制造业公司采购业务内部控制研究

金帝园

摘 要 随着经济全球化发展，我国制造型企业面临的市场竞争越来越激烈。有的企业感受到严冬不禁冻倒下了，有的企业觉得春意盎然更上一个台阶。在这个过程中，无论是失败的还是成功的企业，都充分认识到增强风险意识，强化内部控制对企业持续健康发展的重要性。采购作为制造业公司生产经营活动的起点，是构成公司资金链和实物链的重要组成部分。一般情况下，制造业公司的产品成本中材料成本占比都超过50%，因此，有效的采购业务内部控制对制造业公司至关重要。本文以X公司为例，展开对制造业公司采购业务内部控制的研究。首先介绍采购业务和内部控制的相关概念，并对制造业上市公司X公司的基本情况进行说明;然后详细分析X公司采购业务内部控制在采购计划、供应商管理、采购合同、采购定价和采购付款方面出现的问题;最后根据笔者的工作经验和补充学习，针对X公司采购业务内部控制问题重点阐述应对策略，包括完善内部控制组织建设、优化企业文化建设、加强人力资源控制、建立全面预算管理控制，科学安排采购计划、强化信息系统控制、建立反舞弊机制、建立完善的供应商管理体系、完善采购询价比价议价机制、加强采购合同管理、加强预付账款管理和加大对采购业务内部的监督力度。

关键词 采购业务 内部控制 X公司

一、相关概念论述

内部控制，是指由企事业单位的董事会、监事会、经理层和全体员工共同参与实施的为了实现控制目标的过程。公司的内部控制目标是合理保证企业生产经营合法合规，资产安全，财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率，促进企业实现发展战略。

公司采购业务，是指公司与供应商采买服务和货物并支付相应款项的业务活动。[1]采购业务流程一般包括编制需求计划和采购计划，请购，选择供应商，确定采购价格，签订采购合同，管理供应过程，验收，退货，付款，会计控制等环节。对于制造业公司来说，采购业务是价值链中很重要的一环，同时也是易滋生腐败的高风险经营活动。公司应保证采购业务内部控制的有效性，从而降低成本，增加价值，有助于公司建立持久的竞争优势。

二、X公司基本概况

X公司成立于21世纪初，是从事仪器仪表制造并提供相关服务的国家级高新技术上市公司。在激烈的竞争环境下，X公司作为细分行业的先入者和领航者，紧跟时代步伐，一直努力保持在业内颇具话语权的头部企业之列。为了提升内部管理并成为具有社会责任的上市公司，2010年，X公司请到外部专业的管理咨询公司，协助公司建立了一整套相对完善的内部控制制度和科学的组织架构。咨询项目结束后，X公司内部控制项目组也随之解散，此后无专人负责内部控制工作。近两年，X公司利润率逐步下滑，经自查发现，主要是缺乏风险意识、内部控制薄弱导致，其中，采购业务内部控制问题尤为突出，制约着公司的发展。

三、X公司采购业务内部控制问题

（一）采购计划

X公司未建立全面预算管理体系，采购预算缺失，需求计划和采购计划质量不高，经常出现突击采购的情形。为了应对突发性的采购用款需求，X公司财务部门需要长期保持大量流动资金，增加了资金管理难度，同时降低了收益率。X公司未启用ERP系统 “采购提前期”，同时采购部门也没有单独登记材料的“采购提前期”，导致需求部门提出请购需求的时间相对随意，且采购人员向供应商下达采购订单的时间无科学依据。不科学的采购计划，造成X公司原材料出现部分短缺和部分积压的局面。短缺的部分原材料引起对应产品生产停滞，影响交货期，造成失信于客户的不良影响;积压的部分原材料则增加了库存，降低了资金的使用效率，形成资源浪费。

（二）供應商管理

X公司采购人员未根据采购业务内部控制制度进行供应商年度评审，也未按制度规定确定合格供应商清单。对于第一次进行合作的供应商，未按照采购业务内部控制制度填写供应商信息登记表，且没有严格按照供应商信息登记表中的要求向供应商索要相应的盖章文件进行审核和存档。

（三）采购定价

X公司内审部门在年度检查中发现，采购人员市场价格信息的调查工作做得不到位，未进行重要材料的价格跟踪监控，实施询价比价的材料采购金额占比不足50%。未进行询价比价主要区分为以下3种情况：

X公司采购人员没有进行采购材料的询价比价管理，选择了有给予回扣的供应商进行采购。回扣从形式上看是采购外的行为，没有直接影响材料的采购价格，但回扣的支出实质上是转嫁给了X公司，提高材料的价格或是降低材料的质量，给X公司造成了损失。

X公司研发人员指定采购材料品牌和型号，并提供建议采购供货商的情况。鉴于指定采购的研发材料一般专业性较强，而采购人员认为这为研发部门变相指定供应商的情形，且反复沟通影响采买效率，往往直接向研发人员建议的供应商采购，未进行询价比价。这样导致X公司采购成本升高，研发人员可利用此实质采购权限谋取私利。

X公司销售人员根据客户要求指定采购材料的品牌和型号，并指定供应商的情况。采购部门只是形式上履行采购手续，没有向其他供应商询得正常采购价格，各级领导对此指定行为形成的公司让利金额并不知晓，人事部门也无法据此核减销售人员提成收入，导致销售人员出现与客户串通舞弊的钻空子行为，减少了X公司的利润额。

（四）采购合同

X公司采购合同签订的授权审批流于形式，大多数合同审批人并未仔细查看合同内容，出现部分采购合同过于精简，未约定违约责任及赔偿条款。还有部分框架协议已过期，由于采购人员疏漏，未及时续签，但采购行为并未终止，盖章生效的订单上仅有采购货物清单及双方公司名称。以上情况说明X公司合同风险较高，一旦供方发生违约，可能导致公司的合法权益受到侵害。

X公司虽然购买了采购管理系统，但采购人员认为录入信息较多增加了工作量，一直未启用，且无单独登记的采购合同台账，不利于公司内部相关人员及时掌握合同情况。此外，采购合同由签订人员自行保管，离职人员签订的合同会出现查找困难或找不到的现象。

（五）采购付款

X公司预付账款疏于管理，并没有引起足够重视，不合理占用资金的预付账款涉及多家供应商，形成原因主要是以下3点：第一，X公司研发部门因其工作内容是开创性的，提出的研发材料采购需求中有一部分是需要供应商根据研发人员要求特殊定制的，而定制材料供应商一般需要单独开模制造，前期投入资金较多，因此要求预付款比例较高且其数量不可以很少。但研发初期需要的材料量很少，为了避免支付暂时无用材料的到货款占用更多企业资金，X公司要求供应商只是发运一小部分材料。研发人员是在不断试错中摸索正确道路，后期发现不再需要之前定制的材料，没有再申请提货，这部分供货商未发运的材料预付款便构成公司的预付账款。第二，X公司采购部门因此类供应商多为不经常合作的对象，时间一长就忽视了。第三，X公司财务部门因此类预付账款虽然采购合同预付款比例较高，但金额并不重大，没有追踪督促采购人员处理。

四、X公司采购业务内部控制问题应对策略

针对X公司在采购计划、供应商管理、采购合同、采购定价和采购付款方面发现的问题，下文从内部控制企业层面和业务层面两个维度提出应对策略。

（一）内部控制企业层面控制

1.完善内部控制组织建设

成立专门的内部控制部门，负责X公司各部门内部控制的组织协调和日常的事务性工作，制定并完善内部控制制度手册并负责组织实施。各个部门都应设立内部控制岗位，专门负责本部门的内部控制工作。

X公司应确保内部审計部门实际工作中的独立性，赋予内审人员适当的权利，以保证其独立地履行内部审计工作职责，发现问题直接向董事会和监事会报告，不受经理层影响。内部审计工作不能仅停留在监督检查层面，还要提出切实有效的改进措施，并督促整改落实。

2.优化企业文化建设

X公司应结合自身特色，总结传统经验，塑造积极向上、诚实守信并融入危机意识的企业文化，打造员工的战士品格，促进公司的可持续发展，成就卓越的企业品牌。董事、监事和经理层应在企业文化建设中起到良好的示范带头作用，将企业文化建设和生产经营管理有机融合，营造良好的内控环境，增强员工的使命感、责任感和成就感，引导员工行为规范，从而促使内部控制制度得到持续有效的执行。[2]

3.加强人力资源控制

X公司应建立科学的激励约束机制和薪酬制度。薪酬制度要与业绩考核和评价结果挂钩，设置的考评指标体系要综合考虑员工的工作态度、工作效率和工作成果，让员工的薪酬收入与对公司形成的贡献相协调，促使员工有内在动力提升自身素质及胜任能力，将员工利益与公司利益保持高度一致。这有利于公司效益的总体提升。

X公司应制定管理人员、核心员工及高风险岗位员工的定期轮岗制度，减少员工工作厌倦，提高员工工作效率，满足员工成长的核心需求，对员工实现有效激励的同时降低公司经营风险。

X公司应完善员工行为守则，规范员工行为。守则中应明确规定 “员工不准索取或者收受业务关联单位的酬金或回扣，对于关联单位按规定合法给予的佣金，应上缴公司，否则涉嫌构成职务侵占罪”，以减少员工为了一己私利损害公司利益的行为。

X公司应建立长效培训机制，采取线上培训和线下培训相结合的形式，搭建并联的培训平台，持续为员工提供开放的学习资源，以提高员工的服务效能，加强公司的人才队伍建设。采购部门培训内容应包括但不限于企业文化、员工行为守则、公司内部控制制度及其他各项规章制度、公司产品和原材料知识、采购相关法律法规、提升谈判能力、采购预算和采购计划的编制方法，以及员工根据自身成长需求申请的培训课程，不断提升采购人员的综合素质和职业胜任能力。[3]

（二）内部控制企业层面控制

1.建立全面预算管理控制，科学安排采购计划

X公司应建立全面预算管理体系，全面预测和筹划公司各项业务活动，通过监督分析预算执行过程、评价反馈预算执行结果，调整改善生产经营活动，最终实现企业目标。实施全面预算管理控制，能够提升公司内部沟通协调能力，促进各个部门相互理解行动一致，有利于企业科学地制定和调整采购计划安排，实现公司降本增效的采购业务内部控制目标。[4]

2.强化信息系统控制

X公司内部目前在使用的信息系统多达十几个，应将多个信息系统进行整合，对不符合现阶段内部控制制度要求的信息系统进行二次开发或淘汰更新，提高公司经营管理效率。采购业务目前有供应商管理系统和用友ERP系统正在使用，还有未启用的采购管理系统。X公司应启用采购管理系统，并根据公司具有自身特色的采购业务内部控制制度进行二次开发，启用其供应商管理模块，淘汰单独的供应商管理系统。同时将ERP系统中采购业务相关模块全部启用并完善相关数据信息，完成采购业务全过程的信息化管理，明确各环节相关责任人，保证采购过程的可追溯性。

3.建立反舞弊机制

X公司应建立反舞弊机制，制定举报制度和保护举报人制度，搭建检举揭发舞弊案件的平台，鼓励公司员工及公司利益相关方举报公司内部的舞弊等违法违规行为，保障反舞弊工作的有效开展。对经查实出现舞弊行为的员工进行相应处罚，同时给予举报人相应奖赏。

4.建立完善的供应商管理体系

X公司应制定科学的供应商准入和评估制度，完善信息系统中的供应商信息，对供应商的资质、信誉、经营状况及其产品的价格、质量、供货条件、交货及时性、售后服务等进行实时管理和综合评估。淘汰更换评估不合格的供应商，同时确定合格供应商清单，建立长期稳定、互惠互利的合作模式。材料采购还应设立紧急例外需求的采购处理程序，除首选供应商外还要选定1～2家备用供应商，在首选供应商突发状况或无法满足紧急需求时保证公司材料的及时供应。

5.完善采购询价比价议价机制

首先，X公司应按照适用性原则制定《采购业务询价比价议价管理办法》，规范指定采购和非指定采购的询价比价议价流程，完善采购部门内部控制制度。其次，采购人员开展材料的询价比价议价工作应有完整的过程记录，并应及时将相应资料作为附件上传系统，便于各级领导在审批时进行查阅。因专利、专有、独家经销、独家代理及其他特殊情况无法询价比价议价的，应在审批环节说明具体原因。采购人员应定期分析大宗通用重要材料的市场供求形势和价格变动趋势，并加以合理利用，降低公司采购成本。

6.加强采购合同管理

X公司对采购合同进行严格审核，合同条款应做到内容完整，表述严谨准确。合同评审人员应重点关注合同的合法合规，合同内容符合公司经济利益，供应商的履约能力，合同主体的权利和义务、违约责任等条款是否明确。对于法律关系复杂、涉及较高专业技术或对公司影响重大的采购合同，应组织公司内部相关专业人员进行评审，必要时可聘请外部专家参与。

X公司的采购合同原件应集中归档管理，借用需经审批并应及时归还。采购部门应设置专员管理采购合同，收到采购合同原件后负责扫描上传采购管理系统，并完成对签订人錄入系统的合同关键信息进行复核，以确保信息系统数据的准确完整。采购业务相关人员可根据采购管理系统生成的合同台账，掌握采购合同的履行情况，实现采购业务全流程的监督管理。

7.加强预付账款管理

X公司应该加强预付账款管理，对其中长期或大额的款项，需进行定期的追踪检查，综合分析预付账款的账龄时间，资金占用是否合理、是否存在无法收回的风险等。分析结果显示有问题的预付账款，应及时采取相应措施，争取尽快收回全部或部分预付账款，避免导致公司出现更严重的损失。

8.加大对采购业务内部监督力度

X公司应加大对采购业务的内部监督力度，监督工作不应仅仅依靠董事会、监事会、内审部门，还应充分发挥采购部门内部及部门间的监督审核职能。完善的内部控制需要全体员工共同参与实施，采购业务每一环节工作的审核人员都要尽责履职，严格审核;采购业务上下游环节部门要对采购业务工作实施监督，发现问题及时反馈，采购部门尽快落实整改。

五、结语

近几年，我国的经济发展速度有所放缓，企业间竞争日益激烈。面对严峻的竞争环境，制造业上市公司X公司为了克服利润下行压力，重点推进内部控制建设，优化组织结构，努力构建科学有效的管控体系。本文通过对X公司采购业务内部控制的研究，希望可以帮助同类型的其他企业提高内部控制质量。

参考文献

[1] 全丽.制造型企业采购业务内部控制常见问题及应对措施[J].东方企业文化，2015（19）：345+349.

[2] 张季实 . B物资公司采购与付款内部控制案例研究[D].中国财政科学研究院，2017.

[3] 吴鹏. JR公司采购业务内部控制问题研究 [D].西安石油大学，2017.

[4] 范小红.企业采购业务内部控制现状分析及对策[J].农村经济与科技，2019，30（08）：134+136.