内部控制视角下合同生命周期管控问题及对策探讨

摘要：现代企业的经济活动往往都是以合同的形式展开，合同管理是企业生产经营活动管理的核心组成部分，与此同时，伴随着市场竞争压力的不断加剧，要想切实的提升企業竞争力，一定要加强企业的内部管理控制。因此，本文从内部控制视角出发，详细阐述生命周期管控的相关理论，介绍了合同生命周期的概念、内涵以及重要性，合同生命周期的完成不仅有助于缩短事项周期，同时还有助于企业内部控制和风险管理，分析合同生命周期管控中存在的问题，并深入剖析产生这些问题的原因，从内部控制视角下提出防范合同生命周期风险的对策与建议。

关键词：内部控制;合同生命周期;风险防范

中图分类号：F275文献识别码：A文章编号：

2096-3157（2020）05-0061-02

一、合同生命周期管控的相关理论

1.合同生命周期的概念

合同生命周期是指借用生物体生命周期这一特点来形象划分合同的各个阶段，并按照每个阶段特点与要素的不同，对合同相关事务、节点实施有效针对性的管理。合同生命周期将从五个阶段来论述合同的管理，分别包括合同机会阶段、合同商谈阶段、合同签订阶段、合同履约阶段以及合同结束阶段。

2.合同生命周期的内涵

（1）合同机会阶段。合同机会阶段主要是指发现合作机会，为公司业务拓展寻找机会，做好合同正式开始前各项准备工作，合同机会阶段是整个合同生命周期的基础，如果没有任何合同机会，就别谈后面的一系列环节。从市场中寻找机遇，发现机会，展现竞争优势，奠定企业长远发展基础。

（2）合同商谈阶段。合同商谈阶段就是指双方进行业务商谈，最终达成一致满意，做出合作决策，最终签订合作合同。在这个阶段主要是需要对合作方进行全方位的考量，包括企业自身的实力、企业的地位、企业的上下游等，从而在商谈中争取有利条件。

（3）合同签订阶段。这一阶段就是合作双方就商谈一致的内容签订书面的合同文件，确保后续合作稳定进行。在这个过程中需要对合同的条款、法律规定、合同内容的完善性等进行再三确认，避免因疏忽大意对后期长期合作带来不利影响。

（4）合同履约阶段。合同履约阶段就是执行与实施合同，合同签订当事人根据合同的相关条款实施，从而得到最终相应的结果。这一阶段也是合同管理的重要环节，所有合同预期想要达到的效果都应该在这一阶段实施，因此要从整体的角度对合同进行管理，而不能够单一片面的开展合同管理工作。

（5）合同结束阶段。合同结束阶段就是指各项合同事项均已实现，合同终止，需要对合同所涉及到的资料进行归档整理，并开展合同评价工作，从而实现合同生命周期过程的闭环管理。

3.内部控制视角下合同生命周期管控的重要性

内部控制就是指企业为了能够提升企业效益，达成企业目标，而实施的一系列制约、管理、调控的措施。一般来说，内部控制包含五个基本要素，如内部环境、风险评估、风险控制活动、信息沟通、内部监督等。从内部控制的视角出发加强合同生命周期管理，能够有效的完善内部管理环境以及风险控制要素，最终达到企业发展的目的。

（1）缩短事项周期。如今，伴随着企业竞争压力的不断加剧，市场上对企业的反应速度与生产经营效率提出了更高的要求。如果能够加强合同生命周期管控，就能够缩短具体执行的间隔时间，从而提升企业的经营效率，使得企业有更多的时间寻找更多的合同机会，从而实现合同闭环发展。

（2）加强内部控制，降低合同风险。明确梳理合同生命周期各个阶段，从而能够发现合同个周期所遇到的种种风险，针对具体的风险因素与产生风险的原因进行针对性的强化管控，加强内部控制，从而进一步降低合同执行的风险，确保合同最终目的得以实现。

二、合同生命周期管控中存在的问题

1.缺乏对合同管理的重视

由于我国市场化进程相对较晚，在计划经济时代，对合同的重视程度并不高，由此导致了现在许多企业并不具备完善的合同管理流程，尤其是对合同履行、变更等，缺乏足够的管控，甚至还有许多企业过于重视合同中价格的部分，忽视合同中可能存在的法律条款风险，导致合同纠纷案频繁发生，却又找不到任何保护的法律依据。从内部视角来看，由于缺乏对于合同管理的重视，导致企业内部控制往往会出现问题，对企业管理造成非常不利的影响。

2.缺乏完善的合同管理理念

一方面，企业在开展合同管理的时候，缺乏全过程合同管理的理念，大部分只有项目合同管理的时候才会涉及到全过程管理，会结合合同生命周期各个节点进行管理，包括合同的准备、正文的起草拟定、审查审批、签字备案等。然而在面对普通合同的时候，并没有充分重视合同管理全过程，往往比较重视合同订立过程中出现的相关事务，会忽视合同履约各个环节的管理工作。另一方面，企业缺乏多层次合同管理理念，目前许多企业在设置组织架构的时候往往是根据职能分工而来的，相对应的，合同管理也要依据企业职能分工的不同实施分块管理。由于企业缺乏多层次合同管理经验，往往只有自身项目部负责合同的全过程管理，缺乏企业其他职能岗位的主动配合。

3.缺乏专业的合同管理人才

由于合同管理工作非常复杂，不仅仅涉及到某一板块的业务，往往会与企业业务、法律、技术等都有一定的关系，因此在进行合同管理的时候必然需要专业性的人才，要求合同管理人员对项目运转、法律条款等相关知识都要熟悉，能够应对合同管理中出现的各个问题，当前我国许多企业往往缺乏专业的合同管理人才，都是依赖企业各个部门分开管理，影响了企业整体合同管理水平。

三、合同生命周期管控存在问题的原因分析

1.外部因素

从外部大环境来看，首先，由于我国有着悠久的计划经济背景，在过往的经济体系中缺乏对于合同的重视，许多交易甚至不需要签订合同就能够实现，从而导致合同管理意识欠缺，随着市场经济的发展，伴随着“项目”管理应用的深入，合同管理意识才开始崛起，因此许多企业并没有能够及时转变自身的观念，也缺乏支持自身观念转变的技术条件，缺乏各种合同管理的程序软件。其次，从我国有关合同管理的法律体系来看，法律体系结构不是很完整，存在严谨不足的情况，在出现各类型合同纠纷时候，执行度往往无法达到预期的效果。最后，由于我国整个外部环境缺乏对于合同管理的重视与认可，导致在培养合同管理专业化人才方向起步较晚，无法适应市场快速发展的需求，不能够满足企业用人单位的个性化需求。

2.内部因素

从内部角度出发，企业大部分都是趋利性，最终目标是为了能够实现企业效益最大化，因此在面对企业合同管理的时候往往过于侧重于合同商谈里面价格的部分，更多的是考虑自身利益，在合同订立后，履约阶段就过早将精力投放至下一个合同机会，缺乏对合同履约以及后期管理的重视。这种领导层面的忽视导致大部分企业呈现出“利益为上”的经营模式，往往忽视了合同中存在的各项风险因素，最终对合同的执行造成不利影响。

四、内部控制视角下合同生命周期管控的改善对策

1.加强对合同管理的重视

第一，从企业内部出发，切实开展合同管理意义探究会，开展合同管理各项工作，注重企业合同管理的全过程，可以有适当的重心倾斜，注重合同机会的开拓，但是依旧要注重合同管理其他阶段。第二，加强企业多层次合同管理建设，有相应的职能机构来分别进行合同管理，加强各部门之间的沟通与交流，对合同签订前期的审查审批工作而言，由技术本门负责审查审批合同中与技术有关的内容，由法律部门负责审查合同中与法律有关的内容，由财务部门负责审查合同中与收付条款有关的内容，通过构建多层次的分工审查机制，进而降低合同的风险。

2.完善合同管理理念

首先，推广合同使用范本，规范合同的编制，针对企业内部各项业务，如采购、招标、软件开发、广告服务等制定多个标准合同范本，通过这一行为有助于企业在合同准备期间规范的起草合同，确保合同的质量，防范一些操作性风险，同时还可以免除合同律审等流程的规定，进而提升合同管理的效率。其次，加强合同履约计划管理，实施关注合同的动态，对合同进行分类管理。以企业采购为例，一是编制并移交相应的合同履约计划，在完成相应合同后根据货款、维修保质期等各项重点履约项目进行预估，在此基础上进行风险提示，并开展后续的管理监督评价工作;二是执行动态管控履约计划，许多合同并不是一笔的交易，而是一个长期的来往过程，在管理这类合同的时候可以要求供需及采购三方实现信息的动态交互，可以很好地对各方服务进行监管。最后，加强合同的分类管理，对于一些正常履约的合同，一般不需要花费过多的时间与精力，对这类合同实施常规管理即可;对于一些出现“关注”亮黄灯预警的合同，合同经办方需要尽快了解履约进度，并发现影响合同进度的问题，提醒各方注意，尽快落实;对于出现“滞后”亮红灯警告的合同，合同经办人在了解具体情况后，需要及时组织合同所涉及的各方沟通解决问题，必要时候采取合同变更手段，避免企业遭受不必要的损失。

3.加快合同管理人才建设

合同管理工作自身具有复杂性、专业性等特点，因此在实际业务中急切的需要与之有关的管理人才。在这一点就必然需要加强合同管理人才建设，从大环境出发来说，可以在高校开展相应的学科建设，提供合同管理专业性知识的學习;从企业内部来看，一定要加强企业内部培训，从企业内部挑选人才，组建专门的合同审查管理部门，由其负责合同管理的全方位工作。

五、总结

当今社会是契约社会，是合同社会，企业的各项生产经营活动都需要通过合同体现出来，因此合同管理对于企业来说非常重要，一个企业的合同管理水平极大地影响了企业的经济效益。本文从合同全生命周期角度出发，深入了论述了内控视角下合同全生命周期管理的优化策略，希望能够切实的为企业合同管理献言献策，促进企业长远发展。

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作者简介：

王立花，供职于南京邦泰企业管理有限公司。