探析如何做好公文与档案的有效衔接

钟汝嘉

摘 要：公文是档案的基础，档案是公文的精华。公文的质量将直接影响到档案的质量，关系到档案的提供利用。没有高质量的公文就不会有高质量的档案，故加强公文管理，提升公文办文质量，使公文与档案工作有效衔接显得十分重要。基于此，本文就如何做好公文与档案的有效衔接，对存在的问题和采取的措施进行简明的分析与探讨，目的是推动单位内部各项工作的有序运行。

关键词：公文;档案;管理;衔接

1 公文与档案的差异性及联系性分析

1）差异性。公文，全称公务文书，是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。公文的定义揭示了公文具有法律效力并且是一种规范的文体，故公文的撰写和制发是一项严肃的工作，绝不允许有丝毫懈怠。在日常工作中，文书员要能准确规范的处理好公文，离不开对公文知识的学习和熟练掌握。而档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是档案的本质属性。这就是公文与档案之间的差异性，也是影响二者有效衔接的难点所在。

2）联系性。从联系性的角度来看，档案来源于文件，是由文件有条件地转化而来的。而公文的本质也是一种特殊类型的文件，想要做好对公文的处理工作，就必须要学会收集和整理基础文件资料，这就突出体现了档案管理工作的重要性，需要各个单位结合自身经营项目和发展情况展开详细的分析。

2 影响公文与档案有效衔接的原因分析

想要做好公文与档案的有效衔接，就必须要结合日常工作的实际情况，分析出影响二者衔接效果的关键因素，然后有针对性的制定相应的解决方案。

1）培训工作跟不上。部分单位领导对公文培训的紧迫性认识不足，特别是一些工程施工单位，重工程施工，轻内业工作的管理，认为外出培训是变相的去旅游，还要占用上班时间，占用单位有限的管理费用，未能及时组织单位文書员和有关人员参加上级党政机关举办的《公文知识》的学习培训。专兼职文书员未能及时掌握和领会公文管理的新要求和产生的新变化，从而使公文管理工作存在这样那样的问题和瑕疵。

2）文书员责任意识不强。文书员对公文的重要性认识不足，责任意识不强，工作不够认真细致，缺乏精益求精的工作态度。引发这个问题的主要原因就是文书员没有意识到自身工作的重要性，同时，也与单位内部的人员管理机制设置工作存在不科学、不合理的地方有一定的关系。单位没有在制定发展计划的过程中研究员工个人的发展问题，就容易影响员工的工作积极性，最终造成公文及档案衔接工作出现质量问题的情况。

3）专业工作能力方面的问题。专职机要文书员、部门文书员和相关人员对公文管理制度学习不透彻，领会不深入，使在公文处理工作中难以得心应手，造成公文质量得不得保证。这就要求单位结合新时期公文处理工作的重点及难点情况对员工展开培训教育，以便于提高员工的专业工作能力。然而实际情况是，目前仍然有许多单位过于注重自身的经济发展情况，没有定期组织开展思想教育及技能培训工作，导致内部整体公文处理效率下降，这就是目前需要解决的主要问题。此外，在实际工作中，因人员出差、休假和出现人员变更调动情况时，因工作交接不善或接手工作的人员对公文处理不熟练，使公文的内在质量受到影响。

4）文档一体意识不强。由于工作的分工不同，造成文书员不懂也不愿去学档案归档的相关知识，档案人员对日常的文书办理情况的关注也存在滞后现象，当文件材料归档时，文件材料存在的问题就集中的暴露出来，使公文的归档不能进行顺利的工作衔接，而整改的一些工作是费时费力的，影响到归档工作的进度和效率。

5）归档工作中公文存在的常见问题。发文单有签名漏签项，文件用印不全和不规范，排版格式不符合规范要求，打印不清晰，文件文号有重号现象，文件附件不齐或有漏页，装订不规范，会议纪要签到表缺失或为复印件，签署页和签到表用易褪色书写材料进行书写，由于过程保管不善，文件原件遗失等。凡此种种都使公文质量大打折扣，从而影响到档案的归档质量，使文件材料的归档未能满足档案质量的要求，给公文与归档工作的有效衔接留下了隐患。

3 做好公文和档案衔接的措施

1）领导重视。单位在新时期的发展背景下，想要做好公文及档案的衔接工作，就必须要从领导人员的角度出发，提高对这项工作重要性的认识。同时，要将这项工作与单位的可持续发展情况结合起来，积极安排文书员参加举办的公文知识培训班，为专兼职文书员提供学习培训的机会，参加培训的人员也应珍惜学习培训的机会，学好掌握培训知识，更好的应用于工作中，不断的提高单位公文处理的效率和质量。磨刀不误砍柴工，单位领导应以长远的眼光重视员工教育培训工作。

2）教育培训及管理工作。在公文和档案衔接工作中，必须要结合单位独特的文化建设情况开展思想教育工作，可以通过文化交流活动，安排领导人员与基层员工进行沟通交流。重点加强对文书员责任意识的教育，单位办公室还应适时组织做好单位公文点评及进行考核工作，做到奖罚分明，增强文书员责任意识和公文处理水平，使公文质量在可控在控状态。此外，文书员应培养严谨认真、一丝不苟的工作态度，力争公文办理零失误。只有公文质量得到有效提高，方能为归档工作创造有利条件，避免出现文件材料归档重复整改的怪圈。

3）增强文档一体意识。文书员在认真履行岗位职责的情况下，利用业余时间学习一定的档案基础知识，档案管理人员也应积极的学习公文处理的相关知识。为提高档案管理工作的质量，在日常工作中，更应关注了解文件材料形成的情况，对存在的质量问题给予及时提出并要求其整改，使档案管理的质量关口前移，避免把问题都留到归档的时候，使档案工作变得被动。在实际工作中，可根据单位工作的需要，进行一定时间的岗位对调和交叉学习，营造学习型企业的氛围，培养企业员工具备一专多能的工作能力，使公文处理和归档工作实现有效衔接，让管理工作更加高效。

4）质量管理工作。公文处理的质量要求与档案归档的质量要求是契合相通的，区别在于公文归档是把分散的文件材料通过鉴定按一定的逻辑规律进行分类整合和组卷，便于保管，利于今后的查考利用。由此可见，公文质量的高低将直接影响到档案质量的高低，将对公文与档案的有效衔接或归档转化产生影响。在日常工作中，作为专职文书员要善于总结公文处理容易出现的常见问题和易放的低级错误进行有效规避，练就过硬的文书制发技能本领。

4 结语

公文的办文质量反映了单位管理水平的高低，是单位形象的体现。公文是档案的前提，档案是公文的归宿，优质的档案离不开规范、优质的文件材料为支撑。在实际工作中，往往是公文管理得好的单位越能够在归档工作上实现平稳有效的对接，反之则归档工作举步维艰。公文与档案是相辅相成、密切相关的关系。只有不断提高全员的工作责任意识、强化个人综合素质，有学习永远在路上的思想，工作中有团结协作的精神，公文处理与档案管理工作就能有效衔接，使工作效率得到稳步提高。

参考文献

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