关于医院信息化档案管理及发展探析

孔园

摘 要：医院的管理中会形成许多的文字档案、音像资料，包括医疗档案、人事档案、会诊记录、会议记录等等。医院档案管理是一项很重要的工作，不仅是医院管理的要求，还关系到人民群众的医疗保障和医疗事业的健康发展，因此在医院档案管理时不能只依靠传统的行政管理，还要采用更多的创新方法，建立信息化管理系统。

关键词：医院档案;信息化;管理系统

一、传统医院档案管理存在的问题

1.档案储存方式落后

传统的医院档案多为纸质文件，虽然纸质档案查阅直观，是医院的日常工作中最容易进行记录的方式，纸质档案也具有很强的真实性和法律效力，但是纸质文件也会存在许多问题。

一是纸质档案需要大量的空间进行储存。医院每天都会有很多新的档案资料需要归档保存，把这些资料整理成册进行储存需要档案柜或专门的档案室，这样的存储方法需要耗费大量的人力、财力和物力。对于规模较大的医院，其对应的各种医疗档案、人事档案、合同协议会非常多，这在进行归档整理的时候需要花费大量的精力和时间，而要进行档案查找时则会更加麻烦，需要从成千上万的文件及或者资料袋中查找翻阅，非常的浪费时间，降低工作效率。

二是纸质档案容易受到环境因素的影响。纸质档案在保存时容易受潮腐蚀，需要保存在干燥的环境中，纸张还是易燃品，若是遇到火灾的时候，纸质档案的保护工作将无法开展。纸质档案保存时间过长还会出现字迹模糊，发生扩散的情况，这就导致了纸质档案的保存时间非常有限。

2.管理人员专业性不强

医院的档案的管理一般都是由办公室职员兼职负责，没有专门人员进行管理，这就导致管理人员没有足够的时间和精力去进行档案管理。另外，医院没有对档案管理人员进行专业的培训，导致了其在工作时管理方式不合理，管理质量和管理效率都很低下，而且当遇到相关管理人员调动的情况，容易造成资料整理和归档不及时，出现档案堆积的情况。

3.档案利用率低下

医院档案不仅仅是为了留存历史记录，更重要的是为以后的医疗事业发展提供宝贵的经验和资料，但是以目前的实际情况来看，现在的很多医院档案都仅仅是历史记录，对档案的使用率很低，造成这个问题的主要原因有以下几个方面：

一是在档案收集时没有进行必要的筛选，全部资料都进行归档，导致相关的档案文件杂乱繁多，在需要的时候无法查找到关键信息。

二是在档案整理时没有清晰的分类。医院的档案种类很多，但是传统的管理方式只是对档案的大概范围进行分类，而且分类方式单一，一般只会按照内容或是时间进行分类。这就导致在档案查阅的时候很麻烦，无法快速查询到所需要的档案记录。

4.没有专门的档案管理制度和相关的考核制度

有些医院对档案管理工作不重视，认为可有可无，没有建立相应制度来对档案管理进行规范和控制。对档案管理的各项工作分工不够细化，对岗位职责要求不明，对于档案管理的相关岗位和工作人员没有建立严格的考核体系。这也导致了医院的档案管理工作效率低下，管理模式混乱。

二、信息化档案管理的优势

1.存储方便、经济环保

信息化的档案管理主要是以电子文件的形式储存档案。电子文件可以利用光盘、硬盘，甚至在网络云端进行储存。这样的存储方式一方面存储量很大，节约了大量空间，可以降低管理成本，节省档案管理者的体力和精力，同时减少了纸张的使用，经济环保;另一方面电子档案不容易受环境的影响，不像纸质档案一样易受潮、易燃、易破损，保存起来很方便。

2.表现形式多样

电子档案可以储存的内容多种多样，可以是文字、图片、声音、视频资料等，能表现的形式更加多样化，比纸质档案更加全面、生动、形象。尤其是对一些医疗记录和手术记录，以视频的方式存储成医疗档案会使以后的使用更加方便和直观。

3.查閱方便，可以资源共享

在网络环境下信息化档案可以让多人共享，不会受到时间和空间的限制。档案需要传递时可以通过网络快速送达，不再需要以纸质文件形式进行传递，极大地节省了时间。当需要查阅档案时可以通过系统的关键词检索或者是分类查找，可以很快地找到需要的档案，当需要复制档案时，只需要在电脑上操作复制就可以，操作更加方便快捷，而且通过电脑复制的资料不会出现复制内容有误的情况。

三、建立医院信息化管理系统

1.建立健全档案保管相关制度和规则

建立制度是档案管理的前提，需要建立相关的管理制度和考核制度，必须明确档案管理目标，明确档案管理各个岗位的工作职能。医院的工作重点是为社会提供医疗服务，因此对医务工作者有严格的考核，但医院的档案管理也是一项非常重要的工作，不能忽略它，所以对档案管理人员也需要进行严格的考核和要求，明确奖惩措施，从而激发档案管理人员的积极性和主动性，提高档案管理的效率和质量。

2.对档案管理人员进行专业化培训

管理人员的素质和专业能力的高低会影响档案管理工作的正常进行，要推进信息化档案管理就需要提高管理人员的基本素质和专业技能。信息化的档案管理不仅需要管理人员会进行档案整理和保管，熟悉整个管理流程，同时因为信息化档案管理需要用到电脑、扫描仪等电子设备，所以还需要管理人员能够熟悉操作这些现代电子设备。

因此，在开展档案管理工作之前需要对档案管理人员进行专业化的培训，一方面需要梳理整个档案管理的框架和流程，明确档案管理的方法;另一方面还需要对管理人员的专业知识和专业技能进行培训。

3.纸质档案和电子档案相结合

建立信息化管理系统需要以电子档案为主要存储方式，但是不代表着要把全部的纸质档案转化为电子档案，对于一些证书、证明性的文件和具有法律效力的文件可以通过扫描仪留存电子影像，但是对文本原件依旧需要以纸质档案的形式严格按照要求进行保管，因此在建立信息化管理时还需要做好纸质档案的管理。

4.加强对信息安全的监控

信息技术的发展为档案管理提供了很大便利，但是，信息化管理存在着很大的安全问题，一是信息容易泄露，二是网络病毒和网络安全问题。医院在建设信息化档案管理时要重视信息的安全问题，首先，要强化档案管理人员的保密意识，严格把控档案的归档、维护、查阅流程，杜绝一切由于管理有误导致的信息泄露;其次，要使用科学的网络安全应对策略，利用防火墙、内外网等加强对信息安全的监控。

5.建立信息化管理系统的具体步骤

（1）档案收集和分类

首先，对档案进行筛选，摒弃重复资料和没用的信息。对证书文件单独进行保管，其他的文件可以扫描成电子文件进行保管;对于已经是电子文件的档案，进行文件检测，防止出现文件缺失、无法打开的情况;对于内容有缺失的文件需要及时找到文件来源，对文件进行补充和修改，保证档案的正确性、完整性和真实性。

其次，对文件进行交叉分类，建立科学的信息化检索系统，提供多种不同的检索方式，在档案查询时，对需要的文件可以通过不同的关键词检索出来，或者是可以通过不同的层级分类快速查找到。

（2）档案定期备份和维护

对于纸质档案来说，备份难度太大，可行性不高，因此要定期對储存的纸质档案进行抽查检测，可以一年一次对纸质档案进行抽查，从每个类别的档案中从不同年份抽出3～5份，查看其保存情况，检查文件是否损坏，字迹是否清晰，对于文件受损或是字迹模糊的文档要及时备份。而电子档案都是依赖计算机软硬件设备进行储存的，这些设备同样会受到人为因素和环境因素的影响，所以要对电子档案进行定期备份，防止人为操作失误或者是设备故障导致数据丢失。

虽然电子设备的存储对环境的要求没有那么苛刻，但是依旧会受到环境等方面影响，因此对于储存电子档案的硬件设备要定期进行维护，一方面确认电子档案的正常储存，另一方面确认信息化档案管理系统能正常运行，对需要的档案资料可以正常查阅和提取。

医院档案信息化建设是现代化档案管理发展的必然趋势，在建设信息化管理系统时需要认识到档案管理的重要性和信息化管理的必要性，加强制度建设，配置相关的硬件设备，为信息化档案管理提供物质保障，同时需要对管理人员进行专业化的培训，增强档案管理综合水平，促进医院信息化档案管理建设更好发展。

参考文献：

[1]胡 欣.探讨医院档案管理信息化发展的机遇与挑战[J].数字通信世界，2019

[2]颜 锐.强化医院档案管理信息化的思考[J].办公室业务，2017

[3]闫向前.浅论医院档案管理信息化[J].办公室业务，2017

（作者单位：山东省单县中医医院）