建设过程中原生电子文件的归档、接收。实践中，我们要求项目建设过程中应归档的资料同步提供电子版，例如在招标文件中明确项目投标单位在投标时提供纸质版与电子版标书等，并将电子档案与纸质档案核对完整、齐全后刻录归档，并且二者使用相同的档案号，以便平时电子档案的利用。同时在项目建设过程中注重原始记录性资料的收集和归档，特别是工程竣工验收、变更、决算过程中产生的纸质档案，通过电子档案与纸质档案的充分融合并行管理，工程档案管理更趋规范、高效。

3.5 充分发挥档案信息资源作用，提升档案利用服务水平

在数字档案室建设过程中不断完善检索查询功能，提高查全率、查准率，为开展工作提供更加快捷、全面、精准的查询服务。积极开展综合数据挖掘和深度整合，做好重要档案的数字资源建设，建立健全档案信息专题数据库，为“三改一拆”、“五水共治”、主题教育活动等专题档案做好信息资料收集工作。探索开发区网络化档案查阅与利用，逐步实现档案查询利用服务在开发区内部及企业服务平台上的推广应用。