总承包项目中档案收集对项目所造成的影响

邓境文 肖海南

摘要 ：档案收集工作是总承包项目管理中的重要组成部分，尤其涉及到工程开发及施工的各个环节中，如项目可研阶段、设计阶段、施工及验收阶段等，在这些阶段中档案收集及管理工作的重要性也得到凸显。结合总承包项目自身特征，工程档案收集工作呈现出连续性、标准化、系统化的特点，在总承包项目实施的全过程中都具有记载项目进展信息，便于后期查找等功能。因此，在总承包项目中，明确档案收集工作对项目进展所造成的影响，对于规范档案收集工作，提升档案收集及其管理工作的效率具有重要意义。

关键词：总承包项目，档案收集，项目管理，影响

档案收集工作具备动态性、连续性、系统化特征，不仅可作为项目实施阶段的凭证，同时也是项目文书及档案规整的重要前置条件。在总承包项目中档案的收集工作主要包含了项目设备资料的收集、货物到场时间及验收资料，施工技术的应用资料，会议记录资料，报建维修资料等各个方面。

一、总承包商在工程项目档案管理中的职责

（一）实现分包档案的监督与管理

1、将工程总承包项目档案的收集工作纳入到工程负责人责任体系中，将项目资料、文件及其管理的资料纳入到各个单位或者部门的岗位责任中，开展动态性的实时检查及处理工作，将档案收集管理工作的内容纳入到合同管理中。另外，档案移交是否完整、工程款项结算是否及时等，可作为档案收集监督与管理工作质量的评判依据。

2、整个总承包项目管理工作中，档案收集成为档案管理网络的重要工作内容之一，同时也是健全档案管理流程，发展统一的管理目标及现代化管理策略的重要内容。

3、监督、指导各分包商，将工程的档案管理工作与工程建设周期进行同步，统一规划和执行档案管理的分类办法，并实现档案整编过程中的资料编制准备。

（二）档案的收集、整理及移交职责体现

1、在指导工程总承包档案收集及管理工作中，要将前期的建设文件、建设设备、工艺及项目建成后的运行、后期验收等进行统一化管理，档案的收集及归档工作应及时有序。

2、对于分包单位的有关档案资料进行高效收集、审核和验收等，明确档案收集及管理工作的核心、目的，按照收集的规定严格执行相关工作。

3、依据相关规定，在建设项目竣工验收后，3个月以内要向建设方提供完整的建设项目竣工资料。

二、为项目实施各阶段做好档案工作保驾护航

依据总承包项目实施的全过程，针对各个阶段的档案收集及管理工作内容，要将档案收集及其管理工作落实到各个项目进展阶段中：（1）工程前期工作中，要加大资料的收集及整理。准确、科学、合理的开展施工方案的制定，对招投标文件资料、可研究性报告资料及合同评审、谈判记录等函件等进行分类收集及整理。（2）设计阶段，主要针对地质勘察，如水文、地质、气象及资源等资料、初步设计报告资料、施工图资料及各种概预算书及往来的函件等进行统一收集，分类整理。（3）采购阶段。包含采购中的采购计划、采购措施和对应协调化程序等，为厂家提供对应的资格评审，同时应结合报价资料、开标/评标/定标文件等的记录、采购合同等的资料收集，确保报价条件的可行性。（4）施工阶段。包含有施工计划、施工技术方案、分包合同、项目进度计划表、工程审批文件、图纸的会审、施工组织计划、月报资料、设计施工变更资料、工程实施照片、事故处理报告等。（5）工程验收阶段。项目竣工验收的相关文件内容、工程遗漏问题、竣工验收过程中会议决算和工程决算等。

三、加强工程档案管理工作的过程控制

（一）工程档案收集管理与项目进展同步

工程总承包目管理过程中，由于项目周期较长，且子项目内容较多，再加上对应参与单位和工作内容的交叉复杂，导致给档案的收集及管理工作造成一定难度。资料收集时间较长后，难免会发生丢失或者遗漏，因此应建立一套标準化的档案收集及管理流程，加强工程建设过程中对于档案收集及管理工作的有效开展，加强项目论证依据，为确定档案管理工作的有效性，提供论证依据。在项目实施论证的过程中，要充分的结合档案管理的专人职责，明确项目发展的类别，并结合项目文件资料进行统筹规划，将文件种类、数量等通盘考虑。在项目立项、实施及验收等阶段中，应以竣工验收资料的收集工作为核心，及时收集和保证归档资料的完善。

（二）建立总承包文件的跟踪式管理网络

工程建设初期阶段，应科学合理的对项目总体规划进行梳理，必须要建立标准化的档案收集作业流程，并结合总承包项目的特点，开设分包单位的专兼职资料员培训工作，对于竣工文件的编制按照档案收集及归档的要求及时的进行培训，实现分包单位管理工作的流程标准化。同时，对于施工单位较多情况下的施工项目来说，开展和举办标准化的竣工档案管理专题会议，并从移交内容的格式、字迹、纸张的选择等方面，合理评估资料收集是否规范化、标准化，并将收集工作的每一项内容都要将细节进行合理把控，将责任落实到各个分包单位及其管理过程中。要促进项目工程档案管理的标准化、规范化，从而杜绝因为项目工程文件整理的随意性，提高项目档案管理的归档质量等。

（三）加强各组织人员的联系

加强工程管理技术人员对于项目情况的了解，要以工程文件及其资料的合理化构建为主，适应档案管理主体工作的有效开展，并结合现有的项目现场规划，实现工程技术及管理工作的可行性分析。一方面要及时的督促他们对于项目开展过程中的每一个环节进行可行性分析，并对资料收集过程中出现的相关问题进行耐心的解答等，并将编制文件与整体的档案管理内容进行合理化分析，提升档案管理过程中相关管理工作开展效率。

此外，应不断的强化对于专兼职档案收集工作人员的培训工作：（1）首先应强化对于档案收集管理队伍的建设，以周期性的培训为主，将档案收集后的移交、验收等工作内容进行细化处理，构建科学合理的档案管理工作体系。（2）例如在市政总承包项目建设与构建的过程中，要充分的结合档案队伍的建设，加强档案收集的督导与指导工作，完善档案人员的队伍考核机制，并实现档案建设工作中的规范化、及时化。

档案收集是一项艰巨而富有成就感的工作，其是总承包项目档案管理工作的核心，也是工程全过程实施的记录方式，在项目完工以后，随着验收工作对于项目体系化质量认证的重视，工程资料的重要性会越加凸显，因此在日常的档案管理工作中，要总结和探索出一套切实可行的总承包档案管理办法，并依据有关政策和制度，将承包单位所履行的工程量及工作职责进行可量化分析。

四、结语

在社会经济发展新形势下，建设工程正朝着分工更加明确、项目实施规范化的方向发展，而总承包项目中档案收集工作的开展对于实现档案管理工作标准，促进自我管理意识的提升等都具有重要意义。同时，从档案管理及建设工作的实际问题出发，要在健全档案管理机制、促进实现档案管理职责的基础上，设立由档案建设管理专人进行管理，并梳理相关建设方案，营造统一化、标准化的业务流程，为强化建设管理机制，实现档案管理工作的流程化、标准化等进行专职人员的培训工作，加大专业技能的考核力度，实现档案收集及管理工作与时俱进，系统规划开展。

参考文献：

[1]毕颖. 工程项目中非可控因素导致的索赔问题研究[D].郑州大学，2011.

[2]孙杰. 档案管理在“908”专项风险管理实施中的应用[D].复旦大学，2011.

作者简介：姓名：邓境文（1993-）性别：男，籍贯：广东省中山市，学历：本科，毕业于河海大学，职称：助理工程师