智慧院所背景下电子文件单轨制管理研究

马超

摘 要：当前我国科研院所已开展了广泛的智慧院所建设，而传统的纸质、电子文档双轨制管理模式已经不能适应智慧院所的建设要求，档案管理由双轨制向单轨制转型已成为必然选择。本文重点研究在智慧院所背景下电子文件单轨制管理的内涵、意义及存在的问题，同时提出了对策建议。

关键词：智慧院所;电子文件;单轨制

一、概念及定义

1.智慧院所的概念及内涵

智慧院所是指深度融合高级信息化技术的科研院所，是将装备设计制造过程与智慧化思想有机结合的前沿阵地，是以创新为驱动、以信息化为基础、以知识为载体，利用智能科学的理论、技术、方法、信息及自动化技术工具，通过智能感知、新一代互联网、云计算、大数据挖掘等手段，充分有效地整合和优化利用各类资源，实现信息流、业务流等高度融合的创新组织。

2.单轨制的概念界定

我国在档案电子文件管理中有单轨、双轨、单套、双套四种说法，一般说来，“轨”是指运行状态，“套”是指保存状态。单轨制是指档案文件从生成到归档保存、利用或是销毁均由电子文件这一种形式存在，双轨制则是指档案文件在上述整个形成环节中是有纸质、电子两种状态存在的。单套制是指在文件归档后只有一种形式保存供存储利用，即只保存电子文件，双套制则是指文件归档既保存纸质文件又保存电子文件。

二、电子文件单轨制实施的背景分析

科研院所是科技力量的聚集地，拥有强大的科学研究和科技开发能力。目前，国内大多院所普遍采用“双轨制”档案管理模式，在保存大量纸质文件的同时也要将配套的电子文件进行保存利用，以满足档案电子化管理的需求。双轨制档案管理模式并没有提升档案管理人员的工作效率，相反增加了大量繁重冗杂的工作，导致以信息化为基础、以知识为载体的智能院所的工作难以开展。因此双轨制模式不符合智慧院所建设的宗旨和目标，电子文件单轨制管理模式呼之欲出。

1.国家政策的推进

2015年财政部与国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》中规定在满足一定条件时“单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案”这标志着国家层面对单轨制的认可与倡导。2016年国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，纲要中明确提出在有条件的部门开展电子档案单套制、单轨制管理试点。同年8月修订发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》取消了双套制归档的要求。在最新修订的《国家档案法》中指出符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力。这表明电子档案数据是具有法律效力的，是受到国家法律认可的，极大力度的推动了单轨制的进程。

2.地方单位试点

在地方上也有多个积极推进单轨制的试点。2015年上海自贸区开展了电子档案双轨制的实践，在上海市档案局指导下，自贸区开展了电子档案“单套制”管理试点，并逐步在自贸区范围内全面推广。此外，珠海市档案局借助广东省首个“全国示范数字档案馆”的创新优势，率先开展电子档案“单套制”“单轨制”试点工作，在线接收了珠海市工商局2016年以前的各类商事登记原生电子档案120余万件，在“单套制”“单轨制”试点层面取得了一定的突破。

三、电子文件管理由双轨制向单轨制转型的必要性

1.单轨制管理有助于降低使用成本，实现档案的资源共享

随着电子文件管理技术的不断成熟，“双轨制”管理模式的弊端逐渐显现，信息化的目的是通过电子化和网络技术加快管理进程，然而双轨制在实施自动化业务的同时始终摆脱不了产生纸质文件，不仅造成重复归档，浪费大量人力、物力，还制约了无纸化办公，造成了资源浪费，管理效率低下，与智能院所的建设理念背道而驰。

纸质档案必须以物理形态存在，保管在专门的档案库房中，查找使用费时费力;电子档案保存在电子硬盘中，体积小，使用计算机存储读取，操作简单方便。电子文件归档与借阅采用全数字流程打破了纸质档案办理对时间地点的束缚，实现同时多人利用同一份档案，彻底实现了资源共享。“双轨制”是传统文件管理到完全电子文件管理的过渡方案，是档案电子化的探索而非完美高效的解决方案，由此突破传统档案管理模式，由双轨制向单轨制转型，已成为档案行业亟需解决的问题。

2.单轨制强化了电子文件管理规范，符合四性要求

文件管理须满足“四性”的标准，即真实性、完整性、可用性、安全性。在人们传统认知中纸质档案具有稳定性、可靠性等特征，但在电子文件转换成纸质文件的过程中会存在很多信息遗失和泄露，例如在打印过程中丢失部分数据源产生的信息。具体来说电子文件的元数据涵盖了文件内容、文件背景、文件流轉全结构三大要素，上述要素只有在电子文件系统中才能得到完整体现，这些在打印的纸质文件版本中都无法显现。所以电子文件转换为纸质文件的本质缺陷这有悖于要求最大限度地保持档案的原始性和完整性的要求。实践证明，双套制无法满足文件管理四性的要求，或大或小的损失在所难免，这是我们必须走电子文件单轨管理的根本理由。

四、实施单轨制管理面临的问题分析

1.执行电子文件单轨制意识模糊

尽管档案数字化进程不断加快，但是长期实行的双轨制管理让人们很难冲破舒适区。科研院所产生的档案信息量大，资源丰富，同时又高度保密。档案管理人员长期从事着纸质文件的管理，形成相对完善纸质档案管理制度和可靠的使用流程对纸质文件有极大的依赖性，传统观念上纸质文件这样有型的存在更能给档案管理人员安全感，在心理上存在对没有纸质备份的单轨制管理怀有疑虑。再一方面，对电子信息技术快速进步与档案人员掌握信息技术的匮乏这一矛盾也限制了单轨制的步伐。因此，要求科研院所档案管理部门接受单轨制管理，放弃纸质档案管理，不管是心理上还是技术手段上都还需要一个很长的适应的过程。由此可见想要真正向单轨制转型，首先要做的是坚定意识，扭转传统观念。

2.电子文件长久保存的安全可靠性存在隐患

电子文件单轨制管理模式对信息网络安全技术有着极高的要求，任何一个细微的错误都可能造成毁灭性的损失。随着信息交流手段和资源共享程度的提高，病毒、程序bug都很可能成为电子文件管理模式的毁灭者。美国为了破坏伊朗的核设施精心设计了震网病毒。计算机安防专家认为，该病毒是有史以来最高端的“蠕虫”病毒。蠕虫是一种典型的计算机病毒，它能自我复制，并将副本通过网络传输，任何一台个人电脑只要和染毒电脑相连，就会被感染。分布式云备份技术是目前最通用有效的电子文件管理技术，但是科研单位由于保密体系管理的限制，无法及时采用该技术更新文件安全防护体系。同时，档案管理人员、信息技术人员在技术层面和人力资源层面都无法满足分布式云备份技术的开展和应用需求。从长期保存可靠性上，双轨制管理模式相较于单轨制似乎更胜一筹。双规制管理可谓对档案保存上了双保险，纸质档案及电子档案同时存档有利于档案的长期保存，科研院所对档案库房的管理极为严格，虽然纸质文档占据了很大空间但是从档案管理人员的心理依赖程度上看更倾向于双轨制管理模式。因此，做好完备的安全防护技术才是实施电子文件单轨制的必要前提。

3.电子文件的法律效力有待保障

电子文件的法律效力虽已被国家肯定，但如何保障电子文件的法律效力永久有效是业界公认的难题。问题的核心主要是附着在电子文件上的电子签名无法提供与电子档案相同周期的认证，即电子签名的时效性。同时由于电子签名的合法性往往依赖电子文件产生时的原生网络或应用系统，如果电子签名没有自带的验证信息，那在电子文件后续的传输利用中电子签名就失去了它的认证作用。电子签名的问题无法解决就直接破坏了电子文件的“四性”标准，损害了电子档案的有效性及完整性，从而破坏了电子文件的法律效力。

五、实施单轨制的措施与建议

1.加强人才队伍建设，提升电子文件单轨制管理的意识

乘着“智慧院所”的东风，科研院所的档案管理人员应意识到数字档案势在必行，从电子档案双轨制转型至单轨制管理已是大势所趋，更应深知单轨制对于院所的发展具有重要意义，有利于降低院所档案管理成本，提高档案利用的效率。科研院所要建立一支多元化的档案管理队伍，需要培养同时具备档案传统业务技能和计算机应用技术要求的综合性人才，提倡把工作重点从传统的纸质档案管理技能向电子文件、数据管理转变，积极营造电子档案单轨制氛围，提升管理人员单轨制管理的思想意识，为院所推进实施单轨制管理提供思想保障。

2.完善电子档案管理体系，确保电子档案长久保存

从顶层设计着手，完善电子档案单轨制的管理体系，建立相应保障措施，为单轨制提供依据。一方面，科研院所。需要结合科研的实际情况，制定符合院所科研生产的电子档案单轨制管理规定，确保电子档案从产生到利用的整个流转过程有章可循，产生的所有数据和信息都能完整的保存。另一方面要加强技术支持，在满足保密要求的前提下，通过完善的信息技术解决电子档案长期保存问题。院所应出台严谨完备的备份方案，档案部门联合相关技术部门制定周祥的数据迁移流程方案，确保上述流转不会对电子档案的“四性”造成任何破坏。同时，建立相应的应急方案，完善保密体系，全方位确保在轨制下，电子档案可以长久、完整保存。

3.全面普及电子签名，提高电子文件效力可信度

在科研院所制定单轨制电子档案管理制度时，电子签名如何普及贯彻实施，是单轨制能否成功实现的关键要素。电子签名应与电子文件管理的整个流程相结合，对电子文件产生的各个环节都进行审查认证以此保证电子文件的效力。在电子签名的应用设计上，应尽可能的延长它的验证时效，避免电子文件在长期保存过程中因电子签名的认证时效而丧失了它的有效性。另一方面，应竭力设计齐全完备的验证证书，尽可能减少电子签名对系统软硬件环境的依赖，确保电子档案始终有效。

六、结语

随着大数据时代信息技术的发展，智慧院所及数字档案馆建设的不断推进，充分体现了档案的利用和价值体现是检验档案管理工作质量的根本标准，提高档案利用的效率，优化利用服务是档案工作紧着时代发展的核心关键。档案管理由双轨制向单轨制转型势在必行，加强电子文件单轨制管理对于促进科研院所发展具有重要意义。

参考文献：

[1]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学通讯，2019

[2]钱 毅.电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考[J].档案学通讯，2017

[3]赖宇凌.档案管理“双轨制”变“单轨制”的探究[J].办公室业务，2017

[4]胡金濤.智慧院所背景下企业档案工作面临的新形势与新发展[J].档案与建设，2018

（作者单位：中国船舶重工集团公司第七二四研究所）