浅谈泸州市档案信息化管理创新

王静

[摘 要]随着我国科学技术的高速发展，行政事业单位为了提高档案管理效率，也引入了信息化管理模式，档案信息化管理优势越来越凸显出来。基于此，本文以泸州市的档案信息化管理现状为背景，提出了一些管理创新策略，旨在为相关研究提高借鉴。

[关键词]档案;信息化管理;创新;管理对策

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.081

[中图分类号]G275.9[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）06-0-02

0     引 言

档案是对各行政事业单位部门的信息类型数据进行管理的记录，也是每个行政事业单位发展历程的见证。而目前行政事业单位的管理方式，必须顺应时代发展需求，保证不落后于时代。在进行行政事业单位档案的信息化管理中，如何适应信息化管理的大趋势，以及怎样开展新时代科学管理的方式，已经成为当下行政事业单位必须探讨的课题。基于此，本文对泸州市如何合理运用档案资源进行系统性分析。

1     行政事业单位档案管理的发展形式

1.1   信息化发展

近年来，随着我国科技水平不断提高，信息化管理应用也逐渐得到普及。目前，在各种行业中，进行行政事业单位档案的信息化管理是大势所趋，而信息化则主要包括大数据服务模式与云计算模式等。根据云计算以及大数据的类型，对管理模式进行创新等都是其特点之一。在对行政事业单位的业务方面进行管理时，主要是以各系统为支撑;在行政事业单位行业的管理类型中，因为数据类型众多，业务流程复杂，可以使用档案信息化技术代替旧有的管理模式，不仅可以增加管理方式的效率化，还可以给行政事业单位的档案保存带来很大的安全性。

1.2   标准化发展

在行政事业单位进行管理时，需要具有协调性、简化性以及统一性，只有这样才能符合行业的管理标准，因为无论是何种管理活动，都要以制度为基础。在全球化发展的大背景下，创新行政事业单位档案的管理方式，使其符合社会发展的新形势。

1.3   实现资产化发展趋势

影响泸州市行政事业单位档案资产化管理方式的原因有很多，而在目前的管理模式创新中，行政事业单位要充分利用档案这一资产，提高行政事业单位经济效益，将行政事业单位的社会效益最大化。知识经济是每个行业发展的基石，而在产业类型的创新中，一定要善加利用科学技术，只有使经济效益得到充分实现，才能投入大量的人力、物力、财力对档案进行更加有序高效的管理，从而促进行政事业单位竞争力提升。

1.4   集成化发展

关于将泸州市行政事业单位集成化的管控问题，主要指加强行政事业单位内部的相关联系，而不是传统管理模式下的孤立个体。而实行集成化的前提条件，则是将行政事业单位导入信息化技术管理模式。如果实行集成化的管理模式，将会明确行政事业单位的各种档案数据，而在实际的管理实践中，行政事业单位的档案数据是随着行政事业单位的发展不断更新的。因此，在对档案进行统一管理时，一定要保证行政事业单位檔案系统的集成化模式。行政事业单位在内部组建信息平台时，为了对内部档案以及业务系统进行无缝衔接，一定要将行政事业单位的业务数据实行自动化转存，这样不仅会保证数据的安全性，也将给管理带来高效率。

2     泸州市行政事业单位档案管理概况

2.1   对档案工作认知度差

在旧有的档案管理模式下，主要是对行政事业单位的文件及人事档案进行管理和保存，而在新型的档案信息管理中，不仅是文书档案，还可以对图片以及声像进行管理和存储，使其在存储资料时，变成档案管理的新型模式。根据当前行政事业单位对档案的工作要求，在实际的档案创新管理模式中，如果不及时对模式做出合理调整和规划，就会导致管理过程出现延迟，另外，如果管理与存储档案不科学、不规范，也会产生一系列问题，甚至会给行政事业单位造成损失。

2.2   档案管理人员的综合素质有待提升

因为泸州市行政事业单位的档案信息类型多样化，所以在实际的管理过程中，就要求管理人员严格按照行政事业单位制度的信息化管理规章制度执行。行政事业单位的档案管理人员人员几乎是固定的，很少出现人流大量更新与流动的情况，如果实行信息化管理模式，则要在整理资料及收集资料方面多加注意。如果行政事业单位在思维模式上缺乏创新性，就会使行政事业单位的发展跟不上新背景下的行政事业单位管理模式，进而不符合时代发展潮流，甚至被社会淘汰。

2.3   缺少完善的管理制度

在当前泸州市的档案管理中，没有特别完善的管理模式，还存在一些制度方面的缺陷，档案管理人员没有按照行政事业单位的规章制度对内部资料以及档案进行严格整理与归档，而存储档案与分类处理档案对行政事业单位的发展来说非常重要，所以，目前泸州市人认识到了自身在档案管理中的缺陷，进而引入了国内外先进的档案信息化管理技术。但因为与传统的管理方式存在本质不同，从而导致在实际的档案管理中职责不明确等问题产生。

2.4   档案监督管理不到位

泸州市目前对档案的管理以及监督方面还存在很多弊端，例如准确性、及时性等问题。因此将行政事业单位内部资料进行科学合理管理是行政事业单位面临的一大问题，因此，在管理资料的同时，增加监督部门，可以实现对档案资料的管理更加理想化。而如果档案在管理中出现了混乱，又没有有效的监督手段，会造成行政事业单位运行混乱。

3     行政事业单位档案创新管理的策略

3.1   提高档案管理的认知度

要想保证泸州市行政事业单位在发展过程中不落后于整个时代的发展趋势，则一定要推陈出新，永远保持创新性思维，而档案作为行政事业单位的重要数据，为了保证安全性，也要不断创新存储模式，以此顺应时代发展的潮流，在管理文本文档时，合理分析其实际价值，在档案创新管理模式下，取其精华，去其糟粕，借鉴传统档案管理中的优良经验，继而灵活应对信息化管理模式。要想使行政事业单位进步，首先要从档案数据管理上加以改良。而在实际进行档案信息化管理时，要对档案管理人员进行专业化指导和培训，先从档案管理人员自身的综合素质方面入手，提高管理能力，进而对档案管理工作的进步和创新起到良好的推动作用。

3.2   完善现有的管理制度

在行政事业单位进行档案管理时，首先要制定科学规范的制度，因为档案数据工作复杂，涉及知识面较广，只有严格遵守管理制度，才能确保在档案管理工作不出现大的问题。而行政事业单位在完善管理制度的同时，一定要合理掌握关键点，确保档案工作在整理资料、收集资料、存储资料的完整性，以确保在后续运用时期的完整性，充分保证行政事业单位档案数据资料的有效性。

3.3   不断创新档案管理技术

要想实现管理的创新性，一定要以互联网为前提条件。在行政事业单位实行自身的个性化管理时，合理使用互联网查询相关信息技术。在对档案系统导入信息化技术管理时，确保档案管理人员充分运用信息化技术，合理运行档案信息化相关软件系统，并保证行政事業单位顺应档案管理信息化的时代要求，及时优化管理系统。在当前的时代背景下，行政事业单位怎样合理运用新型技术以及检索所需要的文案，是发展的重点之一。但行政事业单位信息的安全防护工作也是在数字化时代最重要的课题。综上所述，在信息化社会，要对计算机技术进行合理高效运用，对档案的创新性起到合理的推动作用。

3.4   提升档案管理人员的综合能力

人才是一个行政事业单位发展与创新的有力保障，也是行政事业单位发展的源头。因此，泸州市要想推动行政事业单位不断进步与创新，不仅要使用高新技术，还要对行政事业单位员工进行及时管理培训，例如，可以以学习或交流的形式进行合理培训，确保自身行政事业单位随时掌握发展大势，及时有效掌握时代前沿的有效信息，并为行政事业单位引进优秀的综合型人才，不断完善管理队伍。根据行政事业单位的档案管理相关制度，明确行政事业单位员工制度，要求员工不断保持创新化的思维模式，进一步对行政事业单位在档案的信息化技术管理方面做出保证。在具体的管理实践中，为了保证行政事业单位自身管理技术的时效性，可以随时邀请信息管理技术的专业人士来行政事业单位进行定期讲座或管理，也可以邀请专业人员对行政事业单位内部的档案管理人员进行科学培训，并可以定期邀请信息管理技术水平高、技术强的外部人员来交流经验，从而提高自身企业员工的综合素质。

4     结 语

传统的档案管理方式已经不能顺应时代发展的潮流，因此，在科学技术日新月异以及行政事业单位在管理上有更多诉求的现代社会，保证不落后于时代，对行政事业单位内部的档案数据如何进行科学高效管理是行政事业单位发展的重点问题之一。在后续创新管理中必须明确注意事项，做好创新管理工作。本次研究从泸州市强化对档案管理的认知度、完善现有的管理制度、实现档案技术创新、提升工作人员的综合能力等入手，做好管理和创新工作，提升可行性，工作人员不断提升自身的档案管理水平、创新档案管理方式，努力做好档案开发与利用工作。

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