浅析事业单位人事档案信息化管理问题

孙毅然

摘 要：随着互联网技术的快速发展，信息化管理已广泛应用于我国事业单位人事资料档案管理工作中。选择性使用数字信息化的人事档案资料管理方式，创建满足当前时代要求的信息化档案管理平台具有重要积极作用。本文通过分析事业单位在互联网信息技术蓬勃发展的背景下，如何更好的开展人事档案资料管理工作，从根本上解决事业单位人力资源资料信息管理存在的问题，为其工作开展提出相关应用策略措施。

关键词：事业单位;人事档案资料;信息化管理

一、信息化人事档案管理综合论述

目前，传统陈旧的以纸质资料作为档案管理的模式已经不能满足大数据时代的综合要求，存在一定的发展局限性。而选择使用互联网信息化的档案管理方式，研究开发出相应的人事资料档案管理系统，构建相应的电子人事档案管理体系，从而有效的优化人事档案资源的信息共享，在很大程度上有助于转变当前人事档案信息管理方式混乱的现象。人事档案管理信息系统主要是在电子计算机及互联网络技术发展的基础上，从而进一步完成人事档案信息数据收集、整合、分析、查询等多重功能，确保人事档案信息资源的真实准确。通过在人事档案管理方式选择上，使用电子信息化的档案管理系统，可以从根本上增强人事档案信息文件的完整性和长久性，简化档案资料信息的查询过程，更具有实践应用意义。

信息化人事档案管理系统本身具有较强的时代特点，在很大程度上充分满足当前数字信息化时代的发展要求。电子信息化档案管理系统本身具有可操作性的特点，将原有纸质版本的人事档案资料在管理模式上进行优化，尽可能的减少信息资料搜索、查询的工作量，实现电子信息化的人事档案资料查阅。对于数字信息化人事档案管理平台的媒体集合性特征，形成了多重档案资料信息管理形式，包括文字、图像等。与此同时，电子信息化的人事档案管理方式本身具有较强的可变性。通过进一步有效应用电子计算机信息技术，完成事业单位内人力资源档案信息的集中处理整合，有助于弥补人事档案管理工作开展过程中存在的各项疏漏，增强事业单位人事档案资料的安全性。

二、事业单位人事档案的信息化管理存在的局限性

1.重视程度不够，有待增加专业人才数量

对于事业单位人事档案管理工作开展过程中，为从根本上有效的推行信息化的人事档案管理，确保其维持良好的管理形态，必须对于事业单位人事档案管理工作给予相应的重视，从而更好的展现出专业信息化人事档案管理工作人才的重要作用。但是通过对目前我国事业单位的人事档案管理工作实践过程进行分析，对于人事档案资料的信息化管理过程缺乏相应的重视，从而在很大程度上制约事业单位的人事资料档案管理工作开展。事业单位人事档案资料管理的工作人员依然存在使用传统繁杂的档案管理方式，致使人事档案资料管理人员工作热情匮乏，抑制了他们的工作积极性。

除此之外，由于事业单位人力资源管理部门忽视人事资料档案的信息化管理，从而严重影响专业管理人才的数量，相关培训活动组织形式相对较少。在制约人事档案资料管理的高效性的同时，不利于提升事业单位人事档案管理的工作质量和工作效率水平。

2.设备更新速度慢，缺乏技术创新

在目前数字信息化的时代背景下，电子计算机技术与互联网信息技术的应用范围相应有所扩张，从根本上有利于推进我国事业单位综合发展，提升同行业内的核心竞争力水平。但是，对于很多事业单位的人事档案资料管理工作开展过程中，由于缺乏相应的信息技术支持，人事资料管理系统设备不能满足当前的数字信息化发展需求，对事业单位的人事资料档案信息化管理工作开展存在局限性。事业单位的人力资源管理部门在获取单位内人事档案信息时，具体的查询流程较为复杂繁琐，相关信息获取精准程度不够，存在人事档案资料管理的时间以及空间弊端。由于事业单位本身未能很好的借助电子计算机信息网络技术作为支持，致使人事资料档案管理设备相对落后，同时，人事资料管理技术的创新性效果薄弱，整体人事档案信息化管理水平存在滞后性，人事档案信息化管理流程问题较为突出，存在较大的人事资料档案管理风险。

3.管理制度不完善，管理系统构建不及时

在事业单位落实人事档案信息化管理工作过程中，為从根本上展现管理工作的平稳持续运行，尽可能的控制出现的各类风险问题，需要完善健全的事业单位人事档案资料信息化管理制度来约束，从而有助于提升人事档案资料信息化管理工作的规范化。对于当前很多事业单位在人事档案资料管理过程中，有些档案文件信息本身的数据内容都具有一定的保密性特点，由于涉及范围较为宽广，包含各项信息数据，所以需要相关的制度机制进行综合性管理来保证其安全性。对事业单位人事档案管理系统进行全方位的综合评估分析，其表现出的具体实践应用，未能按照科学合理的电子计算机互联网络技术指导，人事档案信息文件的安全防护效果较差，引发的人事档案资料安全问题未能及时有效的处理，从而很大程度上制约了事业单位人事档案管理水平的提升。

三、加强事业单位人事档案信息化管理的措施分析

1.重视人事档案信息化管理，实现专业人才有效培养

为进一步提升事业单位人事档案信息化管理工作开展的高效性，充分展现专业管理人才的综合工作效用，事业单位需要确保人事档案管理方式的多样化，从而逐步推进人事档案信息化管理的专业人才培育进程。在人事档案信息化管理工作开展过程中，事业单位及相关部门必须从思想观念层面给予相应的动力支持，要求工作人员本身的专业管理能力必须满足时代发展进步特点，注重培训活动开展频率，拓展人事档案信息化管理培训内容的深度和宽度，促使相关专业人事档案管理人才能够更好的完成档案管理工作。事业单位选择性使用科学合理的人才招聘方式，从根本上重视人才激励制度的优化完善，促使事业单位人事档案管理水平显著提升，从而在很大程度上增强人事档案管理工作人员的专业能力水平和职业技能素养，进一步有效的展现事业单位人事档案信息化管理的实践应用价值。

2.及时更新人事档案管理系统，从根本上落实好技术创新

事业单位需要充分应用电子计算机网络技术，从根本上推进数字信息化人事档案文件管理系统平台的升级过程，制定明确的事业单位人事档案管理系统平台建设方案，增强必要的资源投入，有效提高人事档案管理的信息化建设水平具有重要作用。通过应用事业单位的资金技术支持，完成人事档案信息化管理相关设备、设施的更新升级，提升整体的信息化人事档案管理过程。在大数据时代发展趋势的影响下，从根本上注重大数据云计算的技术创新，更好的发挥电子化的人事资料档案管理工作，优化人事档案资料信息查询路径，及时有效的解决存在的风险问题。事业单位应该正确认识当前社会整体的发展形势变化，应用创新性人事档案管理理念，增强其核心的高效智能化水平，在更大程度上实现单位人事档案管理方式的创新优化。

3.建立完善健全的人事档案资料管理制度，增强风险监控

事业单位进行人事档案的信息化管理系统平台建设实施阶段，逐步建立健全数字信息化的人事档案管理制度框架体系，充分满足当前互联网络信息时代的发展进步要求，提供高标准的人事档案制度管理保证，在很大程度上有助于提升整体的事业单位人事档案信息化管理效率。人事档案管理人员必须充分发挥管理作用，应用卓越的实践管理经验，增强人事档案信息化管理的问题风险监督，对人事档案管理信息化系统进行全方位综合评估判断，有助于从本质上实现高效的事业单位人事档案信息化管理工作开展，尽可能的减少管理问题发生的可能，增强人事管理系统的稳定性。通过进一步完善事业单位人事档案资料信息化管理的相关制度规定，建立高效健全的数字档案管理体系，以现代数字化的人事档案管理工作方式作为主要研究对象，确保其整体工作开展的规范标准，推进事业单位人事档案资料信息化管理工作进程。

四、总结

随着当前信息網络技术处于持续发展进步的全新时代，事业单位人事档案管理工作开展要求相应的数字信息化管理系统作为技术支持，选择性使用高效率、信息化的人事资料档案文件管理方式，在很大程度上有助于推进事业单位人事档案的信息化管理效益水平达到最大值。

参考文献：

[1]余初孺，董 刚.高校体育档案管理存在的问题及对策研究[J].玉林师范学院学报，2017

[2]田结合.做好事业单位人事档案信息化建设的对策思考[J]. 人才资源开发，2016

[3]邹丽敏.事业单位人事档案实行计算机管理的必要性及作用分析[J]. 企业文化（中旬刊），2017

（作者单位：高密市人力资源和社会保障局）