关于荣誉档案管理工作的探究

摘 要：荣誉档案作为单位档案的重要构成部分之一，它代表着单位在工作中取得的优异成绩。鉴于单位荣誉档案多为奖杯、奖章、锦旗、证书等实物状态存在，在对其进行管理时也存在较多困难，本文将深入分析现阶段荣誉档案管理工作存在的问题，并探究相应的加强措施，希望能够帮助企业更好的开展荣誉档案管理工作。

关键词：荣誉档案;加强管理;管理质量

1 现阶段荣誉档案管理工作面临的难题

1.1 荣誉档案形式多样难以全面收集

就荣誉档案的载体材料而言，它有玻璃材质、金属材质、木制、纸质、光盘、布料等多种材质;就记录形式而言，它采取的有印刷形式、录像形式、拍摄形式、印刻形式等等;这也意味着荣誉档案的呈现形式多种多样，基于此种情况，单位在进行荣誉档案的搜集归档时，存在较大难度。据相关调查显示，现阶段各单位在档案搜集规整方面均存在不同程度的搜集不全面现象。

1.2 荣誉档案归档管理意识薄弱

目前，许多单位往往比较注重报奖结果，至于报奖之后的荣誉档案交接归档、申请荣誉表彰的相关文件资料的集中保存等工作，单位则不太重视。许多单位中的部门负责人都认为各部门获得的荣誉成就应该由部门内部自行保存管理，没有上交相关档案资料的意识。此现象反映出单位人员对荣誉档案本身存在的社会价值认知不足，不了解荣誉档案对于单位管理工作前后衔接而言的重要性，间接削弱了荣誉档案的管理有效性。

2 加强荣誉档案管理的有效措施

2.1 强化单位人员的档案管理意识

第一，必须增强单位人员关于荣誉档案的移交归档意识，帮助其养成主动移交荣誉档案的习惯，做到档案法实施办法的切实贯彻落实。第二，采取有效措施保障荣誉档案的全面完整搜集，扭转档案管理工作人员的传统被动归档观念，鼓励其积极主动进行荣誉档案的搜集整理归档，在归档过程中应该尽量保障相关文件资料的完整性，避免出现应归档资料残缺的现象，确保归档档案的质量，保持档案之间的有序衔接，针对资料文件不全面的档案，相关管理人员应该严格依据档案接收标准要求相关人员将档案资料补全，将完整荣誉档案妥善归档管理。第三，应该培养单位档案管理工作人员的服务意识，将资源共享理念引入荣誉档案管理工作中，建立相应的荣誉档案共享平台，使荣誉档案管理方式更加灵活，让单位全体员工都能获知各个部门获得的荣誉成果，增强员工企业荣誉感，发挥荣誉档案的积极作用。

2.2 建立标准化档案管理机制

荣誉档案管理工作的有效开展离不开完善的制度保障，首先，单位档案管理人员应该主动学习档案管理的相关规定及法律法规，为单位档案管理机制的建立奠定基础，并积极推进档案搜集、归档管理、借阅等机制的建立，实现各部门荣誉档案的完整及时归档，以及后续的灵活有效运用。其次，单位应该实行标准化的档案管理机制，档案管理的各个环节都必须严格遵守国家规定进行，明确档案管理目的，实现档案的有序管理，做好荣誉档案管理的流程质量把控。最后，荣誉档案管理应该紧跟时代步伐，积极推进现代化管理进程，将计算机及信息科技引入其中，为荣誉档案建立网络管理平台，为荣誉档案的借阅利用提供便利，实现荣誉档案的网上共享。

2.3 丰富荣誉档案内容

荣誉档案的归档管理涉及文件资料众多，首先就是单位各个部门在工作中以及在各种竞赛中获得的奖项及表彰，这些奖项表彰的载体需要经过搜集整理妥善归档，持续丰富单位荣誉档案内涵。该流程应该从荣誉档案资料的形成环节开始，确保最终归档案的全面性、完整性、系统性。此外，还应对荣誉档案资料的补充及完善环节加以完善细化，尤其是需要重视荣誉申请时期、表彰时期相关资料的完整搜集，荣誉档案管理人员还应积极与各部门取得联系，获取最为完整的有效的荣誉信息，为其今后的使用及持续开发奠定基础。

3 荣誉档案管理利用创新举措

3.1 更新管理理念

隨着互联网和信息科技的迅速发展，无纸化办公模式也在各个行业领域内推广，单位荣誉档案管理也应顺应时代大势，积极转变管理理念，将荣誉档案管理由传统的实体保管模式逐渐转变为信息管理模式。若要实现模式的转变，单位需要开发构建荣誉档案信息资源平台，对荣誉档案进行分门别类编码管理，并为其建立目录，以便于今后查阅利用，实现荣誉档案资源的线上共享利用。

3.2 创新管理方法

基于计算机网络平台兴起的无纸化办公模式在近年来得到广泛推广，将信息技术引入管理工作中也取得明显成效，荣誉档案管理也应积极引进现代信息科技，进行线上智能数字化管理，为档案使用者提供更为方便、快捷的服务。具体创新方法可以采用以下模式：建立单位局域网内的线上荣誉档案信息库，为实体荣誉档案构建相应的网上档案信息，可以依照档案载体的区别为档案编制相应目录，并在确保线上荣誉档案信息库安全的基础上进一步推进资源共享，让使用者通过平台检索便可以线上查阅所需档案信息，提高荣誉档案利用率。

3.3 创新服务模式

若要实现荣誉档案服务模式的创新，就必须树立档案服务观念，将工作重心由以往的重管理转变到中服务中去，对单位的荣誉档案资源进行统一搜集整理，全方位扩大其服务范围，为单位各项工作的开展提供服务。其次是要转变服务模式，变被动为主动，荣誉档案管理人员要主动前往各部门搜集荣誉档案资料，并实时更新线上荣誉档案资源，为使用者提供更为丰富便捷的荣誉档案信息服务。再者，档案管理服务人员可以自行设计调查问卷，并将其分发至各个部门，全面搜集各个部门的荣誉档案信息需求，为其提供针对性服务。

3.4 提升档案管理人员整体素质

荣誉档案管理工作的创新，离不开档案管理人员的整体素质提升。单位应该组织档案管理人员学习档案管理专业知识及法律法规，提高自身业务技能水平，培养档案管理意识。单位还可以对档案管理人员进行岗位实训培训，培养其运用理论知识解决工作难题的能力。此外，档案管理人员还应与时俱进，主动学习使用多媒体工具，信息系统平台等现代信息技术，提升自身信息搜集、分辨以及灵活运用水平，为荣誉档案更多资源的开发奠定基础，促进荣誉档案管理向开放共享模式转变，使单位荣誉档案成为推动单位工作进步的有效资源。

参考文献

[1]郝伟斌.企业荣誉档案管理初探[J].中国管理信息化，2014（16）：125-126.

[2]张惠.浅谈荣誉档案的归档与整理[J].前沿，2012（16）：119-120.

[3]梁宇菁.浅析企业荣誉资质档案管理工作[J].广船科技，2016（2）：48-50.

[4]何涓.荣誉档案的管理与利用[J].管理观察，2008（13）：173-174.

作者简介

刘燕（1980-），女，汉族，山西太原人，本科，馆员，研究方向：荣誉档案方面，从事档案、图书管理工作。